FAQ – Foire Aux Questions

SmartAgenda est une solution 100% française de gestion complète de vos rendez-vous digitaux. Elle combine un agenda partagé ultra personnalisable et un site de réservation en ligne ouvert 24h/24 et 7j/7.

SmartAgenda est un logiciel de gestion d’agenda et de planning. Il se décompose en 2 modules : un agenda rapide que vous utilisez très facilement et un module de prise de rendez-vous par internet. En fonction de votre métier, SmartAgenda propose des fonctionnalités adaptées à votre profession.

Oui, vous disposez de 14 jours d’essai gratuit et sans engagement pour tester l’intégralité des fonctionnalités. Un conseiller peut même vous accompagner gratuitement pendant 15 minutes pour configurer votre agenda selon vos besoins.

Tout à fait. Au-delà des indépendants, nous proposons des offres avec des fonctionnalités avancées : gestion d’équipes, pilotage centralisé, restriction d’accès IP, et tableaux de bord personnalisés.

A tous les professionnels qui travaillent sur rendez-vous et qui souhaitent offrir un service vraiment pratique à leurs clients tout en réduisant le taux d’oubli de rendez-vous de ces clients.

SmartAgenda s’utilise sur votre lieu de travail avec une ergonomie très proche de votre agenda papier actuel. Vous ne serez donc pas perturbé puisque l’apparence est similaire. En revanche, vous apprécierez rapidement son gain de temps lors de l’utilisation : en fonction du choix de la prestation, la durée du rendez-vous est préétablie et reste bien sûr modifiable.

Ainsi noter le rendez-vous d’un de vos clients s’effectue en quelques clics et affiche automatiquement son nom, coordonnées, téléphone, mail, prestations qu’il effectue habituellement, etc. En cas de besoin, vous déplacez un rendez-vous vers un autre employé, dans une autre salle ou sur un autre jour en un seul clic et sans rature !

L’outil est conçu pour être accessible partout sans installation lourde. Vous pouvez consulter votre agenda sur ordinateur, tablette et smartphone. Sur iPhone ou Android, il suffit d’ajouter un raccourci sur votre écran d’accueil depuis votre navigateur pour y accéder comme une application.

Oui, les fiches clients et les formulaires sont 100% paramétrables par type de prestation. Vous pouvez collecter des informations spécifiques (champs personnalisés) dès la prise de rendez-vous.

Non. Les clients qui prennent un rendez-vous par internet ne voient que les plages horaires qui sont disponibles.

Votre module de prise de rendez-vous se fond sur votre site internet :
Nous vous fournissons un bouton de prise de rendez-vous à intégrer sur votre site internet.
Le module de prise de rendez-vous est personnalisé à vos couleurs afin de respecter votre charte graphique.

Il s’agit d’un cas normal d’utilisation de SmartAgenda.
Lors du paramétrage initial vous allez indiquer ces différentes informations :
– Liste des prestations que vous effectuez avec leurs durées respectives
– Liste des employés (horaires de travail, liste des prestations qu’ils effectuent)

Ainsi lorsqu’un client prend rendez-vous sur votre site internet :
– Le client sélectionne la prestation qu’il souhaite
– SmartAgenda propose la liste des employés qui effectuent cette prestation
– Le client indique s’il a une préférence ou non
– SmartAgenda affiche les créneaux disponibles qui permettent d’effectuer cette prestation, et seulement ces créneaux
Après validation, le rendez-vous s’insère automatiquement sur l’agenda de votre lieu de travail

Ce serait effectivement fastidieux de tout saisir à nouveau. Nous pouvons effectuer la reprise de votre fichier actuel dès lors que vous en disposez au format informatique.
La plupart des logiciels permettent d’exporter les clients sous forme de fichiers texte ou Excel. Nous les insérons alors directement dans votre SmartAgenda afin de gagner du temps.

SmartAgenda vous permet de garder un contrôle total sur votre planning en activant la validation manuelle.

Lorsqu’un client effectue une demande en ligne, le créneau est pré réservé, et vous recevez une notification pour valider ou refuser le rendez-vous avant qu’il ne soit définitivement confirmé.

Cette option est idéale pour les professionnels qui souhaitent vérifier la pertinence d’une demande avant de l’acter.

Oui, SmartAgenda propose une gestion intelligente des désistements grâce à une liste d’attente automatisée.

Si un créneau se libère, le système prévient automatiquement les clients inscrits pour leur proposer la place vacante.

Par défaut, l’alerte de désistement est proposée au client si son rendez-vous initial est pris plus de 4 jours à l’avance (paramètre modifiable).

Cette alerte de désistement est conditionnée au fait que l’utilisateur est positionné un rendez-vous dans le futur. L’utilisateur ne pourra s’inscrire sur une liste d’attente en attendant de nouvelles disponibilités mises en place par le professionnel.

