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Modifier ou supprimer une indisponibilité récurrente

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment modifier ou supprimer une indisponibilité récurrente.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et restez sur l’onglet Agenda. 

Pour information, une indisponibilité ayant ce petit icône signifie qu’il s’agit d’une indisponibilité récurrente.  En effet, on retrouve les créneaux indisponibles les semaines suivantes. Par contre, cette indisponibilité qui, elle, est exceptionnelle est inexistante sur les prochaines semaines.

Lorsque vous cliquez sur votre indisponibilité récurrente, vous avez le choix de modifier toutes les plages de la série ou uniquement cette plage.

Si vous souhaitez modifier votre indisponibilité sur une période récurrente, vous allez choisir “modifier toutes les plages de la série”. Par contre, si vous souhaitez modifier une indisponibilité pour une journée précise, sans modifier les indisponibilités des semaines suivantes, vous pouvez choisir de modifier uniquement cette plage.

Sur cet exemple, il y a une indisponibilité récurrente, de 9h à 12h, tous les lundis.

Si vous décidez d’être disponible tous les lundis à partir de 11h. Vous allez pouvoir modifier toutes les plages de la série. Il faudra modifier l’horaire et enregistrer.

On remarque que l’horaire a été modifié tous les lundis.

Si vous voulez modifier ou supprimer un lundi en particulier, par exemple le lundi 20 novembre, sans impacter les indisponibilité des autres lundis, vous pouvez choisir de modifier cette plage uniquement. On va modifier l’heure, par exemple 10h, vous pouvez constater que cette modification n’a pas impacté les autres lundis.

Dernier cas, si vous aimeriez être disponible tous les lundis matins. Vous allez pouvoir modifier toutes les plages de la série et supprimer l’indisponibilité. La prise de rendez-vous sera de nouveau disponible à partir de 9h.

La prise de rendez-vous en ligne sera de nouveau disponible si vous avez supprimé votre indisponibilité ou elle sera modifiée en fonction des horaires que vous avez changé. 

Prendre un rendez-vous

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment prendre un rendez-vous.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et restez sur l’onglet Agenda.

Si je souhaite prendre un rendez-vous pour le lundi 13 novembre à 14h, je clique sur l’horaire 14h. Attention, si vous avez plusieurs colonnes, positionnez votre curseur sur la bonne colonne. 

Une fois que vous avez cliqué sur l’horaire, vous allez pouvoir créer votre rendez-vous. Ici vous allez pouvoir entrer le nom de votre client. Il faudra simplement écrire les premières lettres pour que des propositions apparaissent. 

Une fois que vous avez choisi votre client, vous pouvez choisir la prestation et écrire une information sur le rendez-vous. Cette information sera visible au survol de l’agenda. Ensuite enregistrez.

Votre rendez-vous est maintenant créé. 

Lancer sa prise de rendez-vous en 3 étapes avec SmartAgenda

Vous venez de créer votre compte SmartAgenda et vous ne savez pas comment lancer votre prise de rendez-vous en ligne ? Il suffit de suivre les 3 étapes que nous vous décrivons ci-dessous !

Découvrir les étapes de lancement de la prise de rendez-vous en vidéo

Découvrez quelles sont les 3 étapes pour lancer votre prise de rendez-vous en ligne grâce à ce rapide tutoriel vidéo.

Comprendre comment lancer la prise de rendez-vous en ligne en quelques lignes

Ajouter des collaborateurs / utilisateurs

Dans le cas où vous n’êtes pas seul à utiliser SmartAgenda, la première étape est de créer le compte de vos collaborateurs.

Pour Ajouter des nouveaux collaborateurs il suffit de vous rendre dans les réglages puis dans le menu utilisateurs.
Vous sélectionnez ensuite « Agendas / Accès » afin d’avoir la liste de vos agendas et de vos accès configurés sur votre agenda.

Un agenda correspond à ne colonne qui va recevoir des rendez-vous tandis qu’un accès correspond à un accès à l’agenda pour une personne qui ne prend pas en charge des rendez-vous.

Pour créer un nouvel agenda / accès, il vous suffit de cliquer sur le bouton Nouveau en haut à droite de votre écran.

Remplissez les champs importants tel que le nom, le prénom, le mail, le login ou le mot de passe. Vous avez également la possibilité de générer un mot de passe et l’envoyer par mail afin d’envoyer à votre collaborateur ses informations de connexion.

Ajouter mes motifs de rendez-vous

Avec SmartAgenda, vous avez la possibilité de définir différentes prestations avec des libellés, durées et tarifs différents selon vos besoin.

Pour se faire, au niveau des réglages il vous suffit d’ouvrir le menu Prestations puis sélectionner Prestations.
Pour modifier une prestation il vous suffit de cliquer sur le bouton Editer.

