Dans cette vidéo, je vous explique comment mettre en place des rendez-vous récurrents.
Selon votre profession, vous pouvez avoir besoin de rendre récurrent un rendez-vous. Si votre client, patients ou étudiants a un créneau bien précis de disponible dans son agenda, vous pouvez programmer ses rendez-vous en avance et les inscrire dans votre SmartAgenda.
Pour cela, ouvrez votre Agenda et cliquez sur l’heure où vous souhaitez positionner ce rendez-vous récurrent.
Par exemple, lundi 1er juillet à 10h.
Ensuite, cliquez sur Rendez-vous puis entrez les diverses informations demandées : le nom de votre client, patient ou étudiant, puis la prestation.
Pour rendre ce rendez-vousrécurrent, vous devez cocher cette case. Vous allez pouvoir paramétrer la récurrence de ce rendez-vous en choisissant combien de fois ce rendez-vous doit se répéter : par exemple toutes les semaines pendant 3 semaines. Soit 1 rendez-vous par semaine pendant 3 semaines, le même jour et à la même heure.
Maintenant, on remarque que sur les semaines à venir, les rendez-vous sont positionnés.
Attention, une fois les rendez-vous récurrents positionnés, ils sont tous indépendant. En d’autres mots, un rendez-vous peut être supprimé ou modifié sans impacter les autres rendez-vous. Si vous souhaitez modifier la récurrence sur tous les rendez-vous, il faudra supprimer les rendez-vous et les recréer en choisissant la nouvelle récurrence.
Dans cette vidéo, je vous explique comment ajouter des temps de pause à votre agenda.
Par exemple, vous pouvez avoir le besoin de bloquer un temps avant et après votre prestation, pour relier un dossier avant votre rendez-vous ou pour nettoyer votre espace après votre prestation selon votre secteur d’activité.
Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, rendez-vous dans le menu Prestations puis dans le sous menu Prestations.
Ici, vous allez pouvoir choisir sur quelle prestation vous souhaitez ajouter un temps de pause. Par exemple, j’ai une prestation “Consultation – enfant”. Je souhaite avoir une pause de 5 ou 10 minutes après ma consultation pour désinfecter mon matériel avant la venue de mon autre patient.
Il faudra éditer la prestation sélectionnée. Ici “Consultation – enfant”. Ensuite, cliquez sur Personnalisation avancée. Vous pouvez choisir de bloquer un temps de pause avant ou après votre rendez-vous. Dans mon exemple, je vais bloquer 10 minutes après mon rendez-vous.
N’oubliez pas d’enregistrer.
Maintenant, si je vais dans l’onglet Agenda et que je positionne un rendez-vous pour la prestation “Consultation – enfant”, un temps de pause s’est ajouté.
Dans cette vidéo je vous explique comment imprimer votre planning.
Vous allez avoir la possibilité d’imprimer une journée, 3 journées ou une semaine.
Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Actions situé en haut à droite. Ensuite, cliquez sur Imprimer une journée.
Vous allez pouvoir choisir le jour que vous souhaitez imprimer ainsi que l’heure de début et de fin.
Il est également possible de sélectionner l’agenda à imprimer si vous en avez plusieurs.
Et enfin, vous pouvez sélectionner plusieurs options selon vos besoins.
A vous de sélectionner ce que vous souhaitez et appuyez sur imprimer !
Si vous souhaitez imprimer votre planning sur 3 jours ou une semaine, mettez vous sur la vue souhaitée en cliquant en haut à droite sur 3 jours par exemple.
Ensuite, cliquez sur le bouton Actions puis sur Générer un PDF. Une page s’ouvre avec votre planning sur 3 jours et vous pouvez l’imprimer.
Dans cette vidéo je vous explique comment accéder à votre historique. Cette rubrique est votre journal de bord où vous pouvez retrouver toutes les actions effectuées dans votre agenda par l’ensemble de vos collaborateurs et de vos clients (création, modification ou suppression d’événements).
