Comment gérer les absences clients dans SmartAgenda ?
La gestion des absences est un aspect important du suivi de votre activité professionnelle. SmartAgenda propose une fonctionnalité simple pour noter et suivre les clients qui ne se présentent pas à leurs rendez-vous.
Comment marquer un client absent à son rendez-vous ?
Le processus de notification d’absence est très simple dans SmartAgenda. Depuis votre agenda, il vous suffit de :
Cliquer sur le rendez-vous concerné
Cocher la case Client non venu qui apparaît dans la fenêtre
Un indicateur visuel apparaîtra alors sur le rendez-vous, signalant l’absence du client
Cette fonctionnalité vous permet non seulement de garder une trace des absences, mais également de générer des statistiques précieuses pour votre activité. Ces données statistiques sur les absences peuvent être consultées via un module dédié, vous permettant ainsi d’analyser les tendances et d’ajuster votre politique de gestion des rendez-vous en conséquence.
Vous souhaitez proposer différents rendez-vous à vos utilisateurs ? Pour rappel, dans SmartAgenda, les prestations représentent les types de rendez-vous que vous allez proposer à vos clients. Ce guide vous explique pas à pas comment procéder pour paramétrer vos prestations et les rendre disponibles à la réservation en ligne.
Comment configurer les paramètres d’une prestation ?
Pour créer une nouvelle prestation, commencez par accéder à votre Agenda puis cliquez sur Réglages dans la barre des tâches. Dans le menu Prestations, sélectionnez le sous-menu Prestations puis cliquez sur Nouvelle Prestation en haut à droite.
La configuration de base vous permet de personnaliser votre prestation avec plusieurs éléments essentiels :
Une image d’illustration pour la mettre en valeur
Un libellé et une description détaillée
L’association à une catégorie si vous en avez créé
La durée via une liste déroulante
Une couleur distinctive
L’option de visioconférence
Le tarif
Quelles sont les options avancées disponibles ?
Dans les paramètres avancés, vous disposez de plusieurs fonctionnalités pour affiner votre prestation :
Vous pouvez choisir de rendre la prestation visible sur votre site de prise de rendez-vous et définir si elle est réservable en ligne. Une fonctionnalité pratique permet également de bloquer du temps avant et après la prestation, idéal pour prévoir la préparation du rendez-vous selon votre activité.
Avant d’enregistrer, n’oubliez pas de sélectionner qui réalisera cette prestation. Une fois créée, vous pourrez toujours modifier ou supprimer votre prestation en retournant dans le menu Prestations.
Si vous avez activé la réservation en ligne, votre prestation sera immédiatement disponible pour vos clients sur votre site de prise de rendez-vous.
Comment planifier vos plages d’activités sur SmartAgenda ?
Pour vous rendre disponible à la prise de rendez-vous en ligne, vous devez planifier vos horaires d’ouvertures qui s’afficheront sur votre site de prise de rendez-vous en ligne. La planification des Plages d’activités est essentielle pour gérer efficacement votre activité avec SmartAgenda.
Comment créer une plage d’activité simple ?
Pour commencer, accédez à votre agenda et cliquez sur Planifier dans la barre des tâches. Sélectionnez le jour souhaité et positionnez votre curseur sur l’heure de début désirée. Si votre agenda comporte plusieurs colonnes, veillez à sélectionner le créneau horaire dans la colonne appropriée.
Une fois le créneau horaire sélectionné, vous pourrez :
Définir les heures de début et de fin précises
Opter pour une ouverture toute la journée si nécessaire
Ajouter une description visible au survol de l’agenda
Choisir une couleur spécifique pour votre plage d’activité
Comment configurer une plage d’activité récurrente ?
Pour les plages d’activité régulières, SmartAgenda propose une option de récurrence pratique. Cochez simplement la case récurrent pour accéder aux paramètres avancés. Vous pourrez alors :
Sélectionner la fréquence de récurrence par semaine
Choisir les jours spécifiques de la semaine (par exemple, tous les lundis et mardis)
Définir une date de fin ou opter pour une récurrence indéfinie (option recommandée)
N’oubliez pas de sélectionner les prestations qui seront disponibles durant cette plage horaire avant d’enregistrer. Une fois créée, votre plage d’activité sera visible dans votre planification et les prestations sélectionnées seront automatiquement disponibles pour la prise de rendez-vous en ligne.
