5 raisons d’adopter une solution de prise de rendez-vous en ligne pour les TPE/PME.

Avec une solution de prise de rendez-vous en ligne vous allez pouvoir optimiser votre temps de travail, organiser votre planning et celui de vos collaborateurs, réduire le taux d’absentéisme, améliorer la relation client et bien plus encore !

Optimisez votre temps de travail et l’organisation des plannings de vos collaborateurs

Un logiciel de prise de rendez-vous en ligne permet de réduire de manière significative le volume d’appels téléphoniques reçu et le temps passé par vos équipes à planifier les rendez-vous avec vos clients. Cette solution vous permettra ainsi de consacrer pleinement votre énergie et votre temps à votre activité principale. De plus, elle offre à vos clients une flexibilité optimale en leur donnant la possibilité de fixer un rendez-vous à tout moment sans avoir besoin de solliciter vos services.

Vous êtes disponible à tout moment pour programmer un rendez-vous

Votre agenda professionnel partagé sera désormais accessible en continu, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Cette disponibilité constante offre à vos clients plus de souplesse et la possibilité de planifier des rendez-vous en toute liberté.

Réduisez l’absentéisme et les pertes de chiffre d’affaires

Grâce à la mise en place des rappels automatisés par e-mail ou SMS, vous pourrez réduire le taux d’absentéisme de vos clients. Cela permet d’envoyer à vos clients des messages de rappel pour limiter les risques d’oublis de rendez-vous. Une fonctionnalité plutôt appréciée par les clients !

Maximisez vos performances au quotidien

L’outil de prise de rendez-vous en ligne représente une étape importante pour améliorer votre organisation et optimiser votre emploi du temps. Grâce à la facilité de gestion des rendez-vous en ligne, vous pouvez répartir votre temps et vos ressources de façon maximale. L’optimisation de votre planning permettra d’augmenter l’efficacité opérationnelle ! 

Améliorez votre relation client en automatisant vos tâches

L’utilisation de cette solution vous offrira une opportunité précieuse de collecter des données pertinentes. Ces données vous permettront de mieux comprendre les préférences et les besoins de votre clientèle. Vous serez donc en mesure de personnaliser vos offres et perfectionner la qualité de vos services pour répondre aux attentes. Cela vous permettra d’augmenter la satisfaction client, un point clé de votre réussite.

Rejoignez SmartAgenda, la solution de prise de prise de rendez-vous en ligne 100% française :

SmartAgenda vous propose une solution de prise de rendez-vous en ligne adaptée aux très petites et moyennes entreprises. 

Vous avez un projet contenant des enjeux complexes ou des problématiques spécifiques ? L’équipe est prête à répondre à vos questions et créer votre agenda sur-mesure. 

Comment gérer mes rendez-vous non honorés ?

Avez-vous déjà eu affaire à des clients qui prennent un rendez-vous et ne se présentent jamais ? Votre client vous a tout simplement « posé un lapin » ? Découvrez comment SmartAgenda vous aide à traiter le phénomène des rendez-vous non honorés.

Que puis-je faire en cas de rendez-vous non honoré par mes clients ?

Les rendez-vous non-honorés : marquer le rendez-vous en client non venu

Avez-vous déjà eu affaire à des clients qui prennent un rendez-vous et ne se présentent jamais ? Si vous êtes un professionnel indépendant ou dirigez une entreprise, vous savez à quel point cela peut être frustrant.

Avec SmartAgenda vous avez la possibilité de signaler les clients non venus aux rendez-vous. Avec un simple clic, vous pouvez cocher la case Client non venu pour indiquer qu’un client ne s’est pas présenté à son rendez-vous. Cela vous permet de garder une trace de ses rendez-vous manqués et de connaître son taux d’absentéisme. Ainsi, vous pouvez prendre des mesures appropriées, comme le suivi ou le paiement en ligne.

Pour signaler un rendez-vous non honoré, il vous suffit d’aller dans votre agenda et de :

  • Cliquer sur le détail du rendez-vous en question
  • Puis de cocher la case Client non venu
  • Et cliquer sur Enregistrer.

Une indication est inscrite en rouge sur le bloc du rendez-vous dans votre agenda pour signaler que le client n’est pas venu à son rendez-vous. En un coup d’œil vous visualisez l’ensemble des rendez-vous non honorés.

Bloquer la prise de rendez-vous en ligne pour un client

SmartAgenda vous offre également la possibilité de bloquer la prise de rendez-vous en ligne pour un client. Cette option peut s’avérer utile quand vous remarquez dans l’historique du client un nombre trop important de rendez-vous où il est notifié absent.

Avec cette option, vous pouvez empêcher ces clients de prendre de nouveaux rendez-vous et ainsi éviter un manque à gagner pour votre activité professionnelle.

Pour consulter la liste des clients non venus, vous pouvez :

  • Aller dans Réglages
  • Sélectionner le menu Statistiques
  • Puis le sous-menu Clients Non Venus

Pour bloquer bloquer la prise de rendez-vous en ligne pour un client, vous pouvez :

  • Aller dans Réglages
  • Sélectionner le menu Clients
  • Puis le sous-menu Liste des Clients
  • Editer la fiche du client souhaité
  • Puis cocher la case Bloquer l’accès

Quelles astuces puis-je utiliser pour limiter le nombre de rendez-vous non honoré ?

Programmer plusieurs rappels de rendez-vous

La fonctionnalité SMS / mail automation vous permet d’envoyer plusieurs messages de rappels de rendez-vous personnalisés à vos clients par mail et/ou par SMS. Ces rappels sont automatiquement générés et envoyés, ce qui vous permet d’économiser du temps et de réduire les rendez-vous manqués.

Pour créer un SMS / Mail Automation, vous pouvez :

  • Aller dans Réglages
  • Sélectionner le menu SMS / Mail Automation
  • Créer autant de scénario d’envoi que vous souhaitez

Vous allez pouvoir définir le délai d’envoi, rédiger votre message personnalisé et enfin sélectionner pour quel motif de rendez-vous vous souhaitez envoyer ce message. 

