Catégorie : Tutoriels vidéo

Comment personnaliser vos mails de rappel de rendez-vous sur SmartAgenda ?

by Florian THIERSNotifications & Communication clientLeave a Comment on Comment personnaliser vos mails de rappel de rendez-vous sur SmartAgenda ?

Comment configurer le mail de rappel de rendez-vous ?

Vous souhaitez personnaliser les messages que vos clients reçoivent avant leurs rendez-vous ? SmartAgenda vous offre cette possibilité ! En quelques clics, vous pouvez adapter le contenu et le timing de vos mails de rappel pour une expérience utilisateur plus adapté à votre activité.

Pourquoi personnaliser ses mails de rappel ?

Les mails de rappel sont un excellent moyen de :

  • Confirmer le rendez-vous au client.
  • Rappeler les informations importantes (date, heure, lieu).
  • Ajouter une touche personnelle à votre communication.
  • Inclure des informations complémentaires (accès, préparation, etc.).

Comment procéder ?

  1. Accédez aux paramètres :
    • Ouvrez votre agenda SmartAgenda.
    • Cliquez sur Réglages dans la barre des tâches.
    • Sélectionnez Préférences puis Générales.
  2. Activez et personnalisez les mails de rappel :
    • Dans la section Mail de rappel de RDV, cochez la case Activer les mails de rappel.
    • Définissez le délai d’envoi du rappel (1, 2, 4 jours avant le rendez-vous).
    • Personnalisez l’objet du mail pour qu’il soit plus attrayant.
    • Rédigez le contenu du mail en y ajoutant les informations pertinentes (nom du client, date, heure, lieu, etc.). Vous pouvez également insérer des liens utiles ou des instructions spécifiques.
  3. Enregistrez vos modifications :
    • Une fois vos personnalisations effectuées, cliquez sur Enregistrer.

Personnalisez tous vos messages automatiques

Cette méthode s’applique également aux autres types de messages automatiques envoyés par SmartAgenda (confirmation de rendez-vous, annulation, etc.). Il vous suffit de suivre les mêmes étapes pour chacun d’eux.

En personnalisant vos mails de rappel, vous améliorez l’expérience client et renforcez votre image professionnelle.

Comment retirer une prestation de mon catalogue ?

by Baptiste CORNIERTutoriels vidéoLeave a Comment on Comment retirer une prestation de mon catalogue ?

Comment désactiver une prestation sans la supprimer ?

Lorsque vous avez décidé de retirer une prestation de votre catalogue de prestation, il est possible de simplement désactiver la prestation sans la supprimer.

Comment désactiver une prestation ?

Le processus de désactivation est simple et rapide à mettre en place :

  • Accédez aux Réglages depuis la barre des tâches de votre agenda
  • Naviguez vers le menu Prestations puis Prestations
  • Sélectionnez la prestation concernée et cliquez sur Éditer
  • Cliquez maintenant sur le bouton Désactiver en haut à droite

Une fois la prestation désactivée, vos utilisateurs ne pourront plus effectuer de réservations via votre site de prise de rendez-vous en ligne pour cette prestation. Cette fonctionnalité est particulièrement utile afin de garder dans vos statistiques tous les rendez-vous pris pour cette prestation. Vous pourrez également retrouver ces rendez-vous dans les fiches clients.

Comment bloquer l’accès à la prise de rendez-vous en ligne pour un client sur SmartAgenda ?

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Comment bloquer l’accès à la prise de rendez-vous en ligne pour un client sur SmartAgenda ?

Comment empêcher un client de prendre rendez-vous ?

Face à des clients qui annulent régulièrement leurs rendez-vous pris en ligne, SmartAgenda propose une solution simple pour gérer cette situation. La plateforme vous permet de restreindre l’accès à la prise de rendez-vous en ligne pour des clients spécifiques.

Comment désactiver la prise de rendez-vous en ligne pour un client ?

