Catégorie : Bien démarrer avec SmartAgenda

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment créer une prestation.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda puis cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Ensuite, accédez au menu Prestations puis au sous-menu Prestations.

Cliquez sur Nouvelle Prestation située en haut à droite.

Vous allez pouvoir configurer votre prestation en lui ajoutant un libellé et une description pour expliquer votre prestation. Si vous avez des catégories, vous allez pouvoir associer votre prestation à l’une d’entre elles, choisir sa durée, en utilisant la liste déroulante et lui approprier une couleur.

Vous pouvez également choisir si cette prestation sera disponible en visioconférence ou non, ajouter un tarif et attribuer une image d’illustration pour donner vie à votre prestation.

Ensuite, vous avez la possibilité d’accéder à une personnalisation avancée. Ici, vous pouvez ajouter des préférences sur la prestation. Vous pouvez la rendre visible sur le site de prise de rendez-vous et la rendre réservable en ligne ou non. 

Vous pouvez également  bloquer un temps avant et après votre prestation. Par exemple pour relier un dossier avant votre rendez-vous ou pour nettoyer votre espace après votre prestation, selon votre secteur d’activité. 

Pour comprendre l’utilité des encadrés perso 1, 2 et 3 je vous laisse visionner la vidéo présente dans la description. Ils ne sont pas essentiels pour créer une prestation.

Avant d’enregistrer, n’oubliez pas de cocher qui réalise cette prestation et enregistrez. 

Vous pouvez modifier ou supprimer votre prestation en vous rendant dans le menu présentation puis le sous menu prestation et en éditant la prestation sélectionnée.

Votre prestation est maintenant créée et réservable en ligne si vous l’avez autorisée.

Planifier des plages d’activités pour ouvrir la prise de rendez-vous en ligne sur votre SmartAgenda ! Des plages d’ouverture récurrentes ou exceptionnelles ? Tout est possible !

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment créer une plage d’ouverture exceptionnelle et récurrente dans votre planning.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda puis cliquez sur Planifier situé dans la barre des tâches.

Ensuite, sélectionnez le jour souhaité et positionnez votre curseur sur l’heure de début souhaitée. Par exemple 9h. Si vous avez plusieurs colonnes, pensez à bien sélectionner le créneau horaire pour la colonne désirée.

Cliquez sur le créneau horaire.

Vous allez pouvoir définir l’heure de début et l’heure de fin ou cocher la case toute la journée, si vous souhaitez ouvrir une plage d’activité sur toute la journée. On va choisir 9h – 18h par exemple. 

Vous pouvez ajouter une description, qui sera visible au survol de l’agenda, ainsi qu’une couleur spécifique associée à votre plage d’activité. 

Si vous souhaitez que cette ouverture soit récurrente, cochez la case récurrent. Vous allez pouvoir choisir la récurrence de votre plage en fonction des semaines ou cochez les jours de la semaine qui seront récurrents, par exemple le lundi et le mardi. 

Vous pouvez également choisir une date de fin fixe ou non,  si vous souhaitez répéter indéfiniment l’ouverture de votre plage. Je vous conseille de ne pas mettre de date de fin.

Enfin, n’oubliez pas de cocher les prestations qui seront réalisées sur cette plage horaire.

Cliquez sur enregistrer et votre plage d’activité est créée. Elle est visible dans votre planification d’activité. Les prestations sélectionnées sont maintenant disponibles dans la prise de rendez-vous en ligne.

Pour modifier ou supprimer une plage d’activité récurrente dans votre agenda, c’est très simple ! On vous met en situation pour faciliter votre paramétrage.

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment modifier ou supprimer une plage d’activité récurrente.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et cliquez sur Planifier situé dans la barre des tâches.

Pour information, une plage d’activité ayant ce petit pictogramme signifie qu’il s’agit d’une plage d’activité récurrente.  En effet, on retrouve ces plages horaires sur les semaines suivantes. Par contre, cette plage horaire qui, elle, est exceptionnelle est inexistante sur les prochaines semaines.

Lorsque vous cliquez sur votre plage d’activité récurrente, vous avez le choix de modifier toutes les plages de la série ou uniquement cette plage.

Si vous souhaitez modifier vos horaires d’ouvertures sur toute l’année, vous allez choisir “modifier toutes les plages de la série”. Par contre, si vous souhaitez modifier les horaires de votre activité pour une journée précise sans modifier les horaires des semaines suivantes, vous pouvez choisir de modifier uniquement cette plage.

