100€ offerts avec le code HELLO100 (10€ de remise sur votre abonnement pendant 10 mois) J'en profite !

Configurer le mail de rappel de rendez-vous

Dans cette vidéo, je vous explique comment configurer vos mails de rappel de rendez-vous. Cela peut être utile si vous souhaitez ajuster le contenu par défaut ou bien une information complémentaire.

Ce mail sera envoyé à toutes les personnes ayant pris un rendez-vous via votre site de prise de rendez-vous.

Pour modifier ces mails, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Préférences puis au sous menu Générales. Plus bas sur cette page, vous accédez aux Préférences mail/sms.

Pour les mails de rappel de rendez-vous, vous pouvez activer ou non les mails de rappel. Ensuite, il est possible de choisir quand est ce que le rappel de rendez-vous est envoyé 1, 2, 4 jours ou autre. C’est à vous de définir.

Ensuite, vous pouvez personnaliser l’objet et le contenu du mail.

N’oubliez pas d’enregistrer.

Si vous souhaitez modifier les autres mails et sms qui suivent, il faudra suivre la même démarche que pour les mails de rappel.

Bloquer la prise de rendez-vous

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment bloquer la prise de rendez-vous à un client. Cette solution peut être utilisée lorsqu’un client annule ses rendez-vous pris en ligne, à répétition.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Clients puis au sous menu Liste des clients.

Choisissez le client et éditez sa fiche. Vous allez pouvoir lui bloquer la prise de rendez-vous en ligne en cochant la case “Bloquer l’accès”.

Désormais, votre client ne peut plus prendre de rendez-vous sur votre site de prise de rendez-vous en ligne.

Fusionner deux fiches clients

Dans cette vidéo, je vous explique comment fusionner des fiches clients.

Pour cela, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.
Ensuite, accédez au menu Clients puis au sous menu Liste des clients.
Vous allez pouvoir fusionner deux fiches clients en cochant la case fusion des clients concernés. Par exemple, Nom 1 et Nom 1.

Une fois que vous avez cliqué sur Fusionner, vous allez pouvoir choisir les bonnes informations à conserver.
Toutes les informations que vous décidez de ne pas choisir seront définitivement supprimées. Si vous ne savez pas quelle adresse mail est utilisée par le client, nous vous recommandons de ne pas fusionner les fiches pour le moment. Soyez certain des informations que vous saisissez car vous ne pourrez pas revenir en arrière une fois la fusion enregistrée.

Pour choisir la bonne information, vous devrez cliquer sur les flèches bleues de droite ou de gauche pour sélectionner l’information.
Appuyez sur fusionner et vos deux fiches clients en forment qu’une.

Créer et modifier une fiche client

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Rendez-vous dans le menu Clients puis le sous-menu Liste des clients puis cliquez sur Nouveau, situé en haut à droite.

Ici, vous allez pouvoir remplir la fiche de votre client.

Vous pouvez également lui bloquer l’accès à la prise de rendez-vous en ligne et autoriser ou non l’envoi des mails ou des SMS. En haut à droite, vous avez accès à sa liste des rendez-vous ainsi qu’à l’impression de sa fiche client.

N’oubliez pas d’enregistrer à chaque modification effectuée.

Vous pouvez également modifier ou supprimer une fiche en appuyant sur éditer puis supprimer.

Une deuxième possibilité existe pour créer une fiche client.

Pour cela, rendez-vous sur l’onglet Agenda et appuyez sur le plus situé à côté de votre barre de recherche client.

Vous allez avoir accès au même paramétrage que dans le menu mais de façon plus rapide. Par contre, vous ne pourrez pas supprimer la fiche client à partir de cette interface.

N’oubliez pas d’enregistrer.

Consulter l’historique d’un client

Dans cette vidéo, je vous explique comment retrouver les clients non venus.

Pour cela, ouvrez votre agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Accédez au menu Statistiques puis au sous menu Clients non venus.

Ici, vous allez pouvoir entrer une période sur laquelle vous souhaitez savoir combien de clients ont été absents à leur rendez-vous.

Par exemple, du 3 novembre au 4 décembre. Appuyez sur Appliquer.

Ici, nous retrouvons la liste des clients absents, le nombre de rendez-vous pris et manqués.

Vous pouvez exporter ou imprimer ces données.

Historique des clients absents

Dans cette vidéo, je vous explique comment retrouver les clients non venus.

Pour cela, ouvrez votre agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Accédez au menu Statistiques puis au sous menu Clients non venus.

Ici, vous allez pouvoir entrer une période sur laquelle vous souhaitez savoir combien de clients ont été absents à leur rendez-vous.