Comment modifier ou supprimer vos plages d’activité récurrentes dans SmartAgenda ?
Vous serez peut être un jour amené à modifier vos horaires de disponibilités, c’est pourquoi la gestion de vos plages d’activité récurrentes est essentielle pour maintenir un agenda professionnel organisé. Voici un guide détaillé pour vous aider à les gérer efficacement.
Comment reconnaître et gérer une plage d’activité récurrente ?
Dans votre agenda, accédez à la fonction Planifier depuis la barre des tâches. Vous pourrez facilement identifier une plage d’activité récurrente grâce à son pictogramme distinctif. Contrairement à une plage horaire exceptionnelle qui n’apparaît qu’une fois, les plages récurrentes se répètent automatiquement sur les semaines suivantes.
Quelles sont les options de modification et de suppression ?
Lorsque vous cliquez sur une plage d’activité récurrente, deux options s’offrent à vous :
Modifier toutes les plages de la série : Idéal pour des changements permanents, comme ajuster vos horaires d’ouverture annuels. Par exemple, si vous souhaitez commencer votre activité à 10h au lieu de 9h tous les jours, cette option modifiera l’ensemble de vos plages récurrentes.
Modifier uniquement cette plage : Parfait pour les ajustements ponctuels. Si vous devez exceptionnellement commencer à 11h un jeudi spécifique, cette option vous permet de modifier uniquement cette journée sans affecter les autres jeudis de l’année.
Pour la suppression, le même principe s’applique. Cependant, il est généralement recommandé d’éviter de supprimer des plages d’activité. Si vous ne souhaitez plus travailler un jour particulier (comme le vendredi), il est préférable de modifier la récurrence en décochant ce jour. Pour des indisponibilités ponctuelles, privilégiez la création d’une indisponibilité plutôt que la suppression de la plage d’activité.
Toute modification ou suppression de zones de disponibilité impacte directement votre système de prise de rendez-vous en ligne : vos clients pourront réserver selon vos nouveaux horaires, ou ne pourront plus réserver sur les plages supprimées.
Comment modifier ou supprimer une plage d’activité exceptionnelle dans SmartAgenda ?
Si vous avez besoin de changer vos nouveaux horaires d’ouverture exceptionnelles pour cause d’un imprévu, il est tout à fait possible de le modifier avec SmartAgenda. La gestion des plages d’activité uniques et non récurrentes dans votre agenda est une opération simple mais importante. Voici comment procéder efficacement pour les modifier ou les supprimer.
Comment identifier et gérer une plage d’activité exceptionnelle ?
Contrairement aux plages d’activité récurrentes, identifiables par leur pictogramme spécifique et qui se répètent automatiquement, une plage d’activité exceptionnelle est unique et n’apparaît pas sur les semaines suivantes.
Pour la gérer :
Ouvrez votre agenda
Cliquez sur Planifier dans la barre des tâches
Sélectionnez la plage d’activité exceptionnelle concernée
Une fois sélectionnée, vous pouvez soit :
Modifier les horaires selon vos besoins et enregistrer les changements
Supprimer la plage en cliquant sur supprimer puis confirmer votre choix
Après modification ou suppression, votre système de prise de rendez-vous en ligne s’ajustera automatiquement : si vous avez modifié la plage, les nouveaux horaires seront disponibles à la réservation. En cas de suppression, cette plage horaire ne sera plus accessible pour vos clients.
Comment faire pour qu’on mon site reflète l’identité de mon entreprise ?
Un site de prise de rendez-vous en ligne reflétant l’identité de votre entreprise est essentiel pour inspirer confiance à vos clients. SmartAgenda vous permet de personnaliser entièrement votre interface de réservation pour qu’elle soit parfaitement alignée avec votre image de marque.
Comment accéder aux options de personnalisation ?
Pour commencer la personnalisation, connectez-vous à votre compte SmartAgenda et accédez aux réglages depuis la barre des tâches. Dans la section Site internet, vous trouverez le menu Apparence et contenu qui regroupe toutes les options de personnalisation.
Quels éléments puis-je personnaliser sur mon site de réservation ?
