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Comment créer une prestation dans SmartAgenda ?

Vous souhaitez proposer différents rendez-vous à vos utilisateurs ? Pour rappel, dans SmartAgenda, les prestations représentent les types de rendez-vous que vous allez proposer à vos clients. Ce guide vous explique pas à pas comment procéder pour paramétrer vos prestations et les rendre disponibles à la réservation en ligne.

Comment configurer les paramètres d’une prestation ?

Pour créer une nouvelle prestation, commencez par accéder à votre Agenda puis cliquez sur Réglages dans la barre des tâches. Dans le menu Prestations, sélectionnez le sous-menu Prestations puis cliquez sur Nouvelle Prestation en haut à droite.

La configuration de base vous permet de personnaliser votre prestation avec plusieurs éléments essentiels :

• Une image d’illustration pour la mettre en valeur

• Un libellé et une description détaillée

• L’association à une catégorie si vous en avez créé

• La durée via une liste déroulante

• Une couleur distinctive

• L’option de visioconférence

• Le tarif

Quelles sont les options avancées disponibles ?

Dans les paramètres avancés, vous disposez de plusieurs fonctionnalités pour affiner votre prestation :

Vous pouvez choisir de rendre la prestation visible sur votre site de prise de rendez-vous et définir si elle est réservable en ligne. Une fonctionnalité pratique permet également de bloquer du temps avant et après la prestation, idéal pour prévoir la préparation du rendez-vous selon votre activité.

Avant d’enregistrer, n’oubliez pas de sélectionner qui réalisera cette prestation. Une fois créée, vous pourrez toujours modifier ou supprimer votre prestation en retournant dans le menu Prestations.

Si vous avez activé la réservation en ligne, votre prestation sera immédiatement disponible pour vos clients sur votre site de prise de rendez-vous.

Comment planifier vos plages d’activités sur SmartAgenda ?

Pour vous rendre disponible à la prise de rendez-vous en ligne, vous devez planifier vos horaires d’ouvertures qui s’afficheront sur votre site de prise de rendez-vous en ligne. La planification des Plages d’activités est essentielle pour gérer efficacement votre activité avec SmartAgenda.

Comment créer une plage d’activité simple ?

Pour commencer, accédez à votre agenda et cliquez sur Planifier dans la barre des tâches. Sélectionnez le jour souhaité et positionnez votre curseur sur l’heure de début désirée. Si votre agenda comporte plusieurs colonnes, veillez à sélectionner le créneau horaire dans la colonne appropriée.

Une fois le créneau horaire sélectionné, vous pourrez :

• Définir les heures de début et de fin précises
• Opter pour une ouverture toute la journée si nécessaire
• Ajouter une description visible au survol de l’agenda
• Choisir une couleur spécifique pour votre plage d’activité

Comment configurer une plage d’activité récurrente ?

Pour les plages d’activité régulières, SmartAgenda propose une option de récurrence pratique. Cochez simplement la case récurrent pour accéder aux paramètres avancés. Vous pourrez alors :

• Sélectionner la fréquence de récurrence par semaine
• Choisir les jours spécifiques de la semaine (par exemple, tous les lundis et mardis)
• Définir une date de fin ou opter pour une récurrence indéfinie (option recommandée)

N’oubliez pas de sélectionner les prestations qui seront disponibles durant cette plage horaire avant d’enregistrer. Une fois créée, votre plage d’activité sera visible dans votre planification et les prestations sélectionnées seront automatiquement disponibles pour la prise de rendez-vous en ligne.

Comment modifier ou supprimer vos plages d’activité récurrentes dans SmartAgenda ?

Vous serez peut être un jour amené à modifier vos horaires de disponibilités, c’est pourquoi la gestion de vos plages d’activité récurrentes est essentielle pour maintenir un agenda professionnel organisé. Voici un guide détaillé pour vous aider à les gérer efficacement.

Comment reconnaître et gérer une plage d’activité récurrente ?

Dans votre agenda, accédez à la fonction Planifier depuis la barre des tâches. Vous pourrez facilement identifier une plage d’activité récurrente grâce à son pictogramme distinctif. Contrairement à une plage horaire exceptionnelle qui n’apparaît qu’une fois, les plages récurrentes se répètent automatiquement sur les semaines suivantes.

Quelles sont les options de modification et de suppression ?