Pour le consulter, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Statistiques puis au sous menu Historique.
Ici vous pouvez choisir la plage à analyser et sélectionner les agendas concernés si vous en avez plusieurs. Vous pouvez également entrer le nom d’un client si vous souhaitez accéder uniquement à l’historique de celui-ci. Une fois que vous avez entré ou non le nom d’un client, vous pouvez appuyer sur Appliquer.
Vous verrez apparaître un nombre important d’informations concernant tous les rendez-vous pris manuellement et par internet ainsi que toutes les modifications apportées.
Dans cette vidéo je vous explique comment exporter vos rendez-vous ainsi que vos formulaires.
Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.
Ensuite accédez au menu Statistiques puis au sous menu Export RDV. Ici, vous allez pouvoir choisir une plage d’analyse ainsi que les agendas concernés si vous en avez plusieurs. Il est également possible de prendre en compte ou non les rendez-vous annulés en cochant la case.
Une liste de tous les rendez-vous s’affiche avec diverses informations comme le nom et prénom des clients, quelle prestation a été effectuée avec quel employé exetera.
Faites attention, l’affichage à l’écran est une vue synthétique pour une lecture rapide des informations. Si vous exportez les données, le fichier contiendra l’intégralité des données par rendez-vous.
Vous pouvez exporter ou imprimer ces données.
Ensuite, en cliquant sur le sous menu Export Formulaires. Il est également possible de sélectionner une plage d’activité, le formulaire choisi et le ou les agenda(s) concerné(s). Une fois que vous avez appuyé sur Appliquer, vous retrouvez des données liées au formulaire : le nom et prénom du client qui a rempli le formulaire, pour quelle prestation etcetera…
Ici aussi il est possible d’exporter ou d’imprimer les statistiques.
Dans cette vidéo, je vous explique comment accéder aux statistiques volume horaire et clients non venus.
Pour cela, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Statistiques.
Cliquez sur Volume horaire RDV. Vous pouvez choisir la plage à analyser ainsi que les agendas souhaités.
Appuyez sur Appliquer et vous retrouverez les données du volume horaire passé par employé.
Vous pouvez exporter ou imprimer ces statistiques.
Pour accédez aux statistiques des clients non venus, cliquez sur Clients non venus. Ici vous pouvez entrer une plage à analyser. Ensuite appuyez sur appliquer et la liste des clients non venu apparait.
Il est également possible d’exporter ou imprimer ces données.
Dans cette vidéo, je vous explique comment consulter vos statistiques par catégorie, par prestation.
Pour cela, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Statistiques.
Cliquez sur Stats par catégorie. Sur cet écran vous allez pouvoir choisir la plage d’analyse ainsi que les agendas concernés si vous en avez plusieurs.
Ensuite, si vous voulez savoir le Chiffre d’Affaires par catégorie, vous pouvez cliquer sur ce bouton. Pour connaître le nombre de rendez-vous, cliquez sur Nombre de rendez-vous. Et enfin, pour connaître le nombre d’heures par catégorie cliquez sur Nombre d’heures.
Toutes les données auxquelles vous accéderez sont exportables et imprimables.
En ce qui concerne les statistiques par prestations, celles-ci se déroulent de la même manière que pour les statistiques par catégories.
Dans cette vidéo, je vous explique comment utiliser une ressource pour chaque prestation.
Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Ressources puis au sous menu Utilisation. Ici, vous allez retrouver le nom de votre ressource.
Vous allez pouvoir cocher les prestations ayant besoin de cette ressource.
Par exemple, j’ai besoin de la salle pour la prestation A et B.
N’oubliez pas d’enregistrer.
Une fois que vous avez enregistré, votre ressource est attribuée à une prestation. Lors de la prise de rendez-vous en ligne, le logiciel prendra en compte la ressource disponible pour la prestation choisie.
Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment ajouter une ressource dans votre SmartAgenda. Vous pouvez avoir besoin de cette fonctionnalité lorsque vous travaillez avec des collaborateurs utilisant des espaces communs et nécessaires pour certaines prestations.
Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.
Ensuite, accédez au menu Ressources puis au sous menu Ressources.
Cliquez sur nouveau puis vous pouvez ajouter un libellé à votre ressource. Par exemple, salle. Vous pouvez également choisir une couleur associée à celle-ci. Une fois que vous avez enregistré, votre ressource est créée. Vous pouvez les déplacer, les modifier et les supprimer en éditant la ressource souhaitée.
Si vous souhaitez savoir comment utiliser les ressources, je vous laisse regarder la vidéo présente dans la description.
Tout d’abord, ouvrez votre agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.
Appuyez sur le menu Enquêtes puis sur Enquêtes de satisfaction.
Ensuite appuyez sur Nouveau, situé en haut à droite et c’est ici que vous allez pouvoir configurer votre enquête de satisfaction.
Vous allez pouvoir ajouter un titre, par exemple enquête de satisfaction, une phrase de présentation et ensuite, vous pouvez rédiger jusqu’à 10 questions.
Si vous activez ce bouton, le client peut ajouter un commentaire libre.
Ensuite, vous allez programmer l’enquête en choisissant le délai d’envoi. Par exemple 2 jours après le rendez-vous et l’heure d’envoi, par exemple 12h. Il faudra cliquer sur le bouton envoi par mail, choisir un objet et écrire le contenu du mail.
Il est également possible d’envoyer cette enquête par sms en cliquant sur le bouton et en entrant le descriptif de votre sms. Nous vous rappelons que les sms ont un coût unitaire. Ils ne sont pas compris dans vos abonnements.
Enfin, vous allez pouvoir associer cette enquête de satisfaction à une prestation particulière ou à une catégorie qui rassemble plusieurs prestations. L’enquête sera envoyée aux clients, patients ou étudiants ayant un rendez-vous pour la prestation associée à l’enquête.
Dans cette vidéo, je vous explique comment consulter votre Chiffre d’Affaires Global, votre Chiffre d’Affaires Internet et consulter vos Analyses par semaine.
Pour cela, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Statistiques.
Ici vous retrouvez plusieurs statistiques disponibles. Nous nous intéresserons au 3 premières dans cette vidéo. Pour comprendre les autres statistiques je vous laisse visionner les vidéos dans la description.
Tout d’abord, la première statistique vous permet de consulter votre Chiffre d’Affaires Global.
Pour cela, vous pouvez choisir une plage à analyser. Ensuite, vous pouvez sélectionner les agendas si vous en avez plusieurs et choisir la période.
Ensuite, cliquez sur Appliquer.
Plusieurs graphiques apparaissent. Le nombre de rendez-vous et d’absent, le Chiffre d’Affaires, etcetera … Ces données peuvent être exportées ou imprimées.
Ensuite, vous pouvez consulter les rendez-vous et votre CA internet. Cela concerne donc uniquement les rendez-vous pris sur votre site de prise de rendez-vous en ligne par vos clients. Vous pouvez donc également choisir une plage à analyser, les agendas concernés et la période. Ensuite les graphiques peuvent être exportés ou imprimés.
Enfin, vous avez la possibilité d’accéder à une analyse par semaine. Ici aussi vous avez le choix de la plage à analyser ainsi que les agendas concernés.
Toutes les données qui s’afficheront sont exportables et imprimables.
Dans cette vidéo je vous explique comment utiliser l’outil de visioconférence Google Meet.
Pour commencer, une synchronisation entre votre SmartAgenda et votre Google Agenda est obligatoire pour utiliser Google Meet.
Si vous n’avez pas cette synchronisation, je vous invite à regarder la vidéo présente dans la description.
Tout d’abord, rendez-vous dans votre SmartAgenda. Ici, vous devez simplement cliquer sur le rendez-vous concerné, et appuyer sur la caméra située juste au dessus.