Le processus de blocage est simple et rapide à mettre en place :

  • Accédez aux Réglages depuis la barre des tâches de votre agenda
  • Naviguez vers le menu Clients puis Liste des clients
  • Sélectionnez le client concerné et cliquez sur Éditer
  • Cochez la case Bloquer l’accès dans sa fiche client
  • Sauvegardez les modifications

Une fois cette option activée, le client ne pourra plus effectuer de réservations via votre site de prise de rendez-vous en ligne. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour gérer les cas d’annulations répétitives qui peuvent perturber votre planning. Le client devra alors passer directement par vous pour toute prise de rendez-vous, vous permettant ainsi un meilleur contrôle de votre agenda.

Comment fusionner des fiches clients en double dans SmartAgenda ?

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Comment fusionner des fiches clients en double dans SmartAgenda ?

Comment fusionner deux fiches clients ?

La gestion des doublons dans votre base clients est essentielle pour maintenir des données propres et exploitables. SmartAgenda propose une fonctionnalité de fusion des fiches clients pour vous aider à consolider vos données.

Comment réaliser une fusion de fiches clients ?

Pour fusionner deux fiches clients, suivez ces étapes depuis votre agenda :

  • Accédez aux Réglages depuis la barre des tâches
  • Naviguez vers le menu Clients puis Liste des clients
  • Cochez la case fusion pour les deux fiches concernées
  • Cliquez sur le bouton Fusionner

Comment choisir les informations à conserver ?

La fusion de fiches clients nécessite une attention particulière car elle est irréversible. Lors de la fusion :

  • Utilisez les flèches bleues (droite ou gauche) pour sélectionner les informations à conserver
  • Vérifiez attentivement chaque information avant de la valider
  • Portez une attention particulière aux adresses email : en cas de doute, il est recommandé de reporter la fusion
  • Gardez à l’esprit que toute information non sélectionnée sera définitivement supprimée

Une fois la fusion validée, les deux fiches seront consolidées en une seule, regroupant toutes les informations sélectionnées. Cette opération étant définitive, prenez le temps de bien vérifier vos choix avant de confirmer la fusion.

Comment gérer les données clients ?

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Comment gérer les données clients ?

Comment créer et modifier vos fiches clients dans SmartAgenda ?

La gestion efficace de votre base clients est essentielle pour votre activité. Si vous avez besoin d’ajouter un nouveau client à votre base de donnée ou de modifier la fiche d’un client existant, SmartAgenda vous propose deux méthodes simples pour gérer vos fiches clients.

Comment créer une fiche client complète depuis les réglages ?

La première méthode, plus complète, s’effectue depuis le menu Réglages. Pour y accéder :

  • Cliquez sur Réglages dans la barre des tâches
  • Accédez au menu Clients puis au sous-menu Liste des clients
  • Sélectionnez Nouveau en haut à droite

Cette interface vous permet de :

  • Remplir toutes les informations du client
  • Gérer les autorisations de prise de rendez-vous en ligne
  • Configurer les préférences de communication (mails et SMS)
  • Consulter l’historique des rendez-vous
  • Imprimer la fiche client
  • Modifier ou supprimer la fiche si nécessaire

Comment créer rapidement une fiche client depuis l’agenda ?

SmartAgenda propose également une méthode rapide directement depuis l’interface de l’agenda :

  • Cliquez sur l’icône + située à côté de la barre de recherche client
  • Remplissez les informations essentielles du client
  • Configurez les paramètres de base

Cette méthode plus rapide est idéale pour les créations de fiches en cours de journée. Notez cependant que la suppression de fiches n’est possible que depuis l’interface des réglages.

Dans les deux cas, n’oubliez pas de sauvegarder vos modifications après chaque changement pour conserver les informations mises à jour.

Comment consulter l’historique d’un client ?

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Comment consulter l’historique d’un client ?

Comment suivre les rendez-vous de vos clients avec SmartAgenda ?

C’est fonctionnalités vous permettra de vous d’avoir l’historique des rendez-vous prit par vos clients. SmartAgenda vous propose un outil statistique performant pour analyser ces données cruciales.

Comment consulter l’historique des clients non venus ?

Pour accéder à ces informations, rendez-vous dans les réglages de votre agenda via la barre des tâches. Dans le menu Statistiques, sélectionnez le sous-menu Clients non venus. Cette section vous permet d’analyser les absences sur une période définie.

