Comment gérer mes rendez-vous non honorés ?

Avez-vous déjà eu affaire à des clients qui prennent un rendez-vous et ne se présentent jamais ? Votre client vous a tout simplement « posé un lapin » ? Découvrez comment SmartAgenda vous aide à traiter le phénomène des rendez-vous non honorés.

Que puis-je faire en cas de rendez-vous non honoré par mes clients ?

Les rendez-vous non-honorés : marquer le rendez-vous en client non venu

Avez-vous déjà eu affaire à des clients qui prennent un rendez-vous et ne se présentent jamais ? Si vous êtes un professionnel indépendant ou dirigez une entreprise, vous savez à quel point cela peut être frustrant.

Avec SmartAgenda vous avez la possibilité de signaler les clients non venus aux rendez-vous. Avec un simple clic, vous pouvez cocher la case Client non venu pour indiquer qu’un client ne s’est pas présenté à son rendez-vous. Cela vous permet de garder une trace de ses rendez-vous manqués et de connaître son taux d’absentéisme. Ainsi, vous pouvez prendre des mesures appropriées, comme le suivi ou le paiement en ligne.

Pour signaler un rendez-vous non honoré, il vous suffit d’aller dans votre agenda et de :

• Cliquer sur le détail du rendez-vous en question
• Puis de cocher la case Client non venu
• Et cliquer sur Enregistrer.

Une indication est inscrite en rouge sur le bloc du rendez-vous dans votre agenda pour signaler que le client n’est pas venu à son rendez-vous. En un coup d’œil vous visualisez l’ensemble des rendez-vous non honorés.

Bloquer la prise de rendez-vous en ligne pour un client

SmartAgenda vous offre également la possibilité de bloquer la prise de rendez-vous en ligne pour un client. Cette option peut s’avérer utile quand vous remarquez dans l’historique du client un nombre trop important de rendez-vous où il est notifié absent.

Avec cette option, vous pouvez empêcher ces clients de prendre de nouveaux rendez-vous et ainsi éviter un manque à gagner pour votre activité professionnelle.

Pour consulter la liste des clients non venus, vous pouvez :

• Aller dans Réglages
• Sélectionner le menu Statistiques
• Puis le sous-menu Clients Non Venus

Pour bloquer bloquer la prise de rendez-vous en ligne pour un client, vous pouvez :

• Aller dans Réglages
• Sélectionner le menu Clients
• Puis le sous-menu Liste des Clients
• Editer la fiche du client souhaité
• Puis cocher la case Bloquer l’accès

Quelles astuces puis-je utiliser pour limiter le nombre de rendez-vous non honoré ?

Programmer plusieurs rappels de rendez-vous

La fonctionnalité SMS / mail automation vous permet d’envoyer plusieurs messages de rappels de rendez-vous personnalisés à vos clients par mail et/ou par SMS. Ces rappels sont automatiquement générés et envoyés, ce qui vous permet d’économiser du temps et de réduire les rendez-vous manqués.

Pour créer un SMS / Mail Automation, vous pouvez :

• Aller dans Réglages
• Sélectionner le menu SMS / Mail Automation
• Créer autant de scénario d’envoi que vous souhaitez

Vous allez pouvoir définir le délai d’envoi, rédiger votre message personnalisé et enfin sélectionner pour quel motif de rendez-vous vous souhaitez envoyer ce message. 

Activer le paiement à la réservation pour engager davantage votre client

Grâce à SmartAgenda, la mise en place du paiement en ligne lors de la réservation est simple et efficace. Ce règlement s’effectue en utilisant une carte bancaire et s’avère essentiel pour confirmer un rendez-vous. Vous avez la flexibilité de déterminer le montant à payer en fonction du motif du rendez-vous choisi.

L’introduction du paiement d’acompte ou comptant contribue à réduire significativement le taux d’absentéisme de vos clients.