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Modifier ou supprimer une indisponibilité exceptionnelle

La gestion efficace de vos Indisponibilités uniques et non récurrentes est essentielle pour maintenir un agenda bien organisé. SmartAgenda vous propose une solution simple pour gérer vos indisponibilités exceptionnelles.

Quelle est la différence entre une indisponibilité récurrente et exceptionnelle ?

Dans votre agenda SmartAgenda, vous pouvez distinguer deux types d’indisponibilités. L’indisponibilité récurrente, reconnaissable à son icône spécifique, se répète automatiquement chaque semaine. À l’inverse, une indisponibilité exceptionnelle est unique et n’apparaît pas dans les semaines suivantes.

Comment modifier ou supprimer une indisponibilité exceptionnelle ?

La modification d’une indisponibilité exceptionnelle se fait en quelques clics depuis l’onglet Agenda. Pour ajuster une indisponibilité, il suffit de :

1. Cliquer sur l’indisponibilité concernée dans votre agenda
2. Modifier les horaires selon vos besoins
3. Enregistrer les changements

Par exemple, si vous avez une indisponibilité le vendredi matin de 10h à 11h et que vous souhaitez l’étendre jusqu’à 12h, vous pouvez facilement ajuster l’horaire de fin.

Pour supprimer entièrement une indisponibilité exceptionnelle, il vous suffit de cliquer dessus et de sélectionner l’option de suppression. Une fois cette action effectuée, le créneau redevient automatiquement disponible dans votre système de prise de rendez-vous en ligne. Vos clients pourront ainsi réserver sur ces nouveaux créneaux disponibles.

Modifier ou supprimer une indisponibilité récurrente

Les Indisponibilités récurrentes sont un outil essentiel pour gérer efficacement votre agenda en ligne. Votre agenda professionnel nécessite parfois d’être bloqué pendant quelques jours sur plusieurs semaines. Voici comment les modifier ou les supprimer selon vos besoins.

Comment identifier une indisponibilité récurrente ?

Dans l’onglet Agenda, vous pouvez facilement reconnaître une indisponibilité récurrente grâce à son icône distinctif. Contrairement à une indisponibilité exceptionnelle qui n’apparaît qu’une seule fois, l’indisponibilité récurrente se répète automatiquement sur les semaines suivantes selon le schéma défini.

Comment modifier ou supprimer vos indisponibilités ?

Lorsque vous cliquez sur une indisponibilité récurrente, deux options s’offrent à vous :

1. Modifier toutes les plages de la série : Cette option vous permet de modifier l’ensemble des occurrences. Par exemple, si vous avez une indisponibilité récurrente tous les lundis de 9h à 12h et que vous souhaitez être disponible à partir de 11h, cette modification s’appliquera à tous les lundis à venir.
2. Modifier uniquement cette plage : Cette option vous permet de faire une exception pour une date spécifique sans affecter les autres occurrences. Par exemple, si vous souhaitez modifier l’horaire uniquement pour le lundi 20 novembre de 9h à 10h, les autres lundis conserveront leurs horaires d’origine.

Si vous décidez de supprimer complètement une indisponibilité récurrente, il suffit de sélectionner Modifier toutes les plages de la série et de supprimer l’indisponibilité. La plage horaire redeviendra alors disponible pour la prise de rendez-vous en ligne à partir de l’horaire précédemment bloqué.

Ces ajustements se reflètent immédiatement dans votre système de prise de rendez-vous en ligne, permettant à vos clients de réserver en fonction de vos nouvelles disponibilités.

Comment créer un rendez-vous manuellement dans SmartAgenda ?

La prise de rendez-vous manuelle dans SmartAgenda est un processus simple et rapide. Si vous avez besoin de prendre un rendez-vous manuellement depuis votre agenda, voici un guide détaillé pour créer vos premiers rendez-vous en quelques clics.

Comment sélectionner le bon créneau horaire ?

La première étape consiste à naviguer dans votre agenda jusqu’au créneau souhaité. Depuis l’onglet Agenda, il vous suffit de cliquer directement sur l’horaire désiré. Si votre agenda comporte plusieurs colonnes (par exemple pour différents praticiens ou services), veillez à bien positionner votre curseur dans la colonne appropriée avant de cliquer.

Comment renseigner les informations du rendez-vous ?

Une fois le créneau sélectionné, une fenêtre de création de rendez-vous s’ouvre. Vous pourrez alors :

• Saisir le nom du client : un système de saisie semi-automatique vous permet de retrouver rapidement vos clients existants en tapant simplement les premières lettres de leur nom
• Sélectionner la prestation à réaliser parmi celles que vous avez configurées
• Ajouter des notes ou informations complémentaires qui seront visibles au survol du rendez-vous dans l’agenda

Une fois ces informations renseignées, il ne vous reste plus qu’à enregistrer pour finaliser la création du rendez-vous. Celui-ci apparaîtra immédiatement dans votre planning aux date et heure sélectionnées.