La personnalisation de votre site s’articule autour de plusieurs éléments clés :
Contenu textuel et informations
Titre principal (généralement le nom de votre entreprise)
Sous-titre personnalisé ou slogan
Présentation détaillée de votre entreprise
Horaires d’ouverture
Instructions d’accès
Informations importantes (affichées en rouge pour plus de visibilité)
Informations pratiques pour vos clients
Grille tarifaire et moyens de paiement acceptés
Éléments visuels et design
Intégration de votre logo
Personnalisation des couleurs du site
Choix parmi différents styles d’apparence
Ajout des liens vers vos réseaux sociaux avec affichage des icônes correspondantes
Optimisation et diffusion
URL personnalisée pour votre page de réservation, facilement intégrable à vos réseaux sociaux ou votre site web existant
Section dédiée au référencement SEO permettant d’optimiser votre visibilité en ligne avec :
Un titre optimisé pour votre activité
Une description pertinente pour améliorer votre positionnement dans les résultats de recherche
Une fois tous ces éléments personnalisés selon vos besoins, il vous suffit d’enregistrer les modifications pour que votre site de prise de rendez-vous reflète instantanément votre identité professionnelle.
Comment ajouter des photos à votre site de prise de rendez-vous SmartAgenda ?
Personnaliser votre site de prise de rendez-vous en ligne avec des photos professionnelles est un excellent moyen de mettre en valeur votre activité. SmartAgenda vous permet d’intégrer facilement vos images pour créer une expérience visuelle attrayante pour vos clients.
Comment ajouter des images dans votre galerie ?
La gestion de vos images se fait depuis l’espace Réglages de votre agenda. Dans le menu Site internet, accédez au sous-menu Galerie d’image. Pour ajouter une nouvelle photo, cliquez sur le bouton Nouvelle image en haut à droite de votre écran.
Le processus d’ajout est simple :
Donnez un libellé descriptif à votre image (par exemple Salle d’accueil)
Cliquez sur Choisir une image
Sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur via Envoyer un fichier
Validez l’envoi en cliquant sur Envoyer les fichiers
Sélectionnez l’image dans la liste des fichiers
Enregistrez vos modifications
Comment visualiser vos images sur votre site ?
Une fois vos images téléchargées et enregistrées, vous pouvez les voir directement sur votre site de prise de rendez-vous en ligne. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur Site RDV dans la barre des tâches de votre interface SmartAgenda. Vos clients pourront ainsi découvrir votre établissement à travers les photos que vous aurez sélectionnées.
Comment gérer vos indisponibilités sur SmartAgenda ?
Votre agenda professionnel nécessite parfois d’être bloqué pour diverses raisons : réunions, formations, congés ou autres engagements personnels. SmartAgenda vous permet de gérer facilement ces périodes d’indisponibilité, qu’elles soient ponctuelles ou récurrentes.
Comment créer une indisponibilité ponctuelle ?
La création d’une indisponibilité dans votre agenda se fait en quelques clics simples. Commencez par ouvrir votre agenda et repérez le jour concerné. Positionnez votre curseur sur l’heure de début souhaitée – par exemple 10h. Si vous travaillez avec plusieurs colonnes dans votre agenda, veillez à sélectionner la bonne colonne pour votre indisponibilité.
Une fois le créneau horaire sélectionné, cliquez dessus puis sur le bouton indisponibilité. Une fenêtre de configuration s’ouvrira, vous permettant de définir précisément votre plage horaire. Vous pouvez soit spécifier une période précise (comme 10h-11h) soit bloquer la journée entière. Pour plus de clarté, vous avez la possibilité d’ajouter un motif et une description qui sera visible au survol de votre agenda.
Comment mettre en place une indisponibilité récurrente ?