Une nouvelle page s’ouvre et vous pourrez utiliser Google Meet pour le déroulement de votre rendez-vous.
Vous pouvez également utiliser cet outil depuis votre Google Agenda.
Pour cela, ouvrez votre agenda et cliquez sur le rendez-vous puis sur Participer avec Google Meet.
Pour que la visioconférence fonctionne, il est essentiel que la prestation soit activée en visio lors de la création de votre prestation dans votre SmartAgenda.
Notons que, le collaborateur ayant ce type de rendez-vous dans son agenda aura les droits complets sur le déroulement du rendez-vous. Il pourra donc avoir accès à la liste des participants, les exclure,…
Il est également possible d’utiliser cette fonctionnalité avec des rendez-vous collectifs. Dans ce cas, un lien identique sera envoyé à tous les participants.
Il est important de rappeler que les liens des visioconférences ne se modifient pas lorsque vous déplacer un rendez-vous s’il reste dans le même agenda.
Dans cette vidéo je vous explique comment utiliser Microsoft Teams pour effectuer des visioconférences via SmartAgenda.
Tout d’abord, pour utiliser Teams vous devez posséder un compte Outlook Entreprise. Pour savoir si vous en bénéficiez d’un, rendez-vous dans les réglages Outlook puis dans Calendrier et enfin dans Evénements et Invitations.
Si votre fournisseur de réunions est Microsoft Teams alors vous possédez le compte Outlook Entreprise et vous pouvez utiliser Teams avec SmartAgenda.
S’il est inscrit Skype pour consommateur, alors vous n’avez pas le compte entreprise. Je vous laisse donc contacter Microsoft pour entreprendre les démarches afin d’avoir accès à Outlook Entreprise.
Lorsque vous avez fait vos vérifications et que votre fournisseur est bien Microsoft Teams, vous devez impérativement avoir une synchronisation entre votre SmartAgenda et votre calendrier Outlook.
Si vous n’avez pas effectué cette synchronisation, vous pouvez consulter la vidéo présente dans la description.
Enfin, pour utiliser Microsoft Teams, contactez notre support par un mail simple et informatif. Notre équipe activera le module dans votre SmartAgenda.
Pour utiliser Teams, cliquez sur un rendez-vous programmé en visioconférence. Ensuite, appuyez sur la caméra située juste au dessus.
Une nouvelle page s’ouvre et vous allez pouvoir effectuer votre rendez-vous en visioconférence via Teams.
Il est également possible de lancer cette visioconférence depuis votre calendrier Outlook.
Pour cela, rendez-vous dans votre calendrier Outlook, cliquez sur le rendez-vous et rejoignez la visioconférence.
Attention, vérifiez bien, au moment de la création de votre prestation dans votre SmartAgenda, que la case visio est cochée. Si elle ne l’est pas, la visioconférence ne fonctionnera pas.
Il est important de souligner que l’agenda, synchronisé avec Outlook, ayant un rendez-vous en visioconférence dans son agenda, aura tous les droits de paramétrage pendant la visioconférence. Il pourra accéder à la liste des participants, exclure des utilisateurs du rendez-vous, …
Il sera également possible de déplacer le rendez-vous visio sans que cela est un impact sur le lien du rendez-vous. Par ailleurs, ce lien est envoyé par mail dès qu’une personne prend rendez-vous sur votre site de prise de rendez-vous en ligne ou lorsque vous prenez manuellement le rendez-vous.
Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment créer un accès à votre SmartAgenda.
Créer des accès peut être pertinent lorsque vous souhaitez donner un accès à un collaborateur sans que celui-ci ait accès aux paramétrages ou aux autres agendas présents.
Créer des accès peut favoriser une organisation simple et claire lorsque vos agendas représentent plusieurs lieux et que chaque collaborateur se charge d’un lieu unique.
Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.
Ensuite, cliquez sur Utilisateurs puis sur Agenda / Accès.
