Catégorie : Tutoriels vidéo

Activer la synchronisation Outlook

by Alicia GIL MOURATutoriels vidéoLeave a Comment on Activer la synchronisation Outlook

Dans cette vidéo, je vous explique comment activer la synchronisation entre SmartAgenda et votre calendrier Outlook.

Pour plus d’informations sur cette synchronisation, je vous laisse lire l’article présent dans la description.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur le bonhomme en haut à droite. Ensuite, cliquez sur “synchroniser mon agenda”.

Vous arrivez ici sur le tableau de bord de la synchronisation.

Vous devez cliquer sur “Ajouter une synchronisation”.

Ensuite, cliquez sur Calendrier Outlook et entrez votre adresse mail. On vous propose de vous envoyer un code sur cette adresse mail afin vérifier votre identité. Vous pouvez ensuite choisir de rester connectés ou non.

Sélectionnez le calendrier Outlook à synchroniser.

Ensuite, on vous demande si vous souhaitez que les évènements de SmartAgenda apparaissent sur le calendrier sélectionné au-dessus. Si oui, vous cochez la case oui sinon vous pouvez choisir sur quel agenda les événements apparaîtront.

Sur l’écran suivant, vous avez la possibilité de masquer ou non l’intitulé des événements Outlook qui apparaîtront sur votre SmartAgenda.

Par exemple, si dans votre calendrier Outlook vous avez mis un rendez-vous personnel comme “rendez-vous médecin”, vous pouvez choisir si l’intitulé “rendez-vous médecin” apparaîtra dans votre SmartAgenda.

Si vous cochez oui, (vous ne voulez pas que le nom de l’événement apparaisse) vous pouvez choisir l’intitulé qui apparaitra à la place.

Si vous cochez non, les intitulés présents sur votre calendrier Outlook seront reportés sur votre SmartAgenda.

Vous avez également le choix de la couleur de vos événements SmartAgenda dans votre calendrier Outlook pour les différencier.

Vous arrivez ensuite sur l’écran final, avec un récapitulatif de vos choix. Vous n’avez plus qu’à cliquer sur synchroniser.

Un tableau de bord apparaît pour valider la synchronisation avec diverses informations comme l’heure de la synchronisation, la date etc…

Activer la synchronisation Google

by Alicia GIL MOURATutoriels vidéoLeave a Comment on Activer la synchronisation Google

Dans cette vidéo, je vous explique comment activer la synchronisation entre SmartAgenda et votre Google Agenda.

Pour plus d’informations sur cette synchronisation, je vous laisse lire l’article présent dans la description.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur le bonhomme en haut à droite. Ensuite, cliquez sur “synchroniser mon agenda”.

Vous arrivez ici sur le tableau de bord de la synchronisation.

Vous devez cliquer sur “Ajouter une synchronisation”.

Ensuite, cliquez sur le Calendrier Google et choisissez le compte à synchroniser.

Un écran d’autorisation apparaît. On vous demande si vous autorisez SmartAgenda à accéder à votre compte Google. Une fois que vous avez autorisé, vous pouvez sélectionner l’agenda Google à synchroniser.

Ensuite, on vous demande si vous souhaitez que les évènements de SmartAgenda apparaissent sur l’agenda sélectionné au-dessus. Si oui, vous cochez la case oui. Sinon vous pouvez choisir sur quel agenda les événements apparaîtront.

Sur l’écran suivant, vous avez la possibilité de masquer ou non l’intitulé des événements Google qui apparaîtront sur SmartAgenda.

Par exemple, si dans votre Google agenda vous avez mis un rendez-vous personnel comme “rendez-vous médecin”, vous pouvez choisir si l’intitulé “rendez-vous médecin” apparaîtra ou non dans votre SmartAgenda.

Si vous cochez oui, (vous ne voulez pas que le nom de l’événement apparaisse) vous pouvez choisir l’intitulé qui apparaitra à la place.

Si vous cochez non, les intitulés présents sur votre Agenda Google seront reportés sur votre SmartAgenda.

Vous avez également le choix de la couleur de vos événements SmartAgenda dans votre agenda Google pour les différencier.

Vous arrivez ensuite sur l’écran final, avec un récapitulatif de vos choix. Vous n’avez plus qu’à cliquer sur synchroniser.

Un tableau de bord apparaît pour valider la synchronisation avec diverses informations comme l’heure de la synchronisation, la date etc..

Connexion en mode PRO

by Alicia GIL MOURACentre d'aideLeave a Comment on Connexion en mode PRO

Retrouvez un article complémentaire sur cette thématique : https://go.smartagenda.fr/ressources/comment-le-mode-pro-facilite-la-prise-de-rendez-vous-en-ligne/

Dans cette vidéo, je vous explique comment vous connecter en mode pro à votre agenda. Ce mode permet une délégation simplifiée de votre prise de rendez-vous en ligne à une tierce personne par exemple.