Par exemple, je veux toujours commencer mon activité à 10h au lieu de 9h. Je vais modifier toutes les plages de la série. Et je vais venir modifier les horaires et les jours de la semaine : quelques jours précis ou tous les jours de la semaine et puis je vais enregistrer.

Par contre, si je veux commencer ce jeudi à 11h exceptionnellement, je vais choisir de modifier uniquement cette plage. Je vais pouvoir ajuster mes horaires pour le jeudi en question, sans modifier tous les jeudis de l’année. Et je n’oublie pas d’enregistrer. 

Il en est de même pour supprimer. 

Il va falloir choisir si vous voulez supprimer la plage horaire de toute la série ou uniquement la plage horaire choisie. 

Il est rare d’utiliser la suppression des plages d’activité. Par exemple, si vous souhaitez ne plus travailler le vendredi, vous pouvez modifier toutes les plages de la série en modifiant la récurrence et donc en décochant le vendredi. Il n’y aura donc plus de plage d’activité le vendredi. 

Si vous souhaitez supprimer ponctuellement des plages d’activité car vous êtes indisponible, nous vous conseillons de mettre une indisponibilité. Une vidéo est dédiée à la mise en place d’une indisponibilité dans votre agenda.

La plage d’activité est modifiée ou supprimée. La prise de rendez-vous sera donc disponible aux nouveaux horaires, si cette plage a été modifiée. Si celle-ci a été supprimée, la prise de rendez-vous en ligne sera donc indisponible sur cette plage horaire.  

Modifier ou supprimer une plage d’activité exceptionnelle dans votre agenda, c’est très simple !

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment modifier ou supprimer une plage d’activité exceptionnelle.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda puis cliquez sur Planifier situé dans la barre des tâches.

Pour information, une plage d’activité ayant ce petit pictogramme signifie qu’il s’agit d’une plage d’activité récurrente.  En effet, on retrouve ces plages horaires sur les semaines suivantes, contrairement à cette plage horaire qui, elle, est exceptionnelle et donc inexistante sur les prochaines semaines.

Sélectionnez la plage d’activité que vous souhaitez modifier. Vous pourrez effectuer les modifications souhaitées sur cette plage d’activité, puis enregistrez. 

Pour supprimer cette plage d’activité, appuyez sur supprimer et confirmez la suppression en cliquant sur oui.

La plage d’activité est modifiée ou supprimée. La prise de rendez-vous sera donc disponible aux nouveaux horaires, si cette plage a été modifiée. Si celle-ci a été supprimée, la prise de rendez-vous en ligne sera indisponible sur cette plage.  

Avoir un site de prise de rendez-vous en ligne esthétique c’est possible ! On vous explique comment rendre votre site de prise de rendez-vous en ligne à l’image de votre entreprise.

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment personnaliser la page d’accueil de votre site internet de prise de rendez vous en ligne. 

Tout d’abord, ouvrez votre agenda puis cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Accédez au menu Site internet puis au sous menu Apparence et contenu.

C’est ici que vous allez pouvoir personnaliser les contenus de votre site internet de prise de rendez-vous.

Vous pouvez ajouter un titre, par exemple le nom de votre société.

Rédiger des sous-titres, par exemple un slogan.

Présenter votre entreprise et informer vos clients de vos horaires d’ouverture.

Rédiger des informations précises sur l’accès à votre entreprise.

Indiquer une information importante, elle apparaîtra en rouge sous le sous titre de votre site internet.

Ajouter des informations pratiques que vous souhaitez communiquer à vos clients ou patients.

Indiquer vos tarifs et les moyens de paiement acceptés si vous le souhaitez. 

Ensuite, vous allez pouvoir insérer votre logo afin qu’il apparaisse sur votre site de prise de rendez-vous en ligne.

Vous pouvez sélectionner les couleurs de votre site de prise de rendez-vous ; insérer les liens de vos réseaux sociaux si vous en avez. Les icônes correspondantes s’afficheront sur votre site. 

Plusieurs styles d’apparence vous sont présentés, vous pouvez donc choisir celui qui vous convient le plus.

Ensuite, vous allez retrouver l’url de votre page de prise de rendez-vous. Vous pouvez l’utiliser en l’intégrant à vos réseaux sociaux ou votre propre site internet si vous en avez un. 

Et enfin, vous avez une partie référencement SEO. Ici, vous allez pouvoir ajouter un titre en lien avec votre activité afin que votre site de prise de rendez-vous en ligne apparaisse dans les premiers résultats lorsqu’un patient ou client recherche une prestation que vous effectuez. Puis ajouter une petite description.

