Catégorie : Conseils d’utilisation

Vous êtes amené à proposer différentes prestations pour vos clients, mais vous ne savez pas comment procéder pour organiser votre planning ? Pas de panique SmartAgenda vous donne la solution !

Proposez à vos clients la liste complète de vos prestations

Les catégories de prestation

Pour classifier vos prestations et simplifier la prise de rendez-vous en ligne, classez vos prestations dans différentes catégories.

Ces catégories permettent de regrouper vos prestations en sous-ensemble afin de simplifier la prise de rendez-vous en ligne pour vos clients ou patients. Lors de la prise de rendez-vous, il n’auront plus qu’à sélectionner la catégorie de prestation afin de choisir son motif de rendez-vous.

Vous avez la possibilité de choisir les catégories de prestations disponibles pour un jour donné depuis la planification d’activité de votre agenda.

Cette classification permet d’accéder à des statistiques détaillées pour suivre régulièrement votre activité professionnelle. Une solution simple et rapide pour suivre votre activité et l’organiser selon vos résultats.

Les prestations

Lors de la prise de rendez-vous, il est essentiel de connaître la prestation concernée. SmartAgenda vous permet de proposer vos différentes prestations disponibles lors de la réservation en ligne. Vous pouvez personnaliser ces prestations lors du paramétrage de votre agenda (libellé, durée, description associée)

Grâce à une planification personnalisable et aboutie vous pourrez proposer les prestations que vous souhaitez selon vos disponibilités. Vous avez la possibilité d’affecter uniquement certaines prestations à l’un de vos collaborateurs grâce à notre outil « Qui fait quoi ».

Cette solution vous permet de gérer votre agenda et les plannings de chacun de vos collaborateurs de manière automatisée. Elle permet de s’adapter aux spécialités de chacun et aux spécificités de votre activité.

Comment organiser l’ensemble des prestations proposées avec SmartAgenda ?

Accédez à votre agenda puis :

1. Pour commencer cliquez sur l’icône Réglages de votre agenda.
2. Sélectionnez le menu Prestations
3. Puis le sous-menu Catégories pour éditer vos catégories en cliquant sur Nouvelle catégorie
4. Sélectionnez ensuite le sous-menu Prestations pour éditer les nouvelles prestations en cliquant sur Nouvelle prestation
5. Affectez la bonne catégorie à cette nouvelle prestation
6. Paramétrez le libellé et la durée de votre prestation

Retrouvez l’ensemble des information utiles dans notre centre d’aide en ligne dans la section motifs de rendez-vous / prestations

Vous cherchez à optimiser votre temps de travail mais vous ne savez pas comment faire? On vous explique comment SmartAgenda peut vous permettre d’améliorer votre productivité.

Créez de l’engagement

Votre client cherche un professionnel pour la première fois ? Vous êtes le seul à proposer la prise de RDV en ligne, ce qui augmente les chances qu’il prenne rendez-vous dans votre établissement ?

Il s’agit déjà de l’un de vos clients mais il souhaite prendre un rendez-vous en rentrant de sa journée de travail ? A cette heure-ci il est plus difficile d’être disponible pour répondre à sa demande.

Avec la prise de rendez-vous en ligne vous permettez à vos clients de prendre rendez-vous facilement 7j/7 et 24h/24.

Gagnez du temps lors de la prise de rendez-vous

Maintenant que vous proposez la prise de rendez-vous en ligne, vous perdez moins de temps à gérer votre emploi du temps et vos rendez-vous professionnel.

Vos clients peuvent désormais le faire de manière autonome, ce qui vous permet de gagner du temps. Plus besoin pour vous de gérer la création, la modification ou l’annulation du rendez-vous.

Vous pouvez désormais vous occuper pleinement de votre activité.

Optimisez vos créneaux de rendez-vous grâce à la planification de vos disponibilités

Grâce à la planification de vos disponibilités, vous pouvez optimiser vos créneaux de rendez-vous.

Il vous suffit de planifier votre agenda en fonction de votre capacité d’accueil. Bloquez les créneaux que vous souhaitez en fonction de vos indisponibilités afin d’optimiser vos créneaux de réservation sur Internet.