Pour connaître les différents intérêts à se connecter en mode Pro, vous pouvez cliquer sur le lien de l’article présent en description.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et cliquez sur Site RDV.

Ensuite, cliquez sur Se connecter en haut à droite. Ici, vous allez pouvoir vous connecter avec vos propres identifiants.

Un bandeau orange s’affiche en haut de votre écran, vous indiquant la connexion en mode pro.

Vous avez donc accès au même parcours qu’un client et vous pouvez prendre des rendez-vous via cette interface.

Liens Directs

by Alicia GIL MOURACentre d'aideLeave a Comment on Liens Directs

Retrouvez également un article complet sur ce thème : https://go.smartagenda.fr/ressources/integrez-la-prise-de-rendez-vous-a-vos-signatures-email/

Dans cette vidéo, je vous explique comment créer des liens directs.

Vous pouvez les utiliser dans votre signature de mail ou lorsque vous souhaitez donner vos disponibilités en fonction des prestations que vous proposez.

Si vous souhaitez connaître toutes les fonctionnalités, je vous laisse lire l’article présent en description.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Ensuite, accédez au menu Préférences puis cliquez sur Liens Directs. Ici, vous pouvez sélectionner l’agenda souhaité si vous en avez plusieurs. Ensuite, vous accéderez aux différents liens.

Premièrement, votre lien général, qui indiquera toutes vos prestations et leurs disponibilités ainsi que des liens par prestations.

Pour avoir accès à ces liens plus rapidement, retournez sur votre Agenda et cliquez sur le pictogramme utilisateur situé en haut à droite.

Ensuite, appuyez sur Liens directs et choisissez votre agenda pour accéder à tous vos liens.

Créer des Formulaires

by Alicia GIL MOURATutoriels vidéoLeave a Comment on Créer des Formulaires

Dans cette vidéo, je vous explique comment créer un formulaire pour votre prise de rendez-vous en ligne. Ces formulaires permettent de recenser des informations qui peuvent être utiles pour le rendez-vous.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Ensuite, accédez au menu Prestations puis au sous menu Formulaires.

Ici, vous allez pouvoir cliquer sur Nouveau situé en haut à droite.

Vous pouvez ajouter un libellé à votre formulaire, par exemple formulaire général.

Ensuite, cliquez sur Suivant. Vous allez avoir le choix sur le type de champ de formulaire. Par exemple, vous souhaitez que vos clients aient des cases à cocher ou un texte à écrire.

Nous allons prendre comme exemple une case à cocher.

Lorsque nous cliquons sur case à cocher, nous allons pouvoir paramétrer ce champ. Vous pouvez choisir un libellé qui sera présent sur votre agenda, un libellé qui sera présent sur le site de prise de rendez-vous côté client et en mode pro.

Ensuite, il est possible d’afficher cette case sur le site de prise de rendez-vous en ligne et en mode pro ou non et de la rendre obligatoire.

Je choisis d’écrire Je m’engage à annuler mon rdv 24h avant et je veux que ce soit affiché en ligne et obligatoire. Je veux également que cette case soit affichée en mode pro. Le client ne pourra donc pas avancer dans le processus de prise de rendez-vous en ligne s’il n’a pas coché la case.

Avant d’enregistrer, vous pouvez attribuer le formulaire à une ou plusieurs prestations. Dans mon exemple, je veux que ce formulaire apparaisse à chaque prise de rendez-vous de toutes les prestations.

Ensuite, enregistrez.

Et votre formulaire est actif.

Choix du parcours client

by Alicia GIL MOURARéservation en ligneLeave a Comment on Choix du parcours client

Dans cette vidéo, je vous explique comment modifier le parcours de réservation client.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Ensuite, appuyez sur le menu Site Internet puis sur Option de prise de RDV.

Plus bas sur cette page vous avez le paramètre : “pour prendre un rendez-vous, le client sélectionne”.

Vous aurez différents choix de parcours.

  • la prestation seulement
  • la prestation puis l’employé
  • l’employé puis la prestation

La sélection que vous ferez ici laissera le choix à votre client, patient ou étudiant la possibilité de choisir d’abord la prestation puis l’employé ou d’abord l’employé puis la prestation comme évoqué plus tôt dans la vidéo.

Il est également possible d’avoir le choix entre un parcours simple et un parcours image. Pour cela, rendez-vous dans le menu Préférences puis Paramétrages avancés. Plus bas sur cette page, vous avez le mode de sélection de prestation.

Je vous explique la différence.

Le parcours simple est lorsqu’on demande au client de choisir directement l’employé ou la prestation et qu’ensuite on propose directement les créneaux disponibles.