Pour créer un accès, cliquez en haut à droite sur Nouveau puis sur Accès.
Ici, vous allez pouvoir entrer un nombre d’informations sur la personne qui détiendra cet accès comme son Nom, Prénom, Mail, etc
Vous avez ensuite les informations de connexion. Vous pouvez choisir un login personnalisé. Par défaut, le logiciel reprendra le mail inscrit plus haut.
Juste en dessous vous avez la possibilité de créer votre mot de passe. Si vous ouvrez un accès pour une tierce personne, vous pouvez cocher la case générer un mot de passe. Un mail sera envoyé automatiquement à votre collaborateur pour qu’il personnalise son mot de passe.
Enfin, vous allez accéder à la gestion des droits. Pour le choix du profil, vous allez pouvoir le sélectionner grâce à la liste déroulante (Admin, Tout agenda, Limité).
Vous pouvez également activer la lecture seule et interdire l’accès à la planification d’activité à cet accès.
La dernière case Désactivation permet de désactiver temporairement l’accès. Par exemple, si un collaborateur s’absente pendant une longue période, vous pouvez désactiver son accès et le réactiver à son retour.
Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment créer un planning. Autrement dit, une nouvelle colonne dans votre SmartAgenda.
Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.
Ensuite, rendez-vous dans le menu Utilisateurs puis Agenda/Accès.
Sur cet écran, vous allez avoir la liste des agendas (les colonnes qui apparaissent dans votre SmartAgenda) et les accès. Les agendas sont les plannings (colonnes) présentes dans votre SmartAgenda et les accès sont les utilisateurs ayant seulement un accès à votre SmartAgenda sans avoir de colonne associée.
Pour créer un agenda, cliquez sur Nouveau puis sur Agenda.
C’est ici que vous allez créer l’agenda en ajoutant le nom de la colonne, (par exemple le nom de votre collaborateur si vous êtes plusieurs à exercer ou encore le nom d’un lieu si vous avez plusieurs centres). Ensuite, vous pouvez lui associer une couleur et inscrire les informations de la personne.
Vous allez pouvoir cocher ou non “recevoir le planning du lendemain”. Cette fonctionnalité vous permet de recevoir chaque soir, par mail, la liste de vos rendez-vous de la journée suivante.
Ensuite, vous allez avoir accès à une personnalisation avancée où se trouve des encadrés perso 1, 2 et 3. Pour comprendre leur utilité et leur paramétrage, je vous laisse visionner la vidéo sur les champs de fusion présente en description.
Vous avez ensuite les informations de connexion. Vous pouvez choisir un login personnalisé. Par défaut, le logiciel reprendra le mail inscrit plus haut.
Juste en dessous vous avez la possibilité de créer votre mot de passe. Si vous ouvrez un agenda pour une tierce personne, vous pouvez cocher la case générer un mot de passe. Un mail sera envoyé automatiquement à votre collaborateur avec son identifiant de connexion et un mot de passe généré automatiquement.
Ensuite, vous allez pouvoir associer les prestations aux colonnes qui les réalisent. Par exemple, cette colonne que nous sommes en train de créer fera uniquement des rendez-vous en visioconférence.
A la suite, vous avez les envois de rappel des rdv aux clients sms et mail. Je vous rappelle que les mails sont compris dans les offres contrairement au sms. Les deux sont cochés automatiquement mais vous pouvez les décocher.
Enfin, vous allez accéder à la gestion des droits. Pour le choix du profil, vous allez pouvoir le sélectionner grâce à la liste déroulante (Admin, Tout agenda, Limité).
Vous pouvez également activer la lecture seule et interdire l’accès à la planification d’activité à cet agenda.
La dernière case Désactivation permet de désactiver temporairement la colonne. Par exemple, si un collaborateur s’absente pendant une longue période, vous pouvez désactiver sa colonne et la réactiver à son retour.
N’oubliez pas d’enregistrer et votre colonne est créée. Vous la retrouverez dans votre agenda !