La consultation se fait en quelques étapes simples :

  • Définissez la période d’analyse souhaitée (par exemple du 3 novembre au 4 décembre)
  • Cliquez sur Appliquer pour générer le rapport
  • Consultez la liste détaillée des clients absents
  • Visualisez pour chaque client le nombre total de rendez-vous pris et le nombre de rendez-vous manqués

Comment exploiter ces données ?

SmartAgenda vous offre plusieurs options pour utiliser ces informations :

  • Exportation des données pour une analyse plus approfondie
  • Impression du rapport pour vos archives ou réunions
  • Suivi régulier pour identifier les tendances et adapter votre politique de gestion des rendez-vous

Ces statistiques constituent un outil précieux pour optimiser votre planning et potentiellement mettre en place des mesures préventives contre l’absentéisme.

Comment suivre les absences de vos clients avec SmartAgenda ?

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Comment suivre les absences de vos clients avec SmartAgenda ?

Vous souhaitez suivre l’historique d’absences de vos clients avec SmartAgenda ?

Le suivi des absences clients est un aspect crucial de la gestion de votre activité. Si vous souhaitez collecter des données sur l’absences de vos clients, SmartAgenda met à votre disposition un outil statistique permettant d’analyser précisément ces données.

Comment consulter et analyser l’historique des absences clients ?

La consultation des absences se fait de manière simple et intuitive via le menu Réglages. Une fois dans la section Statistiques, puis Clients non venus, vous pouvez :

  • Définir une période d’analyse spécifique (par exemple du 3 novembre au 4 décembre)
  • Générer le rapport en cliquant sur Appliquer
  • Visualiser la liste complète des clients absents
  • Consulter pour chaque client le nombre total de rendez-vous pris et manqués

SmartAgenda vous offre également la possibilité d’exploiter ces données de différentes manières :

  • Exportation des statistiques pour une analyse approfondie
  • Impression du rapport pour vos archives ou pour des présentations
  • Suivi régulier permettant d’identifier des tendances et d’adapter votre stratégie de gestion

Ces informations sont précieuses pour optimiser votre planning et potentiellement mettre en place des actions ciblées pour réduire l’absentéisme.

Comment notifier l’absence d’un client ?

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Comment notifier l’absence d’un client ?

Comment gérer les absences clients dans SmartAgenda ?

La gestion des absences est un aspect important du suivi de votre activité professionnelle. SmartAgenda propose une fonctionnalité simple pour noter et suivre les clients qui ne se présentent pas à leurs rendez-vous.

Comment marquer un client absent à son rendez-vous ?

Le processus de notification d’absence est très simple dans SmartAgenda. Depuis votre agenda, il vous suffit de :

  • Cliquer sur le rendez-vous concerné
  • Cocher la case Client non venu qui apparaît dans la fenêtre
  • Un indicateur visuel apparaîtra alors sur le rendez-vous, signalant l’absence du client

Cette fonctionnalité vous permet non seulement de garder une trace des absences, mais également de générer des statistiques précieuses pour votre activité. Ces données statistiques sur les absences peuvent être consultées via un module dédié, vous permettant ainsi d’analyser les tendances et d’ajuster votre politique de gestion des rendez-vous en conséquence.

Comment créer plusieurs types de rendez-vous ?

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Comment créer plusieurs types de rendez-vous ?

Comment créer une prestation dans SmartAgenda ?

Vous souhaitez proposer différents rendez-vous à vos utilisateurs ? Pour rappel, dans SmartAgenda, les prestations représentent les types de rendez-vous que vous allez proposer à vos clients. Ce guide vous explique pas à pas comment procéder pour paramétrer vos prestations et les rendre disponibles à la réservation en ligne.

Comment configurer les paramètres d’une prestation ?

Pour créer une nouvelle prestation, commencez par accéder à votre Agenda puis cliquez sur Réglages dans la barre des tâches. Dans le menu Prestations, sélectionnez le sous-menu Prestations puis cliquez sur Nouvelle Prestation en haut à droite.