Lors de la création de vos prestations, affectez la durée nécessaire à la réalisation de votre prestation. En affectant une durée adaptée, vous maximisez une nouvelle fois les créneaux de prise de rendez-vous pour vos clients.

Ainsi vous pouvez optimiser votre agenda en fonction de vos prestations et de vos disponibilités.

Gardez la main sur la gestion de vos rendez-vous en ligne

Bien souvent certains de vos clients ou de vos patients décident d’annuler ou modifier leur rendez-vous à la dernière minute. Il arrive parfois que certains d’entre-eux ne prennent pas la peine de se présenter au rendez-vous.

Ces changements de dernière minute peuvent parfois créer des « trous » dans votre agenda malgré la demande importante.

Cela peut représenter des pertes pour votre activité et engendrer des difficultés de disponibilité. Pour gérer cela SmartAgenda vous explique comment limiter l’absentéisme de vos rendez-vous.

Ainsi vous pouvez limiter l’absentéisme ou les pertes financières que cela peut engendrer. Cela vous permet également de préserver un délai pour remplir les créneaux qui ne pourront pas être honorés suite à une modification ou annulation de rendez-vous dans le délai imparti.

Récoltez toutes les informations pour la préparation de votre prestation

Lorsque vous vous apprêtez à recevoir un client ou un patient, il est parfois nécessaire de connaître certaines informations.

Ces informations peuvent-être utiles pour la préparation de votre rendez-vous. Elles vous permettent de mieux connaître votre client ou votre patient afin de lui proposer une prestation adaptée.

Avec SmartAgenda vous pouvez personnaliser le formulaire lors de la prise de rendez-vous afin de récolter ces informations. Celles-ci sont personnalisables par vos soins pour récolter des informations spécifiques en fonction de vos prestations.

Vous n’avez plus besoin de faire ce travail au préalable, et vous pouvez préparer votre rendez-vous en avance.

Vos clients et vos patients sont satisfaits par la qualité de votre service ce qui peut vous générer davantage de rendez-vous en gagnant du temps.

Vous vous demandez comment optimiser le temps et les coûts pour gérer votre prise de rendez-vous ? Prenez le temps de lire cet article, SmartAgenda vous explique tout !

Passez moins de temps pour la prise de RDV grâce à SmartAgenda.

SmartAgenda facilite votre prise de rendez-vous en ligne et cela commence par la planification de votre agenda.

Dans un premier temps, vous pouvez planifier rapidement votre agenda en créant des créneaux d’ouverture récurrents.

En cas de changement, il vous suffit de modifier uniquement la planification sur une série ou une journée. Si jamais il s’agit d’un changement occasionnel, vous pouvez placer une indisponibilité directement dans votre agenda.

Dans un second temps, ouvrez votre prise de rendez-vous en ligne.

Une fois votre prise de rendez-vous disponible en ligne, vos clients n’ont plus qu’à prendre rendez-vous en ligne.

De plus lors de la modification ou l’annulation de rendez-vous, vos clients peuvent le faire directement depuis leur compte sans solliciter votre intervention.

Vous n’avez plus qu’à optimiser vos créneaux pour vos prestations et vous consacrer à votre activité.

Optimisez les coûts liés à la prise de rendez-vous.

La prise de rendez-vous peut être chronophage lorsqu’elle est réalisée manuellement. Pour palier à cela, SmartAgenda met en place l’automatisation de la prise de rendez-vous. A présent vous pouvez vous consacrer pleinement à votre activité sans vous préoccuper de votre prise de RDV. Grâce à SmartAgenda, vous automatisez ce processus ce qui vous permet de conservez votre autonomie.

Si vous faîtes appel à un service de télésecrétariat, les coûts liés à la gestion de vos rendez-vous sont fortement diminués. De plus vous n’avez plus à gérer les modifications ou les annulations de rendez-vous. Vos clients ou patients peuvent le faire directement depuis leur compte.