Par exemple, du 3 novembre au 4 décembre. Appuyez sur Appliquer.

Ici, nous retrouvons la liste des clients absents, le nombre de rendez-vous pris et manqués.

Vous pouvez exporter ou imprimer ces données.

Notifier l’absence d’un client

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment notifier les absences de vos clients.


Tout d’abord ouvrez votre agenda puis cliquez sur le rendez-vous concerné. Une case client non venu est présente. Vous pouvez donc la cocher lorsque votre client n’est pas venu à votre rendez-vous. Un petit icône apparaît donc pour signaler son absence.


Si vous souhaitez avoir accès aux statistiques des clients non venus, je vous laisse visionner la vidéo présente dans la description.

Créer une prestation

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment créer une prestation.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda puis cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Ensuite, accédez au menu Prestations puis au sous-menu Prestations.

Cliquez sur Nouvelle Prestation située en haut à droite.

Vous allez pouvoir configurer votre prestation en lui ajoutant un libellé et une description pour expliquer votre prestation. Si vous avez des catégories, vous allez pouvoir associer votre prestation à l’une d’entre elles, choisir sa durée, en utilisant la liste déroulante et lui approprier une couleur.

Vous pouvez également choisir si cette prestation sera disponible en visioconférence ou non, ajouter un tarif et attribuer une image d’illustration pour donner vie à votre prestation.

Ensuite, vous avez la possibilité d’accéder à une personnalisation avancée. Ici, vous pouvez ajouter des préférences sur la prestation. Vous pouvez la rendre visible sur le site de prise de rendez-vous et la rendre réservable en ligne ou non. 

Vous pouvez également  bloquer un temps avant et après votre prestation. Par exemple pour relier un dossier avant votre rendez-vous ou pour nettoyer votre espace après votre prestation, selon votre secteur d’activité. 

Pour comprendre l’utilité des encadrés perso 1, 2 et 3 je vous laisse visionner la vidéo présente dans la description. Ils ne sont pas essentiels pour créer une prestation.

Avant d’enregistrer, n’oubliez pas de cocher qui réalise cette prestation et enregistrez. 

Vous pouvez modifier ou supprimer votre prestation en vous rendant dans le menu présentation puis le sous menu prestation et en éditant la prestation sélectionnée.

Votre prestation est maintenant créée et réservable en ligne si vous l’avez autorisée.

Créer une plage d’activité

Planifier des plages d’activités pour ouvrir la prise de rendez-vous en ligne sur votre SmartAgenda ! Des plages d’ouverture récurrentes ou exceptionnelles ? Tout est possible !

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment créer une plage d’ouverture exceptionnelle et récurrente dans votre planning.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda puis cliquez sur Planifier situé dans la barre des tâches.

Ensuite, sélectionnez le jour souhaité et positionnez votre curseur sur l’heure de début souhaitée. Par exemple 9h. Si vous avez plusieurs colonnes, pensez à bien sélectionner le créneau horaire pour la colonne désirée.

Cliquez sur le créneau horaire.

Vous allez pouvoir définir l’heure de début et l’heure de fin ou cocher la case toute la journée, si vous souhaitez ouvrir une plage d’activité sur toute la journée. On va choisir 9h – 18h par exemple. 

Vous pouvez ajouter une description, qui sera visible au survol de l’agenda, ainsi qu’une couleur spécifique associée à votre plage d’activité

Si vous souhaitez que cette ouverture soit récurrente, cochez la case récurrent. Vous allez pouvoir choisir la récurrence de votre plage en fonction des semaines ou cochez les jours de la semaine qui seront récurrents, par exemple le lundi et le mardi. 

Vous pouvez également choisir une date de fin fixe ou non,  si vous souhaitez répéter indéfiniment l’ouverture de votre plage. Je vous conseille de ne pas mettre de date de fin.

Enfin, n’oubliez pas de cocher les prestations qui seront réalisées sur cette plage horaire.

Cliquez sur enregistrer et votre plage d’activité est créée. Elle est visible dans votre planification d’activité. Les prestations sélectionnées sont maintenant disponibles dans la prise de rendez-vous en ligne.

Modifier ou supprimer une plage d’activité récurrente

Pour modifier ou supprimer une plage d’activité récurrente dans votre agenda, c’est très simple ! On vous met en situation pour faciliter votre paramétrage.

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment modifier ou supprimer une plage d’activité récurrente.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et cliquez sur Planifier situé dans la barre des tâches.