La configuration de base vous permet de personnaliser votre prestation avec plusieurs éléments essentiels :

  • Une image d’illustration pour la mettre en valeur
  • Un libellé et une description détaillée
  • L’association à une catégorie si vous en avez créé
  • La durée via une liste déroulante
  • Une couleur distinctive
  • L’option de visioconférence
  • Le tarif

Quelles sont les options avancées disponibles ?

Dans les paramètres avancés, vous disposez de plusieurs fonctionnalités pour affiner votre prestation :

Vous pouvez choisir de rendre la prestation visible sur votre site de prise de rendez-vous et définir si elle est réservable en ligne. Une fonctionnalité pratique permet également de bloquer du temps avant et après la prestation, idéal pour prévoir la préparation du rendez-vous selon votre activité.

Avant d’enregistrer, n’oubliez pas de sélectionner qui réalisera cette prestation. Une fois créée, vous pourrez toujours modifier ou supprimer votre prestation en retournant dans le menu Prestations.

Si vous avez activé la réservation en ligne, votre prestation sera immédiatement disponible pour vos clients sur votre site de prise de rendez-vous.

Comment rendre mon planning disponible à la prise de rendez-vous ?

by Florian THIERSBien démarrer avec SmartAgendaLeave a Comment on Comment rendre mon planning disponible à la prise de rendez-vous ?

Comment planifier vos plages d’activités sur SmartAgenda ?

Pour vous rendre disponible à la prise de rendez-vous en ligne, vous devez planifier vos horaires d’ouvertures qui s’afficheront sur votre site de prise de rendez-vous en ligne. La planification des Plages d’activités est essentielle pour gérer efficacement votre activité avec SmartAgenda.

Comment créer une plage d’activité simple ?

Pour commencer, accédez à votre agenda et cliquez sur Planifier dans la barre des tâches. Sélectionnez le jour souhaité et positionnez votre curseur sur l’heure de début désirée. Si votre agenda comporte plusieurs colonnes, veillez à sélectionner le créneau horaire dans la colonne appropriée.

Une fois le créneau horaire sélectionné, vous pourrez :

  • Définir les heures de début et de fin précises
  • Opter pour une ouverture toute la journée si nécessaire
  • Ajouter une description visible au survol de l’agenda
  • Choisir une couleur spécifique pour votre plage d’activité

Comment configurer une plage d’activité récurrente ?

Pour les plages d’activité régulières, SmartAgenda propose une option de récurrence pratique. Cochez simplement la case récurrent pour accéder aux paramètres avancés. Vous pourrez alors :

  • Sélectionner la fréquence de récurrence par semaine
  • Choisir les jours spécifiques de la semaine (par exemple, tous les lundis et mardis)
  • Définir une date de fin ou opter pour une récurrence indéfinie (option recommandée)

N’oubliez pas de sélectionner les prestations qui seront disponibles durant cette plage horaire avant d’enregistrer. Une fois créée, votre plage d’activité sera visible dans votre planification et les prestations sélectionnées seront automatiquement disponibles pour la prise de rendez-vous en ligne.

Comment modifier vos horaires habituelles dans SmartAgenda ?

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Comment modifier vos horaires habituelles dans SmartAgenda ?

Comment modifier ou supprimer vos plages d’activité récurrentes dans SmartAgenda ?

Vous serez peut être un jour amené à modifier vos horaires de disponibilités, c’est pourquoi la gestion de vos plages d’activité récurrentes est essentielle pour maintenir un agenda professionnel organisé. Voici un guide détaillé pour vous aider à les gérer efficacement.

Comment reconnaître et gérer une plage d’activité récurrente ?

Dans votre agenda, accédez à la fonction Planifier depuis la barre des tâches. Vous pourrez facilement identifier une plage d’activité récurrente grâce à son pictogramme distinctif. Contrairement à une plage horaire exceptionnelle qui n’apparaît qu’une fois, les plages récurrentes se répètent automatiquement sur les semaines suivantes.

Quelles sont les options de modification et de suppression ?