SmartAgenda offre également la possibilité de créer des indisponibilités récurrentes, particulièrement utiles pour des événements réguliers. Pour cela, il suffit de cocher la case récurrent lors de la création de votre indisponibilité. Vous pourrez alors personnaliser la récurrence selon vos besoins :
Choisir la fréquence hebdomadaire
Sélectionner les jours de la semaine concernés (par exemple, tous les vendredis)
Définir une date de fin ou laisser la récurrence se répéter indéfiniment
Une fois vos paramètres configurés et enregistrés, votre indisponibilité apparaîtra dans votre agenda. Durant ces périodes, la prise de rendez-vous en ligne sera automatiquement bloquée, assurant ainsi une gestion optimale de votre emploi du temps
Modifier ou supprimer une indisponibilité exceptionnelle
La gestion efficace de vos Indisponibilitésuniques et non récurrentes est essentielle pour maintenir un agenda bien organisé. SmartAgenda vous propose une solution simple pour gérer vos indisponibilités exceptionnelles.
Quelle est la différence entre une indisponibilité récurrente et exceptionnelle ?
Dans votre agenda SmartAgenda, vous pouvez distinguer deux types d’indisponibilités. L’indisponibilité récurrente, reconnaissable à son icône spécifique, se répète automatiquement chaque semaine. À l’inverse, une indisponibilité exceptionnelle est unique et n’apparaît pas dans les semaines suivantes.
Comment modifier ou supprimer une indisponibilité exceptionnelle ?
La modification d’une indisponibilité exceptionnelle se fait en quelques clics depuis l’onglet Agenda. Pour ajuster une indisponibilité, il suffit de :
Cliquer sur l’indisponibilité concernée dans votre agenda
Modifier les horaires selon vos besoins
Enregistrer les changements
Par exemple, si vous avez une indisponibilité le vendredi matin de 10h à 11h et que vous souhaitez l’étendre jusqu’à 12h, vous pouvez facilement ajuster l’horaire de fin.
Pour supprimer entièrement une indisponibilité exceptionnelle, il vous suffit de cliquer dessus et de sélectionner l’option de suppression. Une fois cette action effectuée, le créneau redevient automatiquement disponible dans votre système de prise de rendez-vous en ligne. Vos clients pourront ainsi réserver sur ces nouveaux créneaux disponibles.
Modifier ou supprimer une indisponibilité récurrente
Les Indisponibilités récurrentes sont un outil essentiel pour gérer efficacement votre agenda en ligne. Votre agenda professionnel nécessite parfois d’être bloqué pendant quelques jours sur plusieurs semaines. Voici comment les modifier ou les supprimer selon vos besoins.
Comment identifier une indisponibilité récurrente ?
Dans l’onglet Agenda, vous pouvez facilement reconnaître une indisponibilité récurrente grâce à son icône distinctif. Contrairement à une indisponibilité exceptionnelle qui n’apparaît qu’une seule fois, l’indisponibilité récurrente se répète automatiquement sur les semaines suivantes selon le schéma défini.
Comment modifier ou supprimer vos indisponibilités ?
Lorsque vous cliquez sur une indisponibilité récurrente, deux options s’offrent à vous :
Modifier toutes les plages de la série : Cette option vous permet de modifier l’ensemble des occurrences. Par exemple, si vous avez une indisponibilité récurrente tous les lundis de 9h à 12h et que vous souhaitez être disponible à partir de 11h, cette modification s’appliquera à tous les lundis à venir.
Modifier uniquement cette plage : Cette option vous permet de faire une exception pour une date spécifique sans affecter les autres occurrences. Par exemple, si vous souhaitez modifier l’horaire uniquement pour le lundi 20 novembre de 9h à 10h, les autres lundis conserveront leurs horaires d’origine.
Si vous décidez de supprimer complètement une indisponibilité récurrente, il suffit de sélectionner Modifier toutes les plages de la série et de supprimer l’indisponibilité. La plage horaire redeviendra alors disponible pour la prise de rendez-vous en ligne à partir de l’horaire précédemment bloqué.
Ces ajustements se reflètent immédiatement dans votre système de prise de rendez-vous en ligne, permettant à vos clients de réserver en fonction de vos nouvelles disponibilités.
Comment créer un rendez-vous manuellement dans SmartAgenda ?
La prise de rendez-vous manuelle dans SmartAgenda est un processus simple et rapide. Si vous avez besoin de prendre un rendez-vous manuellement depuis votre agenda, voici un guide détaillé pour créer vos premiers rendez-vous en quelques clics.
Comment sélectionner le bon créneau horaire ?