Comment créer un cours collectif dans SmartAgenda ?

La création d’un cours collectif dans SmartAgenda est une fonctionnalité essentielle pour les professionnels qui proposent des activités de groupe. Si vous avez besoin de créer un cours avec plusieurs participants, voici un guide détaillé pour configurer vos cours efficacement.

Comment configurer les paramètres de base d’un cours collectif ?

Pour commencer la configuration de votre cours collectif, suivez ces étapes :

• Ouvrez votre agenda
• Accédez à Réglages dans la barre des tâches
• Naviguez vers le menu Prestations puis le sous-menu Prestations
• Cliquez sur Nouveau cours collectif en haut à droite

Dans la configuration de base, vous pourrez définir :

• Le libellé du cours
• Une description détaillée
• La catégorie (si vous en avez créé)
• La durée via une liste déroulante
• Une couleur distinctive
• L’option de visioconférence
• Le tarif
• Une image d’illustration

Comment personnaliser les options avancées ?

La personnalisation avancée vous permet d’affiner les paramètres de votre cours collectif :

• Définir la visibilité du cours sur votre site de prise de rendez-vous
• Activer ou désactiver la réservation en ligne
• Sélectionner les intervenants qui animeront ce cours
• Configurer des préférences spécifiques via les encadrés personnalisables

Une fois votre cours collectif créé, vous pourrez facilement le repérer grâce à son icône distinctif qui le différencie d’une prestation simple. Pour toute modification ultérieure, retournez simplement dans le menu Prestations et éditez le cours concerné.

Comment programmer un cours collectif avec SmartAgenda ?

La programmation d’un cours collectif dans SmartAgenda est simple et intuitive. Voici un guide détaillé pour vous accompagner dans cette démarche.

Comment créer et paramétrer un cours collectif ?

Pour commencer, accédez à votre agenda et restez sur l’onglet correspondant. Sélectionnez la date souhaitée et positionnez votre curseur sur l’horaire désiré. Si votre agenda comporte plusieurs colonnes, veillez à sélectionner la bonne colonne pour votre cours.

Une fois l’horaire sélectionné, cliquez dessus puis choisissez l’option Cours collectif. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira vous permettant de :

• Sélectionner le type de cours à programmer
• Définir le nombre de places disponibles
• Ajouter une description qui sera visible au survol de l’agenda

Comment gérer les participants au cours collectif ?

Une fois le cours créé, vous verrez apparaître sur la droite de votre écran la liste des participants inscrits. Le cours devient automatiquement réservable en ligne si vous avez activé cette option.

Pour ajouter manuellement un participant à votre cours collectif, il vous suffit de :

1. Cliquer sur le cours dans l’agenda
2. Sélectionner l’icône + située en haut à droite
3. Choisir le client à ajouter
4. Enregistrer vos modifications

Cette méthode simple et efficace vous permet de gérer facilement vos cours collectifs tout en gardant une vue d’ensemble sur vos participants.

Comment créer et gérer vos catégories de prestations dans SmartAgenda ?

Regrouper ses motifs de rendez-vous pour simplifier l’expérience utilisateur est une fonctionnalité essentielle de SmartAgenda qui vous permet d’organiser efficacement vos services. Les Catégories de prestations vous permettent de regrouper des prestations du même type pour améliorer l’expérience utilisateur. Découvrez comment mettre en place et personnaliser vos catégories en quelques étapes simples.

Comment créer une nouvelle catégorie de prestations ?

Pour créer une nouvelle catégorie, commencez par accéder aux réglages de votre agenda via la barre des tâches. Dans le menu Prestations, sélectionnez le sous-menu Catégories. Une fois dans cette section, cliquez sur le bouton Nouvelle catégorie situé en haut à droite de votre écran.

Lors de la création, vous pourrez personnaliser votre catégorie en définissant :

• Un titre explicite (par exemple Rendez-vous en visio)
• Une description détaillée de la catégorie
• Une image illustrative pour une meilleure identification

Comment personnaliser et gérer vos catégories existantes ?

SmartAgenda offre des options de personnalisation avancée pour chaque catégorie. Vous disposez notamment de trois encadrés personnalisables (perso 1, 2 et 3) qui, bien que facultatifs, permettent d’ajouter des informations supplémentaires à vos catégories via des champs de fusion.

Une fois vos catégories créées, vous pouvez facilement :

• Les modifier en cliquant sur le bouton d’édition
• Réorganiser leur ordre d’affichage selon vos préférences
• Les supprimer si elles ne sont plus nécessaires

N’oubliez pas de sauvegarder vos modifications après chaque changement pour conserver vos paramètres.