Activer le paiement à la réservation pour engager davantage votre client

Grâce à SmartAgenda, la mise en place du paiement en ligne lors de la réservation est simple et efficace. Ce règlement s’effectue en utilisant une carte bancaire et s’avère essentiel pour confirmer un rendez-vous. Vous avez la flexibilité de déterminer le montant à payer en fonction du motif du rendez-vous choisi.

L’introduction du paiement d’acompte ou comptant contribue à réduire significativement le taux d’absentéisme de vos clients.

Découvrez comment optimiser votre activité selon vos différents lieux de rendez-vous

Vous êtes un professionnel et vous exercez dans différents lieux ? Avec SmartAgenda vous pouvez organiser votre activité selon vos lieux de rendez-vous avec la gestion des lieux multiples

Planifiez votre emploi du temps en fonction de vos différents lieux de rendez-vous.

Quel est intérêt de la fonctionnalité multi-lieux ?

La gestion d’une activité professionnelle dans plusieurs lieux est devenue une réalité courante pour de nombreux prestataires de services. La nécessité pour les professionnels d’exercer leur métier dans divers endroits peut engendrer des défis organisationnels considérables.

Cependant, grâce à des solutions innovantes telles que SmartAgenda, la gestion des lieux multiples est devenue plus simple que jamais. Le concept du multi-lieux offre aux professionnels la possibilité de rationaliser leur emploi du temps, de coordonner efficacement leurs rendez-vous, et de s’adapter rapidement aux changements imprévus.

Ainsi, non seulement ils gagnent en productivité, mais ils offrent également une expérience client améliorée en permettant à leurs clients de choisir le lieu qui leur convient le mieux. En somme, la gestion des lieux multiples est un atout précieux pour les professionnels cherchant à optimiser leur temps et à offrir un service de qualité.

La possibilité de dématérialiser son activité avec la visioconférence :

Le module de visioconférence Kmeet représente une avancée majeure pour les professionnels utilisant SmartAgenda dans un contexte multi-lieux. En permettant aux prestataires de services de réaliser leurs rendez-vous à distance, cette fonction offre une flexibilité sans précédent.

Elle élimine la nécessité de se déplacer d’un lieu à l’autre, ce qui permet aux professionnels de maximiser leur efficacité et de consacrer davantage de temps à leur travail et à leurs clients. La visioconférence offre également une solution pratique pour les clients qui peuvent ainsi accéder aux services dont ils ont besoin sans avoir à se déplacer physiquement.

Cela ouvre de nouvelles opportunités pour les professionnels d’élargir leur clientèle au-delà des limites géographiques de leurs lieux de travail habituels.

En fin de compte, la combinaison de la gestion des lieux multiples avec SmartAgenda représente une solution complète pour répondre aux besoins diversifiés des professionnels, tout en améliorant leur efficacité et en offrant une expérience client optimale.

Comment optimiser les rendez-vous des ateliers agréés (chronotachygraphes, EAD et limiteurs) ?

Vous êtes un atelier agréé pour les contrôles périodiques : chronotachygraphes, limiteur, EAD poids lourds et vous souhaitez optimiser vos rendez-vous ? On vous explique comment obtenir plus de rendez-vous et fidéliser au mieux vos clients !

Obtenir plus de visites dans votre centre agréé.

Vous souhaitez augmenter votre volume de rendez-vous et augmenter la taille de votre portefeuille client ?
Pour cela, il existe quelques points à ne pas négliger pour augmenter votre volumétrie de rendez-vous.

1. Faire appel à un annuaire en ligne déjà référencé.

Si vous manquez de temps, vous pouvez opter pour les annuaires en ligne qui référencent les professionnels d’un même secteur. Pour les ateliers qui réalisent des visitent périodiques, SmartAgenda propose également de vous inscrire gratuitement sur son annuaire dédié : centre-agree.fr
Vous bénéficiez ainsi d’une visibilité accrue, sans effort particulier pour vous focaliser sur votre activité de contrôleur agréé.

La solution proposée par SmartAgenda vous permet donc d’obtenir plus de rendez-vous de contrôle tachygraphe, EAD, limiteurs et autres visites périodiques dédiées aux poids lourds.

2. Faciliter la prise de rendez-vous pour vous et vos clients.

Proposez à vos clients de prendre rendez-vous même lorsque vous n’êtes pas disponible. Vos clients recherchent la facilité et la prise de rendez-vous en ligne est la meilleure solution. SmartAgenda vous fournit une solution de prise de rendez-vous en ligne simple et intuitive pour vous et vos clients.

3. Le site internet de votre entreprise.

Communiquez ensuite auprès de vos clients grâce à votre site internet. Si vous n’en n’avez pas, SmartAgenda fournit une page de prise de rendez-vous en ligne aux ateliers agréés utilisant sa solution. Si vous en avez déjà un, nous vous accompagnons pour intégrer SmartAgenda sur votre site internet.

4. La page Google My Business de votre centre.

Dans un premier temps il ne faut pas négliger votre référencement et cela débute par votre fiche d’établissement Google. Cette page vous permet d’être référencé sur le réseau de recherche en quelques clics et à moindre coût.

Faciliter la prise de rendez-vous et l’organisation de votre atelier.

Comme expliqué précédemment, SmartAgenda permet de faciliter et d’automatiser la prise de rendez-vous de vos clients. Vous pouvez prendre rapidement leurs rendez-vous ou bien l’automatiser grâce à la prise de rendez-vous en ligne.

1. Automatiser la prise de rendez-vous pour votre centre.

En effet, la solution de prise de rendez-vous SmartAgenda permet un paramétrage complet en fonction des spécificités de votre organisation. Seul ou à plusieurs, vous automatisez facilement la répartition des contrôles périodiques.