Pour information, une plage d’activité ayant ce petit pictogramme signifie qu’il s’agit d’une plage d’activité récurrente.  En effet, on retrouve ces plages horaires sur les semaines suivantes. Par contre, cette plage horaire qui, elle, est exceptionnelle est inexistante sur les prochaines semaines.

Lorsque vous cliquez sur votre plage d’activité récurrente, vous avez le choix de modifier toutes les plages de la série ou uniquement cette plage.

Si vous souhaitez modifier vos horaires d’ouvertures sur toute l’année, vous allez choisir “modifier toutes les plages de la série”. Par contre, si vous souhaitez modifier les horaires de votre activité pour une journée précise sans modifier les horaires des semaines suivantes, vous pouvez choisir de modifier uniquement cette plage.

Par exemple, je veux toujours commencer mon activité à 10h au lieu de 9h. Je vais modifier toutes les plages de la série. Et je vais venir modifier les horaires et les jours de la semaine : quelques jours précis ou tous les jours de la semaine et puis je vais enregistrer.

Par contre, si je veux commencer ce jeudi à 11h exceptionnellement, je vais choisir de modifier uniquement cette plage. Je vais pouvoir ajuster mes horaires pour le jeudi en question, sans modifier tous les jeudis de l’année. Et je n’oublie pas d’enregistrer. 

Il en est de même pour supprimer. 

Il va falloir choisir si vous voulez supprimer la plage horaire de toute la série ou uniquement la plage horaire choisie. 

Il est rare d’utiliser la suppression des plages d’activité. Par exemple, si vous souhaitez ne plus travailler le vendredi, vous pouvez modifier toutes les plages de la série en modifiant la récurrence et donc en décochant le vendredi. Il n’y aura donc plus de plage d’activité le vendredi. 

Si vous souhaitez supprimer ponctuellement des plages d’activité car vous êtes indisponible, nous vous conseillons de mettre une indisponibilité. Une vidéo est dédiée à la mise en place d’une indisponibilité dans votre agenda.

La plage d’activité est modifiée ou supprimée. La prise de rendez-vous sera donc disponible aux nouveaux horaires, si cette plage a été modifiée. Si celle-ci a été supprimée, la prise de rendez-vous en ligne sera donc indisponible sur cette plage horaire.  

Modifier ou supprimer une plage d’activité exceptionnelle

Modifier ou supprimer une plage d’activité exceptionnelle dans votre agenda, c’est très simple !

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment modifier ou supprimer une plage d’activité exceptionnelle.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda puis cliquez sur Planifier situé dans la barre des tâches.

Pour information, une plage d’activité ayant ce petit pictogramme signifie qu’il s’agit d’une plage d’activité récurrente.  En effet, on retrouve ces plages horaires sur les semaines suivantes, contrairement à cette plage horaire qui, elle, est exceptionnelle et donc inexistante sur les prochaines semaines.

Sélectionnez la plage d’activité que vous souhaitez modifier. Vous pourrez effectuer les modifications souhaitées sur cette plage d’activité, puis enregistrez. 

Pour supprimer cette plage d’activité, appuyez sur supprimer et confirmez la suppression en cliquant sur oui.

La plage d’activité est modifiée ou supprimée. La prise de rendez-vous sera donc disponible aux nouveaux horaires, si cette plage a été modifiée. Si celle-ci a été supprimée, la prise de rendez-vous en ligne sera indisponible sur cette plage.  

Personnalisation du site de prise de rendez-vous en ligne

Avoir un site de prise de rendez-vous en ligne esthétique c’est possible ! On vous explique comment rendre votre site de prise de rendez-vous en ligne à l’image de votre entreprise.

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment personnaliser la page d’accueil de votre site internet de prise de rendez vous en ligne. 

Tout d’abord, ouvrez votre agenda puis cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Accédez au menu Site internet puis au sous menu Apparence et contenu.

C’est ici que vous allez pouvoir personnaliser les contenus de votre site internet de prise de rendez-vous.

Vous pouvez ajouter un titre, par exemple le nom de votre société.

Rédiger des sous-titres, par exemple un slogan.

Présenter votre entreprise et informer vos clients de vos horaires d’ouverture.

Rédiger des informations précises sur l’accès à votre entreprise.

Indiquer une information importante, elle apparaîtra en rouge sous le sous titre de votre site internet.

Ajouter des informations pratiques que vous souhaitez communiquer à vos clients ou patients.

Indiquer vos tarifs et les moyens de paiement acceptés si vous le souhaitez. 

Ensuite, vous allez pouvoir insérer votre logo afin qu’il apparaisse sur votre site de prise de rendez-vous en ligne.