Cliquez sur enregistrer et votre site internet est maintenant personnalisé en fonction des informations que vous avez saisies.

Dans cette vidéo, je vous explique comment intégrer des photos sur votre site de prise de rendez-vous en ligne.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et cliquez sur l’onglet Réglages situé dans la barre des tâches. 

Ensuite, accédez au menu Site internet, puis au sous-menu Galerie d’image. Ici, vous allez pouvoir cliquer sur Nouvelle image en haut à droite. Il est possible d’ajouter un libellé à cette image, par exemple : Salle d’accueil. 

Cliquez sur Choisir une image, et choisissez celle que vous souhaitez depuis votre ordinateur en appuyant sur Envoyer un fichier. 

Après avoir sélectionné votre image, appuyez sur Envoyer les fichiers.

Retournez à la liste des fichiers et appuyez sur l’image souhaitée. N’oubliez pas d’enregistrer. 

Vous la retrouverez sur votre site de prise de rendez-vous en ligne en vous rendant sur Site RDV situé dans la barre des tâches.

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment créer une indisponibilité exceptionnelle et récurrente dans votre planning.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda. Une fois sur l’onglet Agenda, sélectionnez le jour souhaité et positionnez votre curseur sur l’heure de début souhaitée. Par exemple, 10h. Si vous avez plusieurs colonnes, pensez à bien sélectionner le créneau horaire pour la colonne désirée.

Cliquez sur le créneau horaire puis sur le bouton indisponibilité.

Vous allez pouvoir configurer votre indisponibilité en définissant l’heure de début et de fin ou en choisissant toute la journée. On va choisir 10h-11h.

Vous pouvez également choisir le motif de votre indisponibilité et ajouter une description qui sera visible au survol de votre agenda.

Enfin, vous pouvez rendre cette indisponibilité récurrente en cochant la case récurrent. Vous allez pouvoir choisir la récurrence de votre plage en fonction des semaines ; cocher les jours de la semaine qui seront récurrents, par exemple tous les vendredis, ou encore choisir une date de fin fixe ou non,  si vous souhaitez répéter indéfiniment votre indisponibilité.

Ensuite, enregistrez.

Maintenant votre indisponibilité est créée et visible dans votre agenda. La prise de rendez-vous en ligne sera bloquée durant toute la durée de cette indisponibilité.

Modifier ou supprimer une indisponibilité exceptionnelle dans votre agenda, c’est très simple !

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment modifier ou supprimer une indisponibilité exceptionnelle. 

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et restez sur l’onglet Agenda.

Pour information, une indisponibilité ayant cet icône signifie qu’il s’agit d’une indisponibilité récurrente.  En effet, on retrouve les créneaux indisponibles les semaines suivantes. Par contre, cette indisponibilité qui, elle, est exceptionnelle est inexistante sur les prochaines semaines.

Lorsque vous cliquez sur votre indisponibilité exceptionnelle, vous allez pouvoir directement modifier ou supprimer votre indisponibilité.

Par exemple, j’ai une indisponibilité le vendredi matin de 10h à 11h. Si je souhaite que mon indisponibilité se termine à 12h je vais pouvoir modifier l’horaire et enregistrer. On constate que mon indisponibilité a été modifiée. 

Si je souhaite enlever cette indisponibilité pour me rendre disponible toute la matinée, je vais pouvoir cliquer sur mon indisponibilité et la supprimer.

La prise de rendez-vous en ligne sera de nouveau disponible si vous avez supprimé votre indisponibilité ou elle sera modifiée en fonction des horaires que vous avez changé.

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment modifier ou supprimer une indisponibilité récurrente.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et restez sur l’onglet Agenda. 

Pour information, une indisponibilité ayant ce petit icône signifie qu’il s’agit d’une indisponibilité récurrente.  En effet, on retrouve les créneaux indisponibles les semaines suivantes. Par contre, cette indisponibilité qui, elle, est exceptionnelle est inexistante sur les prochaines semaines.

Lorsque vous cliquez sur votre indisponibilité récurrente, vous avez le choix de modifier toutes les plages de la série ou uniquement cette plage.

Si vous souhaitez modifier votre indisponibilité sur une période récurrente, vous allez choisir “modifier toutes les plages de la série”. Par contre, si vous souhaitez modifier une indisponibilité pour une journée précise, sans modifier les indisponibilités des semaines suivantes, vous pouvez choisir de modifier uniquement cette plage.