2. Planifier vos rendez-vous en fonction des spécificités de votre atelier.

Vous pouvez également ajouter d’autres types de rendez-vous associés à votre activité et répartir les rendez-vous selon les spécificités de chacun. Ainsi, l’automatisation de la répartition des rendez-vous vous permet de gagner un temps considérable.

Vos clients prennent rendez-vous en quelques clics pour leurs contrôles périodiques et cela crée de l’engagement.

Fidéliser vos clients sur le long terme en anticipant leurs futures visites périodiques.

Bénéficiez de différents modules de mails et de SMS directement automatisés grâce à SmartAgenda.

1. Relancer vos clients pour leurs futures visites périodiques

Grâce au module SMS et mail automatisé de SmartAgenda, vous pouvez envoyer un message automatique pour rappeler à vos clients leurs contrôles à venir.

Ils reçoivent un mail automatique dans lequel il peuvent reprendre directement rendez-vous en ligne avec vous. Ils apprécient car ils n’oublient plus leurs visites et ils font directement appel à votre centre.

De plus vous pouvez personnaliser les messages et délais de relance en fonction du contrôle choisi (contrôle technique, EAD, limiteur, chronotachygraphe) et de ses spécificités.

2. Faîtes en sorte que vos clients n’oublient pas leurs rendez-vous.

Evitez également les oublis de vos clients grâce aux mails et SMS de rappel de rendez-vous. Celui-ci permet également d’envoyer des rappels qui sont également paramétrables et personnalisables.

Vous avez dès à présent toutes les clés de l’optimisation des rendez-vous pour les ateliers agréés pour les visites périodiques et contrôles tachygraphe, EAD et limiteurs des poids lourds. Une solution complète mise à disposition de vos ateliers agréés afin de faciliter votre organisation, faciliter la prise de rendez-vous et fidéliser vos clients.

Intégrer SmartAgenda sur son site WIX pour la prise de rendez-vous en ligne.

Vous ne savez pas comment intégrer la prise de rendez-vous à un site Wix ? On vous explique comment avec SmartAgenda vous avez la possibilité de proposer la prise de rendez-vous à vos clients sur votre site internet.

Intégrer SmartAgenda dans mon site internet Wix.

SmartAgenda peut être directement intégré dans votre site internet grâce à son widget de prise de rendez-vous. Ce widget est entièrement paramétrable en termes de contenu, depuis votre SmartAgenda ou bien en termes de mise en page, grâce à ses paramètres. En utilisant ce widget, vos utilisateurs restent sur votre site internet pour prendre leur rendez-vous.

Pour installer ce widget :

  • Aller sur votre SmartAgenda
  • Cliquer dans Réglages
  • Sélectionner Démarrage
  • Sur le bloc Widget d’intégration cliquer sur Accéder au widget puis copier le code « widget d’intégration »

Pour l’intégrer sur votre site Wix :

  • Cliquer sur Ajouter sur la page concernée
  • Sélectionner code HTML
  • Coller le code d’intégration HTML SmartAgenda

Pensez à redimensionner le bloc d’intégration afin que l’affichage soit optimisé sur mobile et sur ordinateur également.

Ajouter un bouton cliquable pour prendre un rendez-vous sur mon site Wix.

Vous pouvez également intégrer SmartAgenda sur votre site Wix à l’aide d’un bouton cliquable. Cette solution est la plus simple à mettre en place et reste tout de même efficace. En revanche, vos clients seront redirigés sur une nouvelle page pour prendre leur rendez-vous.

Pour intégrer un bouton cliquable, voici comment faire :

  1. Ouvrir la page concernée
  2. Cliquer sur le bouton et le faire glisser sur la page
  3. Cliquer sur le bouton et sélectionner l’icône lien
  4. Ajouter l’URL de votre site de prise de rendez-vous SmartAgenda

N’hésitez pas à ajouter plusieurs boutons sur l’ensemble de votre site afin qu’ils soient plus visibles.

Désormais vos clients peuvent prendre leur rendez-vous sur votre site internet Wix avec SmartAgenda. Si vous rencontrez des difficultés, notre équipe SmartAgenda est prête à vous accompagner dans sa mise en place.

Créer une fiche Google My Business optimisée : les meilleures pratiques pour se démarquer

Aujourd’hui, la présence en ligne est essentielle pour les entreprises qui souhaitent attirer de nouveaux clients. L’une des meilleures façons de se démarquer localement est de créer une fiche Google My Business (GMB).

Cette fiche fournit aux utilisateurs des informations essentielles sur votre entreprise, telles que l’adresse, les heures d’ouverture, les avis clients, la possibilité de réserver en ligne et bien plus encore.

Dans cet article, nous allons vous guider à travers les meilleures pratiques de création de fiche Google My Business. Ainsi, vous pourrez optimiser votre visibilité et maximiser vos chances d’attirer des clients dans votre zone géographique.

Réclamez et vérifiez votre fiche Google My Business

Avant toute chose, il est essentiel de réclamer et de vérifier votre fiche Google My Business. Rendez-vous sur la plateforme Google My Business, créez ou connectez-vous à votre compte, puis réclamez votre entreprise. Google enverra un code de vérification à votre adresse postale ou via un appel téléphonique. Une fois vérifiée, vous pourrez accéder à toutes les fonctionnalités de Google My Business (GMB).

Création fiche Google My Business optimisée

Fournissez des informations complètes et précises

Lors de la création de votre fiche, assurez-vous de fournir des informations complètes et précises sur votre entreprise. Puis incluez votre nom d’entreprise, adresse, numéro de téléphone, site web, heures d’ouverture, catégorie d’entreprise, etc. Cependant, veillez à ce que ces informations soient cohérentes avec celles présentes sur votre site web et d’autres annuaires en ligne.