Oui, SmartAgenda est très rapide puisqu’il vous suffit de sélectionner votre client pour obtenir automatiquement son nom et l’ensemble de ses informations telles que numéro de téléphone, e-mail, adresse. Le choix de la prestation s’effectue ensuite en un clic depuis une liste préétablie. Ainsi vous prenez rendez-vous en 3 clics et sans utiliser le clavier.

Il est beaucoup plus rapide de saisir un nouveau rendez-vous avec SmartAgenda que dans un agenda papier par exemple.

Bien sûr ! Il n’y a aucune obligation en la matière. Il s’agit simplement d’un nouveau moyen de prendre rendez-vous : vos clients peuvent prendre rendez-vous chez vous, par téléphone et désormais par Internet également.

Cette solution séduit rapidement une part importante de votre clientèle grâce à la souplesse qu’elle propose : vos clients choisissent tranquillement le rendez-vous qui leur convient le mieux. Ils peuvent désormais prendre rendez-vous depuis n’importe ou et à n’importe quelle heure.

Vous pouvez marquer le rendez-vous comme « non venu » directement dans votre agenda pour garder une trace dans la fiche historique du client.

Pour limiter ce risque à l’avenir, vous avez la possibilité de leur interdire toute nouvelle prise de rendez-vous en ligne.

Vous pouvez également activer le paiement à la réservation via Stripe pour responsabiliser vos clients lors de la réservation (paiement comptant ou paiement d’acompte).

La synchronisation permet de relier SmartAgenda à des agendas externes tels que Google Agenda, Outlook et iOS afin de fusionner vos plannings professionnels et personnels et d’éviter toute double réservation.

Cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs disposant de leur propre planning de réservation.

En revanche, les comptes disposant uniquement d’un accès en consultation ou les comptes de type secrétariat sans planning propre ne peuvent pas bénéficier de cette synchronisation externe.

Oui. Un rendez-vous peut être déplacé en quelques secondes par simple glisser-déposer ou en modifiant l’horaire directement depuis l’agenda, sans avoir à le recréer.

Oui. Vous pouvez changer la prestation associée à un rendez-vous (durée, type de service, collaborateur) à tout moment, selon vos besoins.

Chaque client dispose d’une fiche avec son historique de rendez-vous. Vous pouvez consulter en un clic ses précédentes visites, rendez-vous honorés ou non, et ses informations importantes.

Oui. SmartAgenda permet d’ajouter des notes internes visibles uniquement par vous ou votre équipe, idéales pour préparer un rendez-vous ou conserver des informations importantes.

Oui. SmartAgenda permet de gérer des rendez-vous simultanés, des rendez-vous collectifs ou plusieurs plannings si vous travaillez en équipe.

Oui. L’agenda propose plusieurs vues pour s’adapter à votre organisation : vue journalière, hebdomadaire ou globale selon vos préférences.

Aucun souci : tous les rendez-vous peuvent être modifiés ou supprimés à tout moment. SmartAgenda est conçu pour être flexible et sans contrainte.

SmartAgenda étant une application web, une connexion est nécessaire. En revanche, l’interface est optimisée pour être rapide et fluide, même avec une connexion standard.

Oui. Par défaut, la prise de rendez-vous est limitée à une période définie (par exemple 60 jours), mais vous pouvez élargir cette visibilité afin de proposer des créneaux plus longtemps à l’avance. Cela permet à vos clients d’anticiper et améliore le taux de remplissage de votre agenda.

 Lorsque plusieurs personnes utilisent le même agenda, il est essentiel de définir clairement qui peut faire quoi. En attribuant uniquement les prestations concernées à chaque utilisateur, vous évitez les erreurs de planification et assurez une organisation plus fluide au quotidien.

 Vous pouvez définir précisément vos plages de disponibilité depuis la partie Planifier de votre agenda. Les absences ponctuelles ou imprévues (congés, pauses, rendez-vous externes) peuvent être bloquées directement dans l’agenda afin d’éviter toute prise de rendez-vous non souhaitée.

 Avant de valider vos plages horaires, il est important de vérifier qu’aucun créneau ne se chevauche. Une configuration claire et cohérente de vos horaires permet d’éviter les erreurs de réservation et les créneaux ouverts involontairement.

Oui. SmartAgenda permet de consulter l’historique des actions liées à vos rendez-vous et à vos indisponibilités. Cela offre une meilleure traçabilité et vous aide à comprendre et analyser votre organisation au fil du temps.

Oui. Les statistiques disponibles dans les réglages de l’agenda permettent d’analyser votre activité (volume de rendez-vous, remplissage, annulations) afin d’ajuster vos paramètres et d’optimiser votre organisation.