La première étape consiste à naviguer dans votre agenda jusqu’au créneau souhaité. Depuis l’onglet Agenda, il vous suffit de cliquer directement sur l’horaire désiré. Si votre agenda comporte plusieurs colonnes (par exemple pour différents praticiens ou services), veillez à bien positionner votre curseur dans la colonne appropriée avant de cliquer.
Comment renseigner les informations du rendez-vous ?
Une fois le créneau sélectionné, une fenêtre de création de rendez-vous s’ouvre. Vous pourrez alors :
Saisir le nom du client : un système de saisie semi-automatique vous permet de retrouver rapidement vos clients existants en tapant simplement les premières lettres de leur nom
Sélectionner la prestation à réaliser parmi celles que vous avez configurées
Ajouter des notes ou informations complémentaires qui seront visibles au survol du rendez-vous dans l’agenda
Une fois ces informations renseignées, il ne vous reste plus qu’à enregistrer pour finaliser la création du rendez-vous. Celui-ci apparaîtra immédiatement dans votre planning aux date et heure sélectionnées.
Découvrir les étapes de lancement de la prise de rendez-vous en vidéo
Vous venez de créer votre compte SmartAgenda et vous ne savez pas comment lancer votre prise de rendez-vous en ligne ? Il suffit de suivre les 3 étapes que nous vous décrivons ci-dessous !
Comprendre comment lancer la prise de rendez-vous en ligne en quelques lignes
Ajouter des collaborateurs / utilisateurs
Dans le cas où vous n’êtes pas seul à utiliser SmartAgenda, la première étape est de créer le compte de vos collaborateurs.
Pour Ajouter des nouveaux collaborateurs il suffit de vous rendre dans les réglages puis dans le menu utilisateurs. Vous sélectionnez ensuite Agendas / Accès afin d’avoir la liste de vos agendas et de vos accès configurés sur votre agenda.
Un agenda correspond à ne colonne qui va recevoir des rendez-vous tandis qu’un accès correspond à un accès à l’agenda pour une personne qui ne prend pas en charge des rendez-vous.
Pour créer un nouvel Agenda / accès, il vous suffit de cliquer sur le bouton Nouveau en haut à droite de votre écran.
Remplissez les champs importants tel que le nom, le prénom, le mail, le login ou le mot de passe. Vous avez également la possibilité de générer un mot de passe et l’envoyer par mail afin d’envoyer à votre collaborateur ses informations de connexion.
Ajouter mes motifs de rendez-vous
Avec SmartAgenda, vous avez la possibilité de définir différentes prestations avec des libellés, durées et tarifs différents selon vos besoin.
Pour se faire, au niveau des réglages il vous suffit d’ouvrir le menu Prestations puis sélectionner Prestations. Pour modifier une prestation il vous suffit de cliquer sur le bouton Editer.
Si vous souhaitez ajouter une nouvelle prestation, cliquez sur le bouton Nouvelle prestation en haut à droite de votre écran.
Remplissez ensuite les informations relatives à cette prestation en veillant à remplir l’ensemble des champs nécessaires.
Pour la rendre disponible à la prise de rendez-vous, pensez à indiquer qui réalise cette prestation.
Planifier mes disponibilités à la prise de rendez-vous
Vous devez ensuite indiquer vos disponibilités à la prise de rendez-vous pour un créneau horaire et un ou plusieurs motifs de rendez-vous donnés.
Pour cela, cliquer en haut de votre écran sur le menu Planifier.
Cliquez sur le créneau souhaité à la date souhaité afin d’ouvrir le menu de planification. Il vous suffit ensuite de remplir les informations de planification tel que la plage souhaitée, les prestations disponibles et la récurrence de cette plage si besoin.
Désormais votre prise de rendez-vous en ligne est disponible. N’hésitez pas à personnaliser votre site de prise de rendez-vous dans l’espace Réglages puis site internet. Vous pourrez ainsi communiquer des informations à vos utilisateurs et rendre plus visuel votre site de prise de rendez-vous !
Comment créer un cours collectif dans SmartAgenda ?
La création d’un cours collectif dans SmartAgenda est une fonctionnalité essentielle pour les professionnels qui proposent des activités de groupe. Si vous avez besoin de créer un cours avec plusieurs participants, voici un guide détaillé pour configurer vos cours efficacement.