Choisissez la bonne catégorie d’entreprise

Sélectionner la catégorie d’entreprise appropriée est crucial, car cela aide Google à comprendre votre activité et à vous afficher dans les résultats de recherche pertinents. Choisissez une catégorie principale qui reflète le mieux votre activité, et vous pouvez également ajouter des catégories secondaires si elles sont pertinentes.

Utilisez des mots-clés pertinents

L’intégration de mots-clés pertinents dans la description de votre entreprise peut aider à améliorer votre visibilité dans les résultats de recherche locaux. Recherchez les mots-clés les plus appropriés pour votre secteur d’activité et incorporez-les naturellement dans votre texte descriptif.

Ajoutez des photos de haute qualité

Les photos de haute qualité jouent un rôle essentiel dans la création d’une fiche Google My Business (GMB) attrayante. C’est pourquoi, vous devez télécharger des photos de votre établissement, de vos produits, de votre équipe, etc. Les images attrayantes encouragent les clients potentiels à en savoir plus sur votre entreprise.

Facilitez la prise de rendez-vous en ligne avec Google My Business

En plus de fournir des informations essentielles sur votre entreprise, Google My Business (GMB) offre également des fonctionnalités puissantes pour faciliter la prise de rendez-vous en ligne avec vos clients potentiels.

Ajoutez votre lien de réservation SmartAgenda sur votre fiche Google My Business

Après avoir configuré vos disponibilités, ajoutez votre lien de réservation SmartAgenda sur votre fiche Google My Business (GMB).

NB : Vous pouvez retrouver votre lien de prise de rendez-vous en ligne directement dans votre agenda dans la section Réglages puis Démarrage.

Cela permettra aux utilisateurs de prendre facilement rendez-vous en un seul clic. Un lien de réservation visible incite les clients à agir rapidement et augmente les chances qu’ils prennent rendez-vous avec votre entreprise.

Lien de réservation SmartAgenda sur votre fiche Google My Business

Gérez les rendez-vous et répondez aux clients

Une fois que les rendez-vous commencent à affluer, assurez-vous de gérer efficacement votre emploi du temps et de respecter les rendez-vous pris en ligne. Soyez ponctuel et professionnel avec vos clients. En outre, veillez à répondre rapidement aux demandes de rendez-vous et aux questions posées par les clients. Une réponse rapide démontre votre engagement envers vos clients et améliore votre réputation en ligne.

En activant cette fonctionnalité, vous pouvez simplifier le processus de prise de rendez-vous pour vos clients potentiels et augmenter vos chances de les convertir en clients fidèles. Toutefois, n’oubliez pas de configurer vos disponibilités, d’ajouter des liens de réservation clairs et de gérer efficacement vos rendez-vous pour tirer pleinement parti de cette opportunité offerte par Google My Business (GMB).

Encouragez les avis clients

Les avis clients sont un facteur déterminant pour attirer de nouveaux clients. Encouragez vos clients satisfaits à laisser des avis positifs sur votre fiche. Répondez également aux avis, qu’ils soient positifs ou négatifs, pour montrer que vous êtes engagé envers vos clients.

Avec SmartAgenda, vous pouvez améliorer votre service client et vous pourrez automatiser la collecte d’avis clients.

Mettez à jour régulièrement votre fiche entreprise

Pour rester pertinent et offrir des informations à jour, assurez-vous de mettre régulièrement à jour votre fiche Google My Business (GMB). Cela inclut les heures d’ouverture spéciales, les offres promotionnelles, les événements à venir, etc.


La création d’une fiche Google My Business (GMB) bien optimisée est essentielle pour les entreprises qui cherchent à se démarquer localement. En suivant ces bonnes pratiques, vous augmenterez vos chances d’attirer de nouveaux clients dans votre zone géographique.

En conclusion, prenez le temps de réclamer et de vérifier votre fiche, fournissez des informations complètes et précises, utilisez des mots-clés pertinents, ajoutez des photos de haute qualité, complétez votre lien de réservation vers SmartAgenda et encouragez les avis clients. Avec une fiche GMB bien gérée, votre entreprise sera prête à briller sur le marché local.

Organiser son agenda en fonction de ses prestations

Vous êtes amené à proposer différentes prestations pour vos clients, mais vous ne savez pas comment procéder pour organiser votre planning ? Pas de panique SmartAgenda vous donne la solution !

Proposez à vos clients la liste complète de vos prestations

Les catégories de prestation

Pour classifier vos prestations et simplifier la prise de rendez-vous en ligne, classez vos prestations dans différentes catégories.

Ces catégories permettent de regrouper vos prestations en sous-ensemble afin de simplifier la prise de rendez-vous en ligne pour vos clients ou patients. Lors de la prise de rendez-vous, il n’auront plus qu’à sélectionner la catégorie de prestation afin de choisir son motif de rendez-vous.

Vous avez la possibilité de choisir les catégories de prestations disponibles pour un jour donné depuis la planification d’activité de votre agenda.

Cette classification permet d’accéder à des statistiques détaillées pour suivre régulièrement votre activité professionnelle. Une solution simple et rapide pour suivre votre activité et l’organiser selon vos résultats.

Les prestations

Lors de la prise de rendez-vous, il est essentiel de connaître la prestation concernée. SmartAgenda vous permet de proposer vos différentes prestations disponibles lors de la réservation en ligne. Vous pouvez personnaliser ces prestations lors du paramétrage de votre agenda (libellé, durée, description associée)

Grâce à une planification personnalisable et aboutie vous pourrez proposer les prestations que vous souhaitez selon vos disponibilités. Vous avez la possibilité d’affecter uniquement certaines prestations à l’un de vos collaborateurs grâce à notre outil « Qui fait quoi ».

Cette solution vous permet de gérer votre agenda et les plannings de chacun de vos collaborateurs de manière automatisée. Elle permet de s’adapter aux spécialités de chacun et aux spécificités de votre activité.

Comment organiser l’ensemble des prestations proposées avec SmartAgenda ?