En cas d’absentéisme, les rappels SMS et mails ou encore le prépaiement des RDVs permettent de réduire ce facteur, notamment pour les rendez-vous pris en ligne. Cela permet d’éviter les pertes liées à cette problématique.

La planification de votre activité permet d’optimiser votre agenda pour que vous puissiez réaliser un maximum de rendez-vous dans le temps imparti.

Ainsi vous optimisez vos créneaux de prise de rendez-vous et rentabilisez vos disponibilités.

Pour terminer, vous allez créer davantage d’engagement auprès de vos clients et prospect grâce à la prise de RDV en ligne.

Grâce à SmartAgenda et ses fonctionnalités vous optimisez le temps et les coûts liés à la prise de rendez-vous.

Vous ne savez pas comment augmenter le volume de rendez-vous directement par Internet ? Vous voulez que votre page de réservation en ligne soit mieux référencée afin d’obtenir plus de rendez-vous ? On vous explique comment cela fonctionne avec SmartAgenda.

Donnez davantage de visibilité à votre site de prise de rendez-vous en ligne SmartAgenda

Bien référencer votre site de prise de rendez-vous en ligne peut être un moyen de créer davantage de trafic sur votre site de prise de RDV en ligne.

Pour permettre le référencement de cette page, SmartAgenda la référence automatiquement sur les moteurs de recherche.

Pour se faire, nous avons mis en place tous les outils nécessaires qui servent à améliorer le référencement de votre plateforme de réservation en ligne.

En revanche le référencement de cette page n’est pas la seule solution pour booster votre prise de RDV.

Pour booster celle-ci chaque professionnel doit travailler sur le référencement de ses pages personnelles. Les RDV seront pris directement depuis ces pages, raison pour laquelle cette étape est essentielle.

Les pages sur lesquelles vous devez travailler sont principalement votre page Google My Business ainsi que votre site Internet.

Améliorez le référencement de vos pages pour la prise de RDV en ligne

Le référencement de vos pages d’activité est le point le plus important pour créer davantage de trafic sur votre prise de RDV en ligne.

Cela permet d’augmenter le volume de vos rendez-vous et donc de redynamiser votre activité.

Ce travail de référencement s’effectue principalement sur :

1. Votre page Google My Business grâce à vos mots clés et vos avis récoltés
2. Votre site Internet via les outils de référencement
3. Vos réseaux sociaux grâce à votre animation et votre visibilité

Ces trois points vous permettront de booster votre visibilité et donc d’augmenter le nombre de rendez-vous pris en en ligne.

Vous avez également la possibilité de créer des annonces publicitaires sur les réseaux de recherche. Ces annonces sont payantes mais peuvent générer un trafic important sur votre prise de rendez-vous.

Vous souhaitez gérer votre relation client dès la prise de rendez-vous? Vous ne savez pas comment faire pour connaître l’historique et les informations relatives de leurs rendez-vous ? Qu’il s’agisse d’un prospect, d’un nouveau patient, d’un client ou un habitué, on vous explique comment procéder avec SmartAgenda.

Construisez une fiche de rendez-vous complète pour faciliter la relation avec votre client.

Lors de la prise de rendez-vous pour un nouveau client, vous devez créer une nouvelle fiche client.

Cette nouvelle fiche est entièrement personnalisable et vous permet de récolter les informations dont vous avez besoin.

Par ailleurs, cette fiche est accessible directement depuis votre agenda ou depuis la barre de recherche située dans le bandeau en haut de page.

Vous avez également la possibilité d’intégrer des commentaires afin d’avoir plus d’informations sur votre rendez-vous en interne. Ces commentaires ne seront pas visible par le client ou le patient ce qui vous permet d’ajouter des annotations personnelles sur le rendez-vous.

L’historique de ces rendez-vous est visible directement depuis la fiche du client ou du patient.

Cette démarche vous permet de mieux qualifier vos clients ou patients. Si vous possédez déjà des fiches clients que vous souhaitez importer directement dans SmartAgenda, un formule est disponible afin de permettre l’import de ces données.