Pour voir le rendu final, nous allons allé sur le site de prise de rendez-vous en ligne, donc cliquer sur Site RDV.

Le parcours image, lui, laisse la possibilité de mettre des images sur le choix des catégories pour un côté plus esthétique.

Si nous allons dans Site RDV, nous avons des visuels imagés.

Créer un bouton sur son site internet personnel

by Alicia GIL MOURATutoriels vidéoLeave a Comment on Créer un bouton sur son site internet personnel

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment ajouter un bouton sur votre site internet.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Site Internet puis au sous-menu Apparence et contenu.

En bas de cette page, vous retrouvez l’url de votre site internet de prise de rendez-vous en ligne. Vous pouvez le copier et créer un bouton sur votre site internet personnel en intégrant cet url.

Champs de fusion

by Alicia GIL MOURANotifications & Communication clientLeave a Comment on Champs de fusion

Dans cette vidéo, je vous explique comment fonctionnent les champs de fusion utilisés dans les encadrés personnalisation 1 2 et 3, lorsque vous créez une catégorie, une prestation, un cours collectif ou un groupement. Ces champs de fusion vous permettent de passer un message à vos clients, patients ou étudiants.

Prenons un exemple concret. Si nous paramétrons ces fonctionnalités lors d’une création de prestation.

Pour cela, il faut se rendre dans les réglages, accéder au menu Prestation puis au sous-menu Prestation et enfin Nouvelle prestation.

Avec SmartAgenda, vous avez la possibilité d’utiliser des champs de fusion dans les messages que vous envoyez à vos contacts. Ces champs de fusion correspondent à des variables de prestations et vous les retrouvez dans les encadrés personnalisation 1, 2 et 3.

Vous pourrez ensuite utiliser ces champs dans vos modèles de mails ou de SMS personnalisés.

Pour cela, il faudra vous rendre dans le menu Préférences puis dans le sous-menu Générales. Descendez alors sur le mail ou sur le SMS que vous souhaitez configurer, par exemple mail de rappel de rendez-vous, mail de confirmation de rendez-vous, de report, de suppression ainsi que les sms.

Nous allons prendre par exemple, le mail de rappel de rendez-vous. Vous pourrez inclure dans ce mail, la balise perso 1 remplie précédemment sur votre prestation.

Les mails et les SMS prendront automatiquement les champs de fusion que vous avez entrés dans cette personnalisation en fonction de chaque prestation, catégorie, groupement ou cours collectif, afin d’envoyer un rappel de rendez-vous personnalisé.

Prenons un exemple

Nous allons ajouter une personnalisation dans une prestation existante. Nous allons choisir la prestation A et nous souhaitons que nos clients, patients ou étudiants apportent un document. Dans l’encadré perso 1 nous allons écrire une phrase comme “Merci d’apporter tous les documents utiles pour le rendez-vous”. Ensuite il faudra enregistrer.

Dans le mail de rappel, donc dans le menu Préférences puis le sous-menu Générales, nous allons glisser “perso 1” dans le mail de rappel de rendez-vous. Le logiciel enverra automatiquement la balise perso 1, dans le mail de rappel, à la personne ayant pris rendez-vous pour la prestation A.

Cette démarche est identique pour le paramétrage d’un groupement, d’une prestation, d’une catégorie ou encore d’un cours collectif.

Recevoir les notifications de prise de rendez vous

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Recevoir les notifications de prise de rendez vous

Il existe 2 manières de recevoir ces notifications mais nous allons vous conseiller d’utiliser seulement l’une d’entre elles.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Le premier cas est lorsque vous créez un Agenda. Pour cela, rendez-vous dans Utilisateurs puis dans Agenda/Accès.

Quand vous créez un agenda, vous pouvez entrer le mail de la personne. Le logiciel enverra automatiquement les notifications de rendez-vous à cette adresse mail.

Le deuxième cas est celui recommandé par SmartAgenda.

Pour cela, cliquez sur Site internet puis accédez au sous menu Option de prise de rendez-vous.

En bas de la page, vous avez accès à un encadré Notification de prise de rendez-vous par internet. Ici, vous pouvez activer les notifications et entrer une ou plusieurs adresses mails qui recevront des notifications. Il est donc possible d’ajouter une adresse mail non présente dans les agendas.

Configurer le mail de rappel de rendez-vous

by Florian THIERSNotifications & Communication clientLeave a Comment on Configurer le mail de rappel de rendez-vous

Dans cette vidéo, je vous explique comment configurer vos mails de rappel de rendez-vous. Cela peut être utile si vous souhaitez ajuster le contenu par défaut ou bien une information complémentaire.

Ce mail sera envoyé à toutes les personnes ayant pris un rendez-vous via votre site de prise de rendez-vous.