Accédez à votre agenda puis :

  1. Pour commencer cliquez sur l’icône Réglages de votre agenda.
  2. Sélectionnez le menu Prestations
  3. Puis le sous-menu Catégories pour éditer vos catégories en cliquant sur Nouvelle catégorie
  4. Sélectionnez ensuite le sous-menu Prestations pour éditer les nouvelles prestations en cliquant sur Nouvelle prestation
  5. Affectez la bonne catégorie à cette nouvelle prestation
  6. Paramétrez le libellé et la durée de votre prestation

Retrouvez l’ensemble des information utiles dans notre centre d’aide en ligne dans la section motifs de rendez-vous / prestations

5 astuces pour augmenter sa productivité avec SmartAgenda.

Vous cherchez à optimiser votre temps de travail mais vous ne savez pas comment faire? On vous explique comment SmartAgenda peut vous permettre d’améliorer votre productivité.

Créez de l’engagement

Votre client cherche un professionnel pour la première fois ? Vous êtes le seul à proposer la prise de RDV en ligne, ce qui augmente les chances qu’il prenne rendez-vous dans votre établissement ?

Il s’agit déjà de l’un de vos clients mais il souhaite prendre un rendez-vous en rentrant de sa journée de travail ? A cette heure-ci il est plus difficile d’être disponible pour répondre à sa demande.

Avec la prise de rendez-vous en ligne vous permettez à vos clients de prendre rendez-vous facilement 7j/7 et 24h/24.

Gagnez du temps lors de la prise de rendez-vous

Maintenant que vous proposez la prise de rendez-vous en ligne, vous perdez moins de temps à gérer votre emploi du temps et vos rendez-vous professionnel.

Vos clients peuvent désormais le faire de manière autonome, ce qui vous permet de gagner du temps. Plus besoin pour vous de gérer la création, la modification ou l’annulation du rendez-vous.

Vous pouvez désormais vous occuper pleinement de votre activité.

Optimisez vos créneaux de rendez-vous grâce à la planification de vos disponibilités

Grâce à la planification de vos disponibilités, vous pouvez optimiser vos créneaux de rendez-vous.

Il vous suffit de planifier votre agenda en fonction de votre capacité d’accueil. Bloquez les créneaux que vous souhaitez en fonction de vos indisponibilités afin d’optimiser vos créneaux de réservation sur Internet.

Lors de la création de vos prestations, affectez la durée nécessaire à la réalisation de votre prestation. En affectant une durée adaptée, vous maximisez une nouvelle fois les créneaux de prise de rendez-vous pour vos clients.

Ainsi vous pouvez optimiser votre agenda en fonction de vos prestations et de vos disponibilités.

Gardez la main sur la gestion de vos rendez-vous en ligne

Bien souvent certains de vos clients ou de vos patients décident d’annuler ou modifier leur rendez-vous à la dernière minute. Il arrive parfois que certains d’entre-eux ne prennent pas la peine de se présenter au rendez-vous.

Ces changements de dernière minute peuvent parfois créer des « trous » dans votre agenda malgré la demande importante.

Cela peut représenter des pertes pour votre activité et engendrer des difficultés de disponibilité. Pour gérer cela SmartAgenda vous explique comment limiter l’absentéisme de vos rendez-vous.

Ainsi vous pouvez limiter l’absentéisme ou les pertes financières que cela peut engendrer. Cela vous permet également de préserver un délai pour remplir les créneaux qui ne pourront pas être honorés suite à une modification ou annulation de rendez-vous dans le délai imparti.

Récoltez toutes les informations pour la préparation de votre prestation

Lorsque vous vous apprêtez à recevoir un client ou un patient, il est parfois nécessaire de connaître certaines informations.

Ces informations peuvent-être utiles pour la préparation de votre rendez-vous. Elles vous permettent de mieux connaître votre client ou votre patient afin de lui proposer une prestation adaptée.

Avec SmartAgenda vous pouvez personnaliser le formulaire lors de la prise de rendez-vous afin de récolter ces informations. Celles-ci sont personnalisables par vos soins pour récolter des informations spécifiques en fonction de vos prestations.

Vous n’avez plus besoin de faire ce travail au préalable, et vous pouvez préparer votre rendez-vous en avance.

Vos clients et vos patients sont satisfaits par la qualité de votre service ce qui peut vous générer davantage de rendez-vous en gagnant du temps.

Optimisez le temps et les coûts de la prise de RDV en ligne.

Vous vous demandez comment optimiser le temps et les coûts pour gérer votre prise de rendez-vous ? Prenez le temps de lire cet article, SmartAgenda vous explique tout !

Passez moins de temps pour la prise de RDV grâce à SmartAgenda.

SmartAgenda facilite votre prise de rendez-vous en ligne et cela commence par la planification de votre agenda.

Dans un premier temps, vous pouvez planifier rapidement votre agenda en créant des créneaux d’ouverture récurrents.

En cas de changement, il vous suffit de modifier uniquement la planification sur une série ou une journée. Si jamais il s’agit d’un changement occasionnel, vous pouvez placer une indisponibilité directement dans votre agenda.

Dans un second temps, ouvrez votre prise de rendez-vous en ligne.

Une fois votre prise de rendez-vous disponible en ligne, vos clients n’ont plus qu’à prendre rendez-vous en ligne.

De plus lors de la modification ou l’annulation de rendez-vous, vos clients peuvent le faire directement depuis leur compte sans solliciter votre intervention.

Vous n’avez plus qu’à optimiser vos créneaux pour vos prestations et vous consacrer à votre activité.

Optimisez les coûts liés à la prise de rendez-vous.

La prise de rendez-vous peut être chronophage lorsqu’elle est réalisée manuellement. Pour palier à cela, SmartAgenda met en place l’automatisation de la prise de rendez-vous. A présent vous pouvez vous consacrer pleinement à votre activité sans vous préoccuper de votre prise de RDV. Grâce à SmartAgenda, vous automatisez ce processus ce qui vous permet de conservez votre autonomie.