Lorsque vous cliquez sur une plage d’activité récurrente, deux options s’offrent à vous :

  1. Modifier toutes les plages de la série : Idéal pour des changements permanents, comme ajuster vos horaires d’ouverture annuels. Par exemple, si vous souhaitez commencer votre activité à 10h au lieu de 9h tous les jours, cette option modifiera l’ensemble de vos plages récurrentes.
  2. Modifier uniquement cette plage : Parfait pour les ajustements ponctuels. Si vous devez exceptionnellement commencer à 11h un jeudi spécifique, cette option vous permet de modifier uniquement cette journée sans affecter les autres jeudis de l’année.

Pour la suppression, le même principe s’applique. Cependant, il est généralement recommandé d’éviter de supprimer des plages d’activité. Si vous ne souhaitez plus travailler un jour particulier (comme le vendredi), il est préférable de modifier la récurrence en décochant ce jour. Pour des indisponibilités ponctuelles, privilégiez la création d’une indisponibilité plutôt que la suppression de la plage d’activité.

Toute modification ou suppression de zones de disponibilité impacte directement votre système de prise de rendez-vous en ligne : vos clients pourront réserver selon vos nouveaux horaires, ou ne pourront plus réserver sur les plages supprimées.

Comment modifier mes horaires d’ouvertures exceptionnelles dans SmartAgenda ?

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Comment modifier mes horaires d’ouvertures exceptionnelles dans SmartAgenda ?

Comment modifier ou supprimer une plage d’activité exceptionnelle dans SmartAgenda ?

Si vous avez besoin de changer vos nouveaux horaires d’ouverture exceptionnelles pour cause d’un imprévu, il est tout à fait possible de le modifier avec SmartAgenda. La gestion des plages d’activité uniques et non récurrentes dans votre agenda est une opération simple mais importante. Voici comment procéder efficacement pour les modifier ou les supprimer.

Comment identifier et gérer une plage d’activité exceptionnelle ?

Contrairement aux plages d’activité récurrentes, identifiables par leur pictogramme spécifique et qui se répètent automatiquement, une plage d’activité exceptionnelle est unique et n’apparaît pas sur les semaines suivantes.

Pour la gérer :

  1. Ouvrez votre agenda
  2. Cliquez sur Planifier dans la barre des tâches
  3. Sélectionnez la plage d’activité exceptionnelle concernée

Une fois sélectionnée, vous pouvez soit :

  • Modifier les horaires selon vos besoins et enregistrer les changements
  • Supprimer la plage en cliquant sur supprimer puis confirmer votre choix

Après modification ou suppression, votre système de prise de rendez-vous en ligne s’ajustera automatiquement : si vous avez modifié la plage, les nouveaux horaires seront disponibles à la réservation. En cas de suppression, cette plage horaire ne sera plus accessible pour vos clients.

Comment personnaliser mon site de prise de rendez-vous en ligne ?

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Comment faire pour qu’on mon site reflète l’identité de mon entreprise ?

Un site de prise de rendez-vous en ligne reflétant l’identité de votre entreprise est essentiel pour inspirer confiance à vos clients. SmartAgenda vous permet de personnaliser entièrement votre interface de réservation pour qu’elle soit parfaitement alignée avec votre image de marque.

Comment accéder aux options de personnalisation ?

Pour commencer la personnalisation, connectez-vous à votre compte SmartAgenda et accédez aux réglages depuis la barre des tâches. Dans la section Site internet, vous trouverez le menu Apparence et contenu qui regroupe toutes les options de personnalisation.

Quels éléments puis-je personnaliser sur mon site de réservation ?

La personnalisation de votre site s’articule autour de plusieurs éléments clés :

Contenu textuel et informations

  • Titre principal (généralement le nom de votre entreprise)
  • Sous-titre personnalisé ou slogan
  • Présentation détaillée de votre entreprise
  • Horaires d’ouverture
  • Instructions d’accès
  • Informations importantes (affichées en rouge pour plus de visibilité)
  • Informations pratiques pour vos clients
  • Grille tarifaire et moyens de paiement acceptés

Éléments visuels et design

  • Intégration de votre logo
  • Personnalisation des couleurs du site
  • Choix parmi différents styles d’apparence
  • Ajout des liens vers vos réseaux sociaux avec affichage des icônes correspondantes

Optimisation et diffusion

  • URL personnalisée pour votre page de réservation, facilement intégrable à vos réseaux sociaux ou votre site web existant
  • Section dédiée au référencement SEO permettant d’optimiser votre visibilité en ligne avec :
    • Un titre optimisé pour votre activité
    • Une description pertinente pour améliorer votre positionnement dans les résultats de recherche

Une fois tous ces éléments personnalisés selon vos besoins, il vous suffit d’enregistrer les modifications pour que votre site de prise de rendez-vous reflète instantanément votre identité professionnelle.