Pour modifier ces mails, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Préférences puis au sous menu Générales. Plus bas sur cette page, vous accédez aux Préférences mail/sms.

Pour les mails de rappel de rendez-vous, vous pouvez activer ou non les mails de rappel. Ensuite, il est possible de choisir quand est ce que le rappel de rendez-vous est envoyé 1, 2, 4 jours ou autre. C’est à vous de définir.

Ensuite, vous pouvez personnaliser l’objet et le contenu du mail.

N’oubliez pas d’enregistrer.

Si vous souhaitez modifier les autres mails et sms qui suivent, il faudra suivre la même démarche que pour les mails de rappel.

Bloquer la prise de rendez-vous

by Alicia GIL MOURATutoriels vidéoLeave a Comment on Bloquer la prise de rendez-vous

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment bloquer la prise de rendez-vous à un client. Cette solution peut être utilisée lorsqu’un client annule ses rendez-vous pris en ligne, à répétition.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Clients puis au sous menu Liste des clients.

Choisissez le client et éditez sa fiche. Vous allez pouvoir lui bloquer la prise de rendez-vous en ligne en cochant la case “Bloquer l’accès”.

Désormais, votre client ne peut plus prendre de rendez-vous sur votre site de prise de rendez-vous en ligne.

Fusionner deux fiches clients

by Alicia GIL MOURATutoriels vidéoLeave a Comment on Fusionner deux fiches clients

Dans cette vidéo, je vous explique comment fusionner des fiches clients.

Pour cela, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.
Ensuite, accédez au menu Clients puis au sous menu Liste des clients.
Vous allez pouvoir fusionner deux fiches clients en cochant la case fusion des clients concernés. Par exemple, Nom 1 et Nom 1.

Une fois que vous avez cliqué sur Fusionner, vous allez pouvoir choisir les bonnes informations à conserver.
Toutes les informations que vous décidez de ne pas choisir seront définitivement supprimées. Si vous ne savez pas quelle adresse mail est utilisée par le client, nous vous recommandons de ne pas fusionner les fiches pour le moment. Soyez certain des informations que vous saisissez car vous ne pourrez pas revenir en arrière une fois la fusion enregistrée.

Pour choisir la bonne information, vous devrez cliquer sur les flèches bleues de droite ou de gauche pour sélectionner l’information.
Appuyez sur fusionner et vos deux fiches clients en forment qu’une.

Créer et modifier une fiche client

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Créer et modifier une fiche client

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Rendez-vous dans le menu Clients puis le sous-menu Liste des clients puis cliquez sur Nouveau, situé en haut à droite.

Ici, vous allez pouvoir remplir la fiche de votre client.

Vous pouvez également lui bloquer l’accès à la prise de rendez-vous en ligne et autoriser ou non l’envoi des mails ou des SMS. En haut à droite, vous avez accès à sa liste des rendez-vous ainsi qu’à l’impression de sa fiche client.

N’oubliez pas d’enregistrer à chaque modification effectuée.

Vous pouvez également modifier ou supprimer une fiche en appuyant sur éditer puis supprimer.

Une deuxième possibilité existe pour créer une fiche client.

Pour cela, rendez-vous sur l’onglet Agenda et appuyez sur le plus situé à côté de votre barre de recherche client.

Vous allez avoir accès au même paramétrage que dans le menu mais de façon plus rapide. Par contre, vous ne pourrez pas supprimer la fiche client à partir de cette interface.

N’oubliez pas d’enregistrer.

Consulter l’historique d’un client

by Alicia GIL MOURATutoriels vidéoLeave a Comment on Consulter l’historique d’un client

Dans cette vidéo, je vous explique comment retrouver les clients non venus.

Pour cela, ouvrez votre agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Accédez au menu Statistiques puis au sous menu Clients non venus.

Ici, vous allez pouvoir entrer une période sur laquelle vous souhaitez savoir combien de clients ont été absents à leur rendez-vous.

Par exemple, du 3 novembre au 4 décembre. Appuyez sur Appliquer.

Ici, nous retrouvons la liste des clients absents, le nombre de rendez-vous pris et manqués.

Vous pouvez exporter ou imprimer ces données.

Historique des clients absents

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Historique des clients absents

Dans cette vidéo, je vous explique comment retrouver les clients non venus.

Pour cela, ouvrez votre agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Accédez au menu Statistiques puis au sous menu Clients non venus.

Ici, vous allez pouvoir entrer une période sur laquelle vous souhaitez savoir combien de clients ont été absents à leur rendez-vous.

Par exemple, du 3 novembre au 4 décembre. Appuyez sur Appliquer.

Ici, nous retrouvons la liste des clients absents, le nombre de rendez-vous pris et manqués.

Vous pouvez exporter ou imprimer ces données.

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