Si vous faîtes appel à un service de télésecrétariat, les coûts liés à la gestion de vos rendez-vous sont fortement diminués. De plus vous n’avez plus à gérer les modifications ou les annulations de rendez-vous. Vos clients ou patients peuvent le faire directement depuis leur compte.

En cas d’absentéisme, les rappels SMS et mails ou encore le prépaiement des RDVs permettent de réduire ce facteur, notamment pour les rendez-vous pris en ligne. Cela permet d’éviter les pertes liées à cette problématique.

La planification de votre activité permet d’optimiser votre agenda pour que vous puissiez réaliser un maximum de rendez-vous dans le temps imparti.

Ainsi vous optimisez vos créneaux de prise de rendez-vous et rentabilisez vos disponibilités.

Pour terminer, vous allez créer davantage d’engagement auprès de vos clients et prospect grâce à la prise de RDV en ligne.

Grâce à SmartAgenda et ses fonctionnalités vous optimisez le temps et les coûts liés à la prise de rendez-vous.

Augmentez le trafic de rendez-vous pris directement en ligne.

Vous ne savez pas comment augmenter le volume de rendez-vous directement par Internet ? Vous voulez que votre page de réservation en ligne soit mieux référencée afin d’obtenir plus de rendez-vous ? On vous explique comment cela fonctionne avec SmartAgenda.

Donnez davantage de visibilité à votre site de prise de rendez-vous en ligne SmartAgenda

Bien référencer votre site de prise de rendez-vous en ligne peut être un moyen de créer davantage de trafic sur votre site de prise de RDV en ligne.

Pour permettre le référencement de cette page, SmartAgenda la référence automatiquement sur les moteurs de recherche.

Pour se faire, nous avons mis en place tous les outils nécessaires qui servent à améliorer le référencement de votre plateforme de réservation en ligne.

En revanche le référencement de cette page n’est pas la seule solution pour booster votre prise de RDV.

Pour booster celle-ci chaque professionnel doit travailler sur le référencement de ses pages personnelles. Les RDV seront pris directement depuis ces pages, raison pour laquelle cette étape est essentielle.

Les pages sur lesquelles vous devez travailler sont principalement votre page Google My Business ainsi que votre site Internet.

Améliorez le référencement de vos pages pour la prise de RDV en ligne

Le référencement de vos pages d’activité est le point le plus important pour créer davantage de trafic sur votre prise de RDV en ligne.

Cela permet d’augmenter le volume de vos rendez-vous et donc de redynamiser votre activité.

Ce travail de référencement s’effectue principalement sur :

  1. Votre page Google My Business grâce à vos mots clés et vos avis récoltés
  2. Votre site Internet via les outils de référencement
  3. Vos réseaux sociaux grâce à votre animation et votre visibilité

Ces trois points vous permettront de booster votre visibilité et donc d’augmenter le nombre de rendez-vous pris en en ligne.

Vous avez également la possibilité de créer des annonces publicitaires sur les réseaux de recherche. Ces annonces sont payantes mais peuvent générer un trafic important sur votre prise de rendez-vous.

Gérez votre relation client depuis votre agenda et sa prise de rendez-vous

Vous souhaitez gérer votre relation client dès la prise de rendez-vous? Vous ne savez pas comment faire pour connaître l’historique et les informations relatives de leurs rendez-vous ? Qu’il s’agisse d’un prospect, d’un nouveau patient, d’un client ou un habitué, on vous explique comment procéder avec SmartAgenda.

Construisez une fiche de rendez-vous complète pour faciliter la relation avec votre client.

Lors de la prise de rendez-vous pour un nouveau client, vous devez créer une nouvelle fiche client.

Cette nouvelle fiche est entièrement personnalisable et vous permet de récolter les informations dont vous avez besoin.

Par ailleurs, cette fiche est accessible directement depuis votre agenda ou depuis la barre de recherche située dans le bandeau en haut de page.

Vous avez également la possibilité d’intégrer des commentaires afin d’avoir plus d’informations sur votre rendez-vous en interne. Ces commentaires ne seront pas visible par le client ou le patient ce qui vous permet d’ajouter des annotations personnelles sur le rendez-vous.

L’historique de ces rendez-vous est visible directement depuis la fiche du client ou du patient.

Cette démarche vous permet de mieux qualifier vos clients ou patients. Si vous possédez déjà des fiches clients que vous souhaitez importer directement dans SmartAgenda, un formule est disponible afin de permettre l’import de ces données.

Pour personnaliser vos fiches clients, accédez à votre agenda :

  1. Cliquez sur l’onglet Réglages
  2. Sélectionnez le menu Prestations
  3. Cliquez sur Formulaires
  4. Choisissez Nouveau formulaire
  5. Définissez le libellé qui s’affichera pour le client
  6. Sélectionnez le format des champs
  7. Ajoutez les prestations pour lesquelles ce formulaire s’affichera

Si des questions persistent, consultez nos Conseils d’utilisations dans la rubrique Personnaliser mes fiches clients.

Gérez l’historique des rendez-vous de vos clients

Avec SmartAgenda, vous pouvez retrouver l’historique complet des rendez-vous de vos clients depuis leur fiche client.

Cet espace permet de conserver en mémoire toutes les informations relatives aux rendez-vous pour chacun de vos clients.

Vous pouvez consulter la liste des rendez-vous, les prestations dispensées et les informations relatives au client.

Pour gérer vos clients ou vos patients tête en l’air vous pouvez consulter le nombre de RDV où ils ne sont pas venus.

Cette fiche client ou patient est donc le cœur des informations de votre clientèle ou de votre patientèle.

Pour certaines activités, où des informations sensibles sont traitées, vous avez la possibilité d’anonymiser les informations des rendez-vous et des clients en fonction d’un délai souhaité.