Lorsque vous cliquez sur une plage d’activité récurrente, deux options s’offrent à vous :

1. Modifier toutes les plages de la série : Idéal pour des changements permanents, comme ajuster vos horaires d’ouverture annuels. Par exemple, si vous souhaitez commencer votre activité à 10h au lieu de 9h tous les jours, cette option modifiera l’ensemble de vos plages récurrentes.
2. Modifier uniquement cette plage : Parfait pour les ajustements ponctuels. Si vous devez exceptionnellement commencer à 11h un jeudi spécifique, cette option vous permet de modifier uniquement cette journée sans affecter les autres jeudis de l’année.

Pour la suppression, le même principe s’applique. Cependant, il est généralement recommandé d’éviter de supprimer des plages d’activité. Si vous ne souhaitez plus travailler un jour particulier (comme le vendredi), il est préférable de modifier la récurrence en décochant ce jour. Pour des indisponibilités ponctuelles, privilégiez la création d’une indisponibilité plutôt que la suppression de la plage d’activité.

Toute modification ou suppression de zones de disponibilité impacte directement votre système de prise de rendez-vous en ligne : vos clients pourront réserver selon vos nouveaux horaires, ou ne pourront plus réserver sur les plages supprimées.

Comment modifier ou supprimer une plage d’activité exceptionnelle dans SmartAgenda ?

Si vous avez besoin de changer vos nouveaux horaires d’ouverture exceptionnelles pour cause d’un imprévu, il est tout à fait possible de le modifier avec SmartAgenda. La gestion des plages d’activité uniques et non récurrentes dans votre agenda est une opération simple mais importante. Voici comment procéder efficacement pour les modifier ou les supprimer.

Comment identifier et gérer une plage d’activité exceptionnelle ?

Contrairement aux plages d’activité récurrentes, identifiables par leur pictogramme spécifique et qui se répètent automatiquement, une plage d’activité exceptionnelle est unique et n’apparaît pas sur les semaines suivantes.

Pour la gérer :

1. Ouvrez votre agenda
2. Cliquez sur Planifier dans la barre des tâches
3. Sélectionnez la plage d’activité exceptionnelle concernée

Une fois sélectionnée, vous pouvez soit :

• Modifier les horaires selon vos besoins et enregistrer les changements
• Supprimer la plage en cliquant sur supprimer puis confirmer votre choix

Après modification ou suppression, votre système de prise de rendez-vous en ligne s’ajustera automatiquement : si vous avez modifié la plage, les nouveaux horaires seront disponibles à la réservation. En cas de suppression, cette plage horaire ne sera plus accessible pour vos clients.

Comment faire pour qu’on mon site reflète l’identité de mon entreprise ?

Un site de prise de rendez-vous en ligne reflétant l’identité de votre entreprise est essentiel pour inspirer confiance à vos clients. SmartAgenda vous permet de personnaliser entièrement votre interface de réservation pour qu’elle soit parfaitement alignée avec votre image de marque.

Comment accéder aux options de personnalisation ?

Pour commencer la personnalisation, connectez-vous à votre compte SmartAgenda et accédez aux réglages depuis la barre des tâches. Dans la section Site internet, vous trouverez le menu Apparence et contenu qui regroupe toutes les options de personnalisation.

Quels éléments puis-je personnaliser sur mon site de réservation ?

La personnalisation de votre site s’articule autour de plusieurs éléments clés :

Contenu textuel et informations

• Titre principal (généralement le nom de votre entreprise)
• Sous-titre personnalisé ou slogan
• Présentation détaillée de votre entreprise
• Horaires d’ouverture
• Instructions d’accès
• Informations importantes (affichées en rouge pour plus de visibilité)
• Informations pratiques pour vos clients
• Grille tarifaire et moyens de paiement acceptés

Éléments visuels et design

• Intégration de votre logo
• Personnalisation des couleurs du site
• Choix parmi différents styles d’apparence
• Ajout des liens vers vos réseaux sociaux avec affichage des icônes correspondantes

Optimisation et diffusion

• URL personnalisée pour votre page de réservation, facilement intégrable à vos réseaux sociaux ou votre site web existant
• Section dédiée au référencement SEO permettant d’optimiser votre visibilité en ligne avec :
  • Un titre optimisé pour votre activité
  • Une description pertinente pour améliorer votre positionnement dans les résultats de recherche

Une fois tous ces éléments personnalisés selon vos besoins, il vous suffit d’enregistrer les modifications pour que votre site de prise de rendez-vous reflète instantanément votre identité professionnelle.