Pour personnaliser vos fiches clients, accédez à votre agenda :

1. Cliquez sur l’onglet Réglages
2. Sélectionnez le menu Prestations
3. Cliquez sur Formulaires
4. Choisissez Nouveau formulaire
5. Définissez le libellé qui s’affichera pour le client
6. Sélectionnez le format des champs
7. Ajoutez les prestations pour lesquelles ce formulaire s’affichera

Si des questions persistent, consultez nos Conseils d’utilisations dans la rubrique Personnaliser mes fiches clients.

Gérez l’historique des rendez-vous de vos clients

Avec SmartAgenda, vous pouvez retrouver l’historique complet des rendez-vous de vos clients depuis leur fiche client.

Cet espace permet de conserver en mémoire toutes les informations relatives aux rendez-vous pour chacun de vos clients.

Vous pouvez consulter la liste des rendez-vous, les prestations dispensées et les informations relatives au client.

Pour gérer vos clients ou vos patients tête en l’air vous pouvez consulter le nombre de RDV où ils ne sont pas venus.

Cette fiche client ou patient est donc le cœur des informations de votre clientèle ou de votre patientèle.

Pour certaines activités, où des informations sensibles sont traitées, vous avez la possibilité d’anonymiser les informations des rendez-vous et des clients en fonction d’un délai souhaité.

Ces actions vous permettront de mieux connaître vos clients et de leur proposer des prestations adaptées. Un gain de temps pour améliorer la satisfaction et le suivi de vos clients ou de vos patients.

Pour plus d’informations, consultez notre Centre d’aide dans l’espace Fiches client.

Vous êtes un professionnel qui dispense des prestations en visioconférence ? Vous cherchez une solution sécurisée et proposée dès la prise de RDV ? On vous explique pourquoi SmartAgenda est LA solution pour vous permettre de gérer vos prestations à distance depuis votre agenda.

Gérez la visioconférence dès la prise de rendez-vous

Dans le cadre de votre activité professionnelle, vous pouvez être amené à utiliser la visioconférence pour certaines de vos prestations.

Vous pouvez rencontrer des difficultés pour trouver une solution qui vous permet de gérer automatiquement vos de rendez-vous à distance.

SmartAgenda vous propose une solution de rendez-vous en visioconférence qui s’adapte à tous types d’activité. Il permet de générer automatiquement un lien unique pour chacune de vos prestations.

Ainsi vos patients ou vos clients reçoivent ce lien dès la prise de rendez-vous en ligne grâce à un rappel par mail automatique.

Il ne leur reste plus qu’à se connecter en cliquant sur ce lien lors du rendez-vous. Plus aucune intervention de votre part n’est nécessaire.

Accédez aux RDV en visio depuis votre agenda

SmartAgenda est sensible à l’idée de développer une solution simple pour la gestion de vos RDV.

Cette solution vous permet de gérer vos rendez-vous en visioconférence depuis votre agenda.

Il vous suffit de vous connecter à votre agenda et de vous positionner sur le RDV concerné. Pour vous connecter, positionnez simplement votre souris sur l’icône vidéo située sur le rendez-vous.

A présent, cliquez pour vous connecter avec votre patient ou votre client afin de réaliser votre entretien dans les meilleures conditions.

Utilisez vos outils de rendez-vous à distance existants sur SmartAgenda

Certains professionnels utilisent leurs propres plateformes de rendez-vous à distance. Par conséquent, ceux qui souhaite continuer à utiliser leur propre solution peuvent le faire avec SmartAgenda.

Si vous aussi vous préférez continuer à utiliser votre solution existante, il vous suffit de prendre rendez-vous avec un expert SmartAgenda. Il se chargera d’évaluer la faisabilité de votre demande et intègrera votre solution à votre agenda.

Enfin une solution qui s’adapte pour tous les professionnels qui effectuent des RDV à distance.

Vous avez un emploi du temps de ministre et vous peinez à être disponible ? Nous allons vous expliquer comment SmartAgenda optimise vos rendez-vous pour vous rendre flexible et disponible en quelques clics.

Optimisez vos disponibilités pour la prise de rendez-vous en ligne

Entre les rendez-vous et les tâches quotidiennes il est parfois difficile de combiner sa vie personnelle et professionnelle.