Comment configurer les paramètres de base d’un cours collectif ?
Pour commencer la configuration de votre cours collectif, suivez ces étapes :
Ouvrez votre agenda
Accédez à Réglages dans la barre des tâches
Naviguez vers le menu Prestations puis le sous-menu Prestations
Cliquez sur Nouveau cours collectif en haut à droite
Dans la configuration de base, vous pourrez définir :
Le libellé du cours
Une description détaillée
La catégorie (si vous en avez créé)
La durée via une liste déroulante
Une couleur distinctive
L’option de visioconférence
Le tarif
Une image d’illustration
Comment personnaliser les options avancées ?
La personnalisation avancée vous permet d’affiner les paramètres de votre cours collectif :
Définir la visibilité du cours sur votre site de prise de rendez-vous
Activer ou désactiver la réservation en ligne
Sélectionner les intervenants qui animeront ce cours
Configurer des préférences spécifiques via les encadrés personnalisables
Une fois votre cours collectif créé, vous pourrez facilement le repérer grâce à son icône distinctif qui le différencie d’une prestation simple. Pour toute modification ultérieure, retournez simplement dans le menu Prestations et éditez le cours concerné.
Comment programmer un cours collectif avec SmartAgenda ?
La programmation d’un cours collectif dans SmartAgenda est simple et intuitive. Voici un guide détaillé pour vous accompagner dans cette démarche.
Comment créer et paramétrer un cours collectif ?
Pour commencer, accédez à votre agenda et restez sur l’onglet correspondant. Sélectionnez la date souhaitée et positionnez votre curseur sur l’horaire désiré. Si votre agenda comporte plusieurs colonnes, veillez à sélectionner la bonne colonne pour votre cours.
Une fois l’horaire sélectionné, cliquez dessus puis choisissez l’option Cours collectif. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira vous permettant de :
Sélectionner le type de cours à programmer
Définir le nombre de places disponibles
Ajouter une description qui sera visible au survol de l’agenda
Comment gérer les participants au cours collectif ?
Une fois le cours créé, vous verrez apparaître sur la droite de votre écran la liste des participants inscrits. Le cours devient automatiquement réservable en ligne si vous avez activé cette option.
Pour ajouter manuellement un participant à votre cours collectif, il vous suffit de :
Cliquer sur le cours dans l’agenda
Sélectionner l’icône + située en haut à droite
Choisir le client à ajouter
Enregistrer vos modifications
Cette méthode simple et efficace vous permet de gérer facilement vos cours collectifs tout en gardant une vue d’ensemble sur vos participants.
Comment créer et gérer vos catégories de prestations dans SmartAgenda ?
Regrouper ses motifs de rendez-vous pour simplifier l’expérience utilisateur est une fonctionnalité essentielle de SmartAgenda qui vous permet d’organiser efficacement vos services. Les Catégories de prestations vous permettent de regrouper des prestations du même type pour améliorer l’expérience utilisateur. Découvrez comment mettre en place et personnaliser vos catégories en quelques étapes simples.
Comment créer une nouvelle catégorie de prestations ?
Pour créer une nouvelle catégorie, commencez par accéder aux réglages de votre agenda via la barre des tâches. Dans le menu Prestations, sélectionnez le sous-menu Catégories. Une fois dans cette section, cliquez sur le bouton Nouvelle catégorie situé en haut à droite de votre écran.
Lors de la création, vous pourrez personnaliser votre catégorie en définissant :
Un titre explicite (par exemple Rendez-vous en visio)
Une description détaillée de la catégorie
Une image illustrative pour une meilleure identification
Comment personnaliser et gérer vos catégories existantes ?
SmartAgenda offre des options de personnalisation avancée pour chaque catégorie. Vous disposez notamment de trois encadrés personnalisables (perso 1, 2 et 3) qui, bien que facultatifs, permettent d’ajouter des informations supplémentaires à vos catégories via des champs de fusion.
Une fois vos catégories créées, vous pouvez facilement :
Les modifier en cliquant sur le bouton d’édition
Réorganiser leur ordre d’affichage selon vos préférences
Les supprimer si elles ne sont plus nécessaires
N’oubliez pas de sauvegarder vos modifications après chaque changement pour conserver vos paramètres.