Les cours collectifs, ateliers ou formations doivent être créés directement dans l’agenda, ce sont des événements ponctuels. Il n’existe pas de récurrence automatique pour ce type de rendez-vous, ce qui permet un contrôle précis du nombre de participants et de chaque session.

Contrairement aux idées reçues, les communications par SMS sont facturés au réel consommé (0,10€ HT / SMS) pour vous offrir une transparence totale sur vos dépenses. Vous pouvez suivre votre consommation en temps réel via des statistiques détaillées dans votre interface.

Le système envoie automatiquement des e-mails de confirmation ainsi que des rappels par mail et SMS. Cela permet de réduire les oublis de rendez-vous.

Oui. Une confirmation est envoyée automatiquement par e-mail (et SMS si activé) dès qu’un rendez-vous est pris ou validé.

Oui. SmartAgenda permet d’envoyer plusieurs rappels automatiques pour un même rendez-vous. Vous pouvez, par exemple, programmer un rappel plusieurs jours avant, puis un second rappel la veille ou le jour même, afin de réduire les oublis et les rendez-vous non honorés.

Oui. SmartAgenda permet d’envoyer des notifications avant le rendez-vous (confirmation et rappels), mais également après, par exemple pour informer d’une modification, d’une annulation ou assurer un suivi auprès du client selon votre configuration.

Oui. Les envois d’e-mails et de SMS sont entièrement automatisés. Une fois les paramètres définis, SmartAgenda envoie automatiquement les confirmations, rappels et notifications aux bons moments, sans action manuelle de votre part.

Oui. Vous pouvez paramétrer l’envoi des rappels (par exemple quelques jours avant, la veille ou le jour même), selon votre organisation.

Les rappels peuvent être envoyés par e-mail et/ou par SMS. Vous choisissez librement les canaux de communication dans vos paramètres.

Oui. Les SMS sont entièrement optionnels. Vous pouvez choisir de n’utiliser que les e-mails ou d’activer les SMS uniquement pour certains rappels.

Oui. Les messages de confirmation, de rappel et d’annulation sont personnalisables afin de refléter votre ton, votre activité et vos informations pratiques.

Oui. Si un rendez-vous est déplacé ou annulé, le client reçoit automatiquement une notification l’informant du changement.

Oui. Depuis l’agenda, vous pouvez renvoyer une confirmation ou un rappel à un client en cas de doute ou de demande spécifique.

Grâce aux rappels automatiques, à la possibilité d’activer une empreinte bancaire ou un paiement en ligne, et à la gestion des clients récidivistes, SmartAgenda limite fortement les oublis et absences.

Oui, SmartAgenda intègre un module de facturation complet (disponible dans l’offre Premium). Vous pouvez générer des factures en un clic, y ajouter des produits physiques ou des services complémentaires, et suivre l’état des paiements (réglés, en attente, relances).

Grâce à l’intégration Stripe, vous pouvez demander le paiement d’un acompte ou de la totalité du montant lors de la réservation en ligne. Un lien de paiement peut également être envoyé directement par e-mail.

Non. Ce n’est pas la peine de choisir maintenant. Effectuez un essai gratuit pendant 14 jours puis choisissez l’abonnement qui vous convient. Nous vous accompagnons pour vous aider à choisir.

Non. Il n’y a pas de frais d’installation car c’est très rapide à prendre en main. Notre équipe de support est à vos côtés si besoin. N’hésitez pas à la contacter par mail et par téléphone.

Oui. L’équipe de support répond à vos questions par mail et par téléphone du lundi au vendredi de 9h à 18h. Cela est valable pendant votre période d’essai et après aussi !

Oui. Il n’y a ni frais d’annulation ni période d’engagement. Dites le nous et nous ne vous facturerons plus.

Non. La date à laquelle vous sélectionnez une formule d’abonnement correspond au premier jour de votre cycle de facturation.

Non. Avec SmartAgenda vous pouvez recevoir autant de rendez-vous que vous le souhaitez. La prise de rendez-vous en ligne est illimitée et dépend uniquement des créneaux horaires disponibles que vous aurez mis en place.

Notre équipe de support est basée en France et vous répond par mail et par téléphone du lundi au vendredi de 9h à 18h. Ce service est inclus dans votre abonnement, même pendant votre période d’essai.

Oui, l’aide au paramétrage de votre outil ainsi que l’ajout de champs spécifiques font partie intégrante de notre proposition commerciale dès la phase d’expérimentation.

Nous offrons un accompagnement humain poussé avec un support disponible par e-mail et par téléphone pour vous garantir une configuration parfaitement adaptée à votre métier.