Ces actions vous permettront de mieux connaître vos clients et de leur proposer des prestations adaptées. Un gain de temps pour améliorer la satisfaction et le suivi de vos clients ou de vos patients.

Pour plus d’informations, consultez notre Centre d’aide dans l’espace Fiches client.

Proposez directement à vos clients d’effectuer leur rendez-vous à distance

Vous êtes un professionnel qui dispense des prestations en visioconférence ? Vous cherchez une solution sécurisée et proposée dès la prise de RDV ? On vous explique pourquoi SmartAgenda est LA solution pour vous permettre de gérer vos prestations à distance depuis votre agenda.

Gérez la visioconférence dès la prise de rendez-vous

Dans le cadre de votre activité professionnelle, vous pouvez être amené à utiliser la visioconférence pour certaines de vos prestations.

Vous pouvez rencontrer des difficultés pour trouver une solution qui vous permet de gérer automatiquement vos de rendez-vous à distance.

SmartAgenda vous propose une solution de rendez-vous en visioconférence qui s’adapte à tous types d’activité. Il permet de générer automatiquement un lien unique pour chacune de vos prestations.

Ainsi vos patients ou vos clients reçoivent ce lien dès la prise de rendez-vous en ligne grâce à un rappel par mail automatique.

Il ne leur reste plus qu’à se connecter en cliquant sur ce lien lors du rendez-vous. Plus aucune intervention de votre part n’est nécessaire.

Accédez aux RDV en visio depuis votre agenda

SmartAgenda est sensible à l’idée de développer une solution simple pour la gestion de vos RDV.

Cette solution vous permet de gérer vos rendez-vous en visioconférence depuis votre agenda.

Il vous suffit de vous connecter à votre agenda et de vous positionner sur le RDV concerné. Pour vous connecter, positionnez simplement votre souris sur l’icône vidéo située sur le rendez-vous.

A présent, cliquez pour vous connecter avec votre patient ou votre client afin de réaliser votre entretien dans les meilleures conditions.

Utilisez vos outils de rendez-vous à distance existants sur SmartAgenda

Certains professionnels utilisent leurs propres plateformes de rendez-vous à distance. Par conséquent, ceux qui souhaite continuer à utiliser leur propre solution peuvent le faire avec SmartAgenda.

Si vous aussi vous préférez continuer à utiliser votre solution existante, il vous suffit de prendre rendez-vous avec un expert SmartAgenda. Il se chargera d’évaluer la faisabilité de votre demande et intègrera votre solution à votre agenda.

Enfin une solution qui s’adapte pour tous les professionnels qui effectuent des RDV à distance.

Devenez flexible et accessible lors de la prise de RDV par Internet.

Vous avez un emploi du temps de ministre et vous peinez à être disponible ? Nous allons vous expliquer comment SmartAgenda optimise vos rendez-vous pour vous rendre flexible et disponible en quelques clics.

Optimisez vos disponibilités pour la prise de rendez-vous en ligne

Entre les rendez-vous et les tâches quotidiennes il est parfois difficile de combiner sa vie personnelle et professionnelle.

Lorsqu’on a un emploi du temps chargé, la clé est l’organisation et l’optimisation de celui-ci.

SmartAgenda connait très bien cette problématique et notre solution d’agenda partagé et de rdv en ligne est là pour y répondre.

Dans un premier temps, vous devez optimiser la planification de votre agenda. Pour cela, ouvrez uniquement les créneaux que vous souhaitez consacrer à la prise de RDV par Internet.

Limitez les prestations ou les lieux que vous souhaitez rendre disponible pour un créneau donné. Ensuite, pour chaque prestation, choisissez la durée pertinente pour permettre la réalisation de vos rendez-vous professionnels.

Pour les tâches quotidiennes, qu’elles soient personnelles ou professionnelles, placez des indisponibilités dans votre agenda afin de leur consacrer le temps dont vous avez besoin.

Planifiez si besoin l’étendu de vos disponibilités dans le temps et limitez la prise de rendez-vous si vous le désirez en créant des plages d’ouverture récurrentes dans votre agenda.

A présent, le tour est joué il ne vous reste plus qu’à partager votre module de prise de rendez-vous afin que vos clients puissent réserver en ligne leur rdv avec vous.

Devenez flexible lors des modifications de RDV

Les modifications de rendez-vous peuvent parfois être difficiles à gérer lorsqu’on a un emploi du temps chargé. De plus, elles peuvent engendrer une perte de temps pour le professionnel.

Grâce à SmartAgenda, vos clients peuvent modifier leur rendez-vous en quelques clics. Il leur suffit de reprendre un rendez-vous selon leur besoin en fonction de vos disponibilités.

Pour éviter les modifications et les annulations de dernière minute, vous pouvez également paramétrer le délai depuis votre espace.

Un gain de temps qui vous permet de gérer votre planning en vous consacrant uniquement à votre activité.

Pour modifier les options de gestion des rendez-vous, accédez à votre agenda :

  1. Cliquer sur l’onglet Paramètres
  2. Sélectionner Site internet
  3. Cliquer sur Options de prise de rendez-vous
  4. Limitez la prise de rendez-vous selon vos préférences

Comment limiter l’absentéisme de vos rendez-vous avec SmartAgenda

Vos patients ou clients ne se rendent pas à leur rendez-vous ? Vous perdez du temps chaque jour à cause de cette absentéisme et vous n’avez toujours pas trouvé la solution? Patience, SmartAgenda vous explique tout !

Vous avez régulièrement de l’absentéisme ?

Il arrive que certains de vos clients ou de vos patients ne se rendent pas à un rendez-vous. Parfois il s’agit d’un simple oubli et cela peut arriver à tout le monde.

Pour vous éviter de vous retrouver dans ce genre de situation SmartAgenda met en place un petit pense bête pour réduire cette absentéisme.