Sur cet exemple, il y a une indisponibilité récurrente, de 9h à 12h, tous les lundis.

Si vous décidez d’être disponible tous les lundis à partir de 11h. Vous allez pouvoir modifier toutes les plages de la série. Il faudra modifier l’horaire et enregistrer.

On remarque que l’horaire a été modifié tous les lundis.

Si vous voulez modifier ou supprimer un lundi en particulier, par exemple le lundi 20 novembre, sans impacter les indisponibilité des autres lundis, vous pouvez choisir de modifier cette plage uniquement. On va modifier l’heure, par exemple 10h, vous pouvez constater que cette modification n’a pas impacté les autres lundis.

Dernier cas, si vous aimeriez être disponible tous les lundis matins. Vous allez pouvoir modifier toutes les plages de la série et supprimer l’indisponibilité. La prise de rendez-vous sera de nouveau disponible à partir de 9h.

La prise de rendez-vous en ligne sera de nouveau disponible si vous avez supprimé votre indisponibilité ou elle sera modifiée en fonction des horaires que vous avez changé. 

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment prendre un rendez-vous.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et restez sur l’onglet Agenda.

Si je souhaite prendre un rendez-vous pour le lundi 13 novembre à 14h, je clique sur l’horaire 14h. Attention, si vous avez plusieurs colonnes, positionnez votre curseur sur la bonne colonne. 

Une fois que vous avez cliqué sur l’horaire, vous allez pouvoir créer votre rendez-vous. Ici vous allez pouvoir entrer le nom de votre client. Il faudra simplement écrire les premières lettres pour que des propositions apparaissent. 

Une fois que vous avez choisi votre client, vous pouvez choisir la prestation et écrire une information sur le rendez-vous. Cette information sera visible au survol de l’agenda. Ensuite enregistrez.

Votre rendez-vous est maintenant créé. 

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment créer un cours collectif.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda puis cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Ensuite, accédez au menu Prestations puis au sous-menu Prestations.

Cliquez sur nouveau cours collectif situé en haut à droite.

Vous allez pouvoir configurer votre cours collectif en lui ajoutant un libellé et une description. Si vous avez des catégories, vous allez pouvoir associer votre cours collectif à l’une d’entre elles, choisir sa durée, en utilisant la liste déroulante et lui approprier une couleur.

Vous pouvez également choisir si ce cours sera disponible en visioconférence ou non, ajouter un tarif et lui attribuer une image d’illustration pour donner vie à votre cours collectif.

Ensuite, vous avez la possibilité d’accéder à une personnalisation avancée. Ici, vous pouvez ajouter des préférences sur le cours collectif. Vous pouvez le rendre visible sur le site de prise de rendez-vous et le rendre réservable en ligne ou non. 

Pour comprendre l’utilité des encadrés perso 1, 2 et 3 je vous laisse visionner la vidéo présente dans la description. Ils ne sont pas essentiels pour créer un cours collectif.

Avant d’enregistrer, n’oubliez pas de cocher qui réalise ce cours collectif et enregistrez. 

Vous pouvez modifier ou supprimer votre cours collectif en vous rendant dans le menu Prestation puis le sous menu Prestation et en éditant le cours concerné.

Votre cours collectif est maintenant créé. Un petit icône apparaît pour différencier une prestation simple d’un cours collectif.

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment programmer un cours collectif.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et restez sur l’onglet agenda.

Choisissez le jour, par exemple mardi 14 novembre et positionnez votre curseur sur l’heure souhaitée. Attention, si vous avez plusieurs colonnes, positionnez le curseur sur la colonne désirée.

Ensuite, cliquez sur l’horaire puis sur cours collectif. Vous allez pouvoir choisir quel cours vous souhaitez programmer, entrer le nombre de places disponibles, par exemple 10 et ajouter une description. Cette information sera visible au survol de l’agenda.

Ensuite, sur la droite s’affichera le nom des participants inscrits à ce cours collectif.

Une fois que vous avez enregistré, votre cours collectif est programmé et il est réservable en ligne si vous l’avez autorisé.

Si vous souhaitez ajouter un client à ce cours collectif, cliquez sur le cours puis sur le plus en haut à droite et n’oubliez pas d’enregistrer !

Dans cette vidéo, je vous explique comment créer et modifier une catégorie de prestation.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite accédez au menu Prestation puis au sous menu Catégories. 

C