Pour les structures ayant des besoins complexes (reporting, tableaux de bord spécifiques), nos responsables commerciaux peuvent également vous proposer des chiffrages sur mesure pour une intégration avancée.

Non, le support est inclus de manière illimitée dans votre abonnement, et ce, dès votre période d’essai gratuite.

Notre équipe basée en France vous accompagne par e-mail et par téléphone du lundi au vendredi, de 9h à 18h, pour répondre à toutes vos questions techniques ou d’usage.

Cet accompagnement humain est au cœur de notre service pour vous garantir une configuration logicielle qui s’adapte parfaitement à l’évolution de votre métier

Oui, vos données sont hébergées en France dans deux datacenters distincts, ce qui garantit une redondance et une sécurité maximale de vos informations.

SmartAgenda assure l’intégrité et la disponibilité de vos plannings grâce à des infrastructures répondant aux standards ISO 27001.

En tant qu’unique propriétaire de vos données, vous pouvez également effectuer vos propres exports au format Excel ou CSV à tout moment pour disposer d’une sauvegarde locale.

Oui, les forfaits supérieurs permettent de centraliser les agendas de plusieurs praticiens ou collaborateurs.

Chaque collaborateur peut disposer de son propre planning de réservation, appelé « colonne » dans l’interface.

SmartAgenda permet de configurer différents lieux de rendez-vous sur des journées distinctes pour un même utilisateur.

Oui, vous pouvez créer des accès spécifiques pour vos collaborateurs ou secrétaires.
Ces accès permettent de consulter et gérer l’agenda sans que la personne ne soit elle-même réservable en ligne par les clients.

Non, il s’agit d’une limitation technique propre à Outlook : on ne peut pas synchroniser un calendrier externe unique avec deux agendas SmartAgenda distincts.

Oui, vous pouvez intégrer un lien de prise de rendez vous SmartAgenda directement sur vos pages Facebook et Instagram ou autres support (page Google My Business, Page entreprise Linkedin, etc…).

Il est également possible de générer un QR code lié à votre module de réservation en utilisant une autre plateforme de création de QR codes, à partir du lien de votre agenda.
Vous pouvez l’imprimer sur vos supports physiques : cartes de visite, flyers ou vitrines de cabinet.

Oui, SmartAgenda propose un système d’enquêtes de satisfaction automatisées.
Les avis sont recueillis après chaque prestation pour vous aider à améliorer votre service.

Oui, une fonctionnalité de « bloquage » permet d’interdire certains profils pour les empêcher de reprendre rendez-vous en ligne, notamment en cas de « No-shows » (rendez-vous non honorés) répétés.

SmartAgenda dispose d’un plugin WordPress dédié qui facilite grandement l’installation.

Aucun développement complexe n’est requis ; il suffit de configurer le plugin avec vos identifiants.

Oui, vous pouvez définir un délai minimum avant lequel un client ne peut plus réserver (ex: pas de RDV à moins de 60 jours du créneau).

Notez toutefois que ce paramètre est actuellement commun à l’ensemble de vos agences/lieux configurés.

Oui, il est possible de changer le « wording » de vos appels à l’action (ex: remplacer « Prendre rendez-vous » par « Choisir votre créneau »).

Pour cela, il suffit de transmettre vos souhaits de modifications textuelles à notre équipe support.

Oui. Vous êtes l’unique propriétaire de vos données, qui sont hébergées en France dans deux datacenters sécurisés. Ces centres d’hébergement répondent aux normes de sécurité ISO 27001 et garantissent un haut niveau de protection des informations. La solution est entièrement conforme au RGPD, assurant ainsi la confidentialité, l’intégrité et la sécurité de vos données.

Nous pouvons importer votre base de données clients existante dans SmartAgenda. Vous pourrez ainsi retrouver tous vos contacts et gagner du temps sur la saisie de vos rendez-vous.

L’historique des anciens rendez-vous passés sur une autre plateforme ne peut pas être récupéré automatiquement. Une étude faisabilité technique doit être effectué au préalable (forfait à prévoir si l’importation est possible)

Les données sont conservées pendant la durée d’utilisation du service par le Professionnel, et au plus tard 3 mois après la résiliation du Service par le Professionnel.

Les données du Professionnel sont accessibles en ligne le temps de la durée d’utilisation du service par le
Professionnel. Elles sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale mais ne sont plus accessibles en ligne.

Les données de l’Utilisateur sont conservées sur le Site, le Site RDV et l’Agenda du Professionnel la durée
nécessaire déterminée par ce dernier pour la finalité du traitement.

Les données nécessaires au respect d’une obligation légale sont conservées conformément aux dispositions en vigueur (notamment mais non exclusivement celles prévues par le code de commerce, le code civil, le code de la consommation).
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