Si vous souhaitez ajouter une nouvelle prestation, cliquez sur le bouton Nouvelle prestation en haut à droite de votre écran.

Remplissez ensuite les informations relatives à cette prestation en veillant à remplir l’ensemble des champs nécessaires.

Pour la rendre disponible à la prise de rendez-vous, pensez à indiquer qui réalise cette prestation.

Planifier mes disponibilités à la prise de rendez-vous

Vous devez ensuite indiquer vos disponibilités à la prise de rendez-vous pour un créneau horaire et un ou plusieurs motifs de rendez-vous donnés.

Pour cela, cliquer en haut de votre écran sur le menu Planifier.

Cliquez sur le créneau souhaité à la date souhaité afin d’ouvrir le menu de planification. Il vous suffit ensuite de remplir les informations de planification tel que la plage souhaitée, les prestations disponibles et la récurrence de cette plage si besoin.

Désormais votre prise de rendez-vous en ligne est disponible. N’hésitez pas à personnaliser votre site de prise de rendez-vous dans l’espace Réglages puis site internet. Vous pourrez ainsi communiquer des informations à vos utilisateurs et rendre plus visuel votre site de prise de rendez-vous !

Créer un cours collectif

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment créer un cours collectif.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda puis cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Ensuite, accédez au menu Prestations puis au sous-menu Prestations.

Cliquez sur nouveau cours collectif situé en haut à droite.

Vous allez pouvoir configurer votre cours collectif en lui ajoutant un libellé et une description. Si vous avez des catégories, vous allez pouvoir associer votre cours collectif à l’une d’entre elles, choisir sa durée, en utilisant la liste déroulante et lui approprier une couleur.

Vous pouvez également choisir si ce cours sera disponible en visioconférence ou non, ajouter un tarif et lui attribuer une image d’illustration pour donner vie à votre cours collectif.

Ensuite, vous avez la possibilité d’accéder à une personnalisation avancée. Ici, vous pouvez ajouter des préférences sur le cours collectif. Vous pouvez le rendre visible sur le site de prise de rendez-vous et le rendre réservable en ligne ou non. 

Pour comprendre l’utilité des encadrés perso 1, 2 et 3 je vous laisse visionner la vidéo présente dans la description. Ils ne sont pas essentiels pour créer un cours collectif.

Avant d’enregistrer, n’oubliez pas de cocher qui réalise ce cours collectif et enregistrez. 

Vous pouvez modifier ou supprimer votre cours collectif en vous rendant dans le menu Prestation puis le sous menu Prestation et en éditant le cours concerné.

Votre cours collectif est maintenant créé. Un petit icône apparaît pour différencier une prestation simple d’un cours collectif.

Programmer un cours collectif

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment programmer un cours collectif.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et restez sur l’onglet agenda.

Choisissez le jour, par exemple mardi 14 novembre et positionnez votre curseur sur l’heure souhaitée. Attention, si vous avez plusieurs colonnes, positionnez le curseur sur la colonne désirée.

Ensuite, cliquez sur l’horaire puis sur cours collectif. Vous allez pouvoir choisir quel cours vous souhaitez programmer, entrer le nombre de places disponibles, par exemple 10 et ajouter une description. Cette information sera visible au survol de l’agenda.

Ensuite, sur la droite s’affichera le nom des participants inscrits à ce cours collectif.

Une fois que vous avez enregistré, votre cours collectif est programmé et il est réservable en ligne si vous l’avez autorisé.

Si vous souhaitez ajouter un client à ce cours collectif, cliquez sur le cours puis sur le plus en haut à droite et n’oubliez pas d’enregistrer !

Créer une catégorie de prestation

Dans cette vidéo, je vous explique comment créer et modifier une catégorie de prestation.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite accédez au menu Prestation puis au sous menu Catégories

C’est ici que vous allez pouvoir créer votre catégorie de prestations

Appuyez sur Nouvelle catégorie en haut à droite. Vous allez pouvoir lui ajouter un titre, par exemple Rendez-vous en visio, écrire une description et choisir une image pour illustrer votre catégorie.

Vous pouvez accéder à une personnalisation avancée où sont situés des encadrés perso 1 2 et 3. Ils sont facultatifs et non essentiels à la création de la catégorie. Si vous voulez en savoir plus sur cette partie, je vous laisse visionner la vidéo sur les champs de fusion présente en description. 

Une fois terminé, n’oubliez pas d’enregistrer.

Pour modifier ou supprimer vos catégories, vous pouvez éditer les catégories que vous souhaitez. Il est possible de les déplacer, en fonction de vos envies !

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