Lorsqu’on a un emploi du temps chargé, la clé est l’organisation et l’optimisation de celui-ci.

SmartAgenda connait très bien cette problématique et notre solution d’agenda partagé et de rdv en ligne est là pour y répondre.

Dans un premier temps, vous devez optimiser la planification de votre agenda. Pour cela, ouvrez uniquement les créneaux que vous souhaitez consacrer à la prise de RDV par Internet.

Limitez les prestations ou les lieux que vous souhaitez rendre disponible pour un créneau donné. Ensuite, pour chaque prestation, choisissez la durée pertinente pour permettre la réalisation de vos rendez-vous professionnels.

Pour les tâches quotidiennes, qu’elles soient personnelles ou professionnelles, placez des indisponibilités dans votre agenda afin de leur consacrer le temps dont vous avez besoin.

Planifiez si besoin l’étendu de vos disponibilités dans le temps et limitez la prise de rendez-vous si vous le désirez en créant des plages d’ouverture récurrentes dans votre agenda.

A présent, le tour est joué il ne vous reste plus qu’à partager votre module de prise de rendez-vous afin que vos clients puissent réserver en ligne leur rdv avec vous.

Devenez flexible lors des modifications de RDV

Les modifications de rendez-vous peuvent parfois être difficiles à gérer lorsqu’on a un emploi du temps chargé. De plus, elles peuvent engendrer une perte de temps pour le professionnel.

Grâce à SmartAgenda, vos clients peuvent modifier leur rendez-vous en quelques clics. Il leur suffit de reprendre un rendez-vous selon leur besoin en fonction de vos disponibilités.

Pour éviter les modifications et les annulations de dernière minute, vous pouvez également paramétrer le délai depuis votre espace.

Un gain de temps qui vous permet de gérer votre planning en vous consacrant uniquement à votre activité.

Pour modifier les options de gestion des rendez-vous, accédez à votre agenda :

1. Cliquer sur l’onglet Paramètres
2. Sélectionner Site internet
3. Cliquer sur Options de prise de rendez-vous
4. Limitez la prise de rendez-vous selon vos préférences

Vos collaborateurs effectuent des prestations différentes et vous ne savez pas comment planifier votre prise de rendez-vous ? SmartAgenda vous explique comment piloter votre activité en quelques clics.

Adapter un planning pour chaque collaborateur en fonction de ses compétences

Vos collaborateurs sont différents et possèdent des compétences qui leur sont propre. Par conséquent chacun de vos collaborateurs peut réaliser des prestations différentes.

Lors de la prise de rendez-vous il peut parfois être difficile de s’adapter aux disponibilités de chacun. SmartAgenda fort de son expérience auprès de ses clients, a développé des solutions pour palier à cette problématique.

Tout commence par la planification de l’agenda où vous pouvez planifier le planning de chacun de vos collaborateurs en fonction de ses disponibilités.

Une fois planifié, il ne vous reste plus qu’à adapter les prestations proposées.

Adapter vos créneaux en fonction des prestations disponibles

Vous avez planifié les plannings de vos collaborateurs et vous voulez leur affecter des prestations spécifiques.

Pour la gestion de prise de rendez-vous, vous devez connaître la prestation associée. Cette prestation doit être disponible selon les disponibilités des professionnels de votre établissement.

Grâce à SmartAgenda vous pouvez sélectionner les prestations effectuées par un même professionnel.

Cette notion de qui fait quoi ? est donc la solution pour automatiser la planification de RDV en ligne. Une solution rapide pour optimiser et s’adapter aux plannings de vos collaborateurs.

Affecter les prestations à chaque collaborateur

1. Sélectionner l’icône Réglages dans mon agenda
2. Sélectionner le menu Prestations
3. Cliquer sur l’onglet Qui fait quoi ?
4. Cocher en dessous de chaque nom les prestations réalisées pour chaque planning

Toutes les informations utiles sont à retrouver dans notre centre d’aide dans la rubrique Motifs de rendez-vous / Prestations