La solution est simple, rappeler à toute personne qui prend un RDV de bien penser à venir à leur rendez-vous au bon endroit le jour J.

Il vous suffit d’activer les rappel de RDV par mail et/ou par SMS et de le paramétrer selon vos besoins et votre activité. Ainsi chaque personne qui prend rendez-vous recevra les rappels que vous aurez programmé.

Si votre délai d’attente pour prendre un rendez-vous est assez conséquent, n’hésitez pas à opter en priorité pour le rappel de RDV par SMS. Programmez le rappel quelques jours avant le RDV et il deviendra difficile de l’oublier. Dans votre agenda :

  1. Sélectionner le menu Préférences
  2. Cliquer sur Générales
  3. Se rendre dans l’espace Préférences mail / SMS
  4. Activez les rappels que vous souhaitez
  5. Personnalisez vos messages de rappels

Mettre fin aux prises de RDV multiples

Nombreux sont les clients ou les patients qui multiplient leurs rendez-vous !

Parce que vos clients ont peur de ne pas vous voir, ou parce qu’ils ne possèdent pas d’agenda connecté, ils préfèrent multiplier leurs rendez-vous.

Souvent ils ne pensent pas à supprimer les rendez-vous supplémentaires ou les annulent en dernière minute. Ils subtilisent vos créneaux et rendent d’autant plus difficile la planification de vos rendez-vous.

Pour palier à cela SmartAgenda vous propose une solution très simple !

Il vous suffit de restreindre le nombre de RDV pris en avance pour une seule personne. Vous pouvez également restreindre dans le temps votre plage de prise de rendez-vous en ligne ainsi que le délai d’annulation.

Fini la prise de rendez-vous multiple et les plages de rendez-vous saturées par une poignée de clients. Dans votre agenda :

  1. Cliquer sur l’icône Réglages
  2. Sélectionner le menu Site internet
  3. Choisir Options de prise de RDV
  4. Entrez vos préférences dans les catégories concernées:
  5. Le client doit prendre rendez-vous au moins
  6. Limiter la prise de RDV à
  7. Le client peut annuler ou modifier son rendez-vous au plus tard
  8. Le client peut prendre au maximum

Réduisez les pertes liées à l’absentéisme

Il n’est jamais plaisant pour un professionnel de perdre des heures de travail à cause de l’absentéisme de ses clients.

En effet, chacune des prestations qui n’est pas effectuée représente une perte qui peut parfois être conséquente.

Face à cette situation SmartAgenda a développé pour vous une solution qui vous permet de diminuer l’absentéisme et les pertes liées à celui-ci.

Pour se faire, lors de la réservation d’un rendez-vous, il est possible de demander un acompte ou le prépaiement de la prestation.

Pour faciliter cette solution, SmartAgenda vous propose un module de paiement en ligne grâce à la solution Stripe.

Cette solution vous permet de gérer l’ensemble des paiements depuis votre prise de rendez-vous. Une solution simple pour réduire les pertes et l’absentéisme.

Pour toute demande d’activation du paiement en ligne : contactez un expert SmartAgenda

Mettre un terme aux clients fantômes

Il peut arriver que malgré toutes les solutions mises en place vous soyez confronté à des clients fantômes.

Grâce au suivi des rendez-vous de chaque client, vous pouvez suivre l’ensemble de ses RDV depuis sa fiche personnelle.

Il vous est possible de le marquer absent lorsqu’il n’est pas venu à un rendez-vous afin d’évaluer son absentéisme. Une solution simple pour gérer les clients qui ne sont pas toujours sérieux.

Si besoin, il vous est possible de bloquer la prise de rendez-vous en ligne pour ces clients afin de mettre un terme à leur absentéisme.

Pour marquer l’absentéisme :

  1. Ouvrir l’agenda
  2. Cliquez sur le RDV
  3. Cochez la case non venu

Pour de plus amples informations, accédez au Centre d’aide ou lisez nos Conseils d’utilisation.

Organisez votre activité en fonction des disponibilités de ses collaborateurs

Vos collaborateurs effectuent des prestations différentes et vous ne savez pas comment planifier votre prise de rendez-vous ? SmartAgenda vous explique comment piloter votre activité en quelques clics.

Adapter un planning pour chaque collaborateur en fonction de ses compétences

Vos collaborateurs sont différents et possèdent des compétences qui leur sont propre. Par conséquent chacun de vos collaborateurs peut réaliser des prestations différentes.

Lors de la prise de rendez-vous il peut parfois être difficile de s’adapter aux disponibilités de chacun. SmartAgenda fort de son expérience auprès de ses clients, a développé des solutions pour palier à cette problématique.

Tout commence par la planification de l’agenda où vous pouvez planifier le planning de chacun de vos collaborateurs en fonction de ses disponibilités.

Une fois planifié, il ne vous reste plus qu’à adapter les prestations proposées.

Adapter vos créneaux en fonction des prestations disponibles

Vous avez planifié les plannings de vos collaborateurs et vous voulez leur affecter des prestations spécifiques.

Pour la gestion de prise de rendez-vous, vous devez connaître la prestation associée. Cette prestation doit être disponible selon les disponibilités des professionnels de votre établissement.

Grâce à SmartAgenda vous pouvez sélectionner les prestations effectuées par un même professionnel.

Cette notion de qui fait quoi ? est donc la solution pour automatiser la planification de RDV en ligne. Une solution rapide pour optimiser et s’adapter aux plannings de vos collaborateurs.

Affecter les prestations à chaque collaborateur

  1. Sélectionner l’icône Réglages dans mon agenda
  2. Sélectionner le menu Prestations
  3. Cliquer sur l’onglet Qui fait quoi ?
  4. Cocher en dessous de chaque nom les prestations réalisées pour chaque planning

Toutes les informations utiles sont à retrouver dans notre centre d’aide dans la rubrique Motifs de rendez-vous / Prestations

controleok