Comment intégrer des photos sur mon site de prise de rendez vous en ligne ?

by Florian THIERSBien démarrer avec SmartAgendaLeave a Comment on Comment intégrer des photos sur mon site de prise de rendez vous en ligne ?

Comment ajouter des photos à votre site de prise de rendez-vous SmartAgenda ?

Personnaliser votre site de prise de rendez-vous en ligne avec des photos professionnelles est un excellent moyen de mettre en valeur votre activité. SmartAgenda vous permet d’intégrer facilement vos images pour créer une expérience visuelle attrayante pour vos clients.

Comment ajouter des images dans votre galerie ?

La gestion de vos images se fait depuis l’espace Réglages de votre agenda. Dans le menu Site internet, accédez au sous-menu Galerie d’image. Pour ajouter une nouvelle photo, cliquez sur le bouton Nouvelle image en haut à droite de votre écran.

Le processus d’ajout est simple :

  • Donnez un libellé descriptif à votre image (par exemple Salle d’accueil)
  • Cliquez sur Choisir une image
  • Sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur via Envoyer un fichier
  • Validez l’envoi en cliquant sur Envoyer les fichiers
  • Sélectionnez l’image dans la liste des fichiers
  • Enregistrez vos modifications

Comment visualiser vos images sur votre site ?

Une fois vos images téléchargées et enregistrées, vous pouvez les voir directement sur votre site de prise de rendez-vous en ligne. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur Site RDV dans la barre des tâches de votre interface SmartAgenda. Vos clients pourront ainsi découvrir votre établissement à travers les photos que vous aurez sélectionnées.

Comment rendre mon planning indisponible à la prise de rendez-vous ?

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Comment gérer vos indisponibilités sur SmartAgenda ?

Votre agenda professionnel nécessite parfois d’être bloqué pour diverses raisons : réunions, formations, congés ou autres engagements personnels. SmartAgenda vous permet de gérer facilement ces périodes d’indisponibilité, qu’elles soient ponctuelles ou récurrentes.

Comment créer une indisponibilité ponctuelle ?

La création d’une indisponibilité dans votre agenda se fait en quelques clics simples. Commencez par ouvrir votre agenda et repérez le jour concerné. Positionnez votre curseur sur l’heure de début souhaitée – par exemple 10h. Si vous travaillez avec plusieurs colonnes dans votre agenda, veillez à sélectionner la bonne colonne pour votre indisponibilité.

Une fois le créneau horaire sélectionné, cliquez dessus puis sur le bouton indisponibilité. Une fenêtre de configuration s’ouvrira, vous permettant de définir précisément votre plage horaire. Vous pouvez soit spécifier une période précise (comme 10h-11h) soit bloquer la journée entière. Pour plus de clarté, vous avez la possibilité d’ajouter un motif et une description qui sera visible au survol de votre agenda.

Comment mettre en place une indisponibilité récurrente ?

SmartAgenda offre également la possibilité de créer des indisponibilités récurrentes, particulièrement utiles pour des événements réguliers. Pour cela, il suffit de cocher la case récurrent lors de la création de votre indisponibilité. Vous pourrez alors personnaliser la récurrence selon vos besoins :

  • Choisir la fréquence hebdomadaire
  • Sélectionner les jours de la semaine concernés (par exemple, tous les vendredis)
  • Définir une date de fin ou laisser la récurrence se répéter indéfiniment

Une fois vos paramètres configurés et enregistrés, votre indisponibilité apparaîtra dans votre agenda. Durant ces périodes, la prise de rendez-vous en ligne sera automatiquement bloquée, assurant ainsi une gestion optimale de votre emploi du temps

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