Vous pouvez sélectionner les couleurs de votre site de prise de rendez-vous ; insérer les liens de vos réseaux sociaux si vous en avez. Les icônes correspondantes s’afficheront sur votre site. 

Plusieurs styles d’apparence vous sont présentés, vous pouvez donc choisir celui qui vous convient le plus.

Ensuite, vous allez retrouver l’url de votre page de prise de rendez-vous. Vous pouvez l’utiliser en l’intégrant à vos réseaux sociaux ou votre propre site internet si vous en avez un. 

Et enfin, vous avez une partie référencement SEO. Ici, vous allez pouvoir ajouter un titre en lien avec votre activité afin que votre site de prise de rendez-vous en ligne apparaisse dans les premiers résultats lorsqu’un patient ou client recherche une prestation que vous effectuez. Puis ajouter une petite description.

Cliquez sur enregistrer et votre site internet est maintenant personnalisé en fonction des informations que vous avez saisies.

Intégrer des photos sur mon site de prise de rendez vous en ligne

Dans cette vidéo, je vous explique comment intégrer des photos sur votre site de prise de rendez-vous en ligne.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et cliquez sur l’onglet Réglages situé dans la barre des tâches. 

Ensuite, accédez au menu Site internet, puis au sous-menu Galerie d’image. Ici, vous allez pouvoir cliquer sur Nouvelle image en haut à droite. Il est possible d’ajouter un libellé à cette image, par exemple : Salle d’accueil. 

Cliquez sur Choisir une image, et choisissez celle que vous souhaitez depuis votre ordinateur en appuyant sur Envoyer un fichier. 

Après avoir sélectionné votre image, appuyez sur Envoyer les fichiers.

Retournez à la liste des fichiers et appuyez sur l’image souhaitée. N’oubliez pas d’enregistrer. 

Vous la retrouverez sur votre site de prise de rendez-vous en ligne en vous rendant sur Site RDV situé dans la barre des tâches.

Créer une indisponibilité

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment créer une indisponibilité exceptionnelle et récurrente dans votre planning.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda. Une fois sur l’onglet Agenda, sélectionnez le jour souhaité et positionnez votre curseur sur l’heure de début souhaitée. Par exemple, 10h. Si vous avez plusieurs colonnes, pensez à bien sélectionner le créneau horaire pour la colonne désirée.

Cliquez sur le créneau horaire puis sur le bouton indisponibilité.

Vous allez pouvoir configurer votre indisponibilité en définissant l’heure de début et de fin ou en choisissant toute la journée. On va choisir 10h-11h.

Vous pouvez également choisir le motif de votre indisponibilité et ajouter une description qui sera visible au survol de votre agenda.

Enfin, vous pouvez rendre cette indisponibilité récurrente en cochant la case récurrent. Vous allez pouvoir choisir la récurrence de votre plage en fonction des semaines ; cocher les jours de la semaine qui seront récurrents, par exemple tous les vendredis, ou encore choisir une date de fin fixe ou non,  si vous souhaitez répéter indéfiniment votre indisponibilité.

Ensuite, enregistrez.

Maintenant votre indisponibilité est créée et visible dans votre agenda. La prise de rendez-vous en ligne sera bloquée durant toute la durée de cette indisponibilité.

Modifier ou supprimer une indisponibilité exceptionnelle

Modifier ou supprimer une indisponibilité exceptionnelle dans votre agenda, c’est très simple !

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment modifier ou supprimer une indisponibilité exceptionnelle. 

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et restez sur l’onglet Agenda.

Pour information, une indisponibilité ayant cet icône signifie qu’il s’agit d’une indisponibilité récurrente.  En effet, on retrouve les créneaux indisponibles les semaines suivantes. Par contre, cette indisponibilité qui, elle, est exceptionnelle est inexistante sur les prochaines semaines.

Lorsque vous cliquez sur votre indisponibilité exceptionnelle, vous allez pouvoir directement modifier ou supprimer votre indisponibilité.

Par exemple, j’ai une indisponibilité le vendredi matin de 10h à 11h. Si je souhaite que mon indisponibilité se termine à 12h je vais pouvoir modifier l’horaire et enregistrer. On constate que mon indisponibilité a été modifiée. 

Si je souhaite enlever cette indisponibilité pour me rendre disponible toute la matinée, je vais pouvoir cliquer sur mon indisponibilité et la supprimer.

La prise de rendez-vous en ligne sera de nouveau disponible si vous avez supprimé votre indisponibilité ou elle sera modifiée en fonction des horaires que vous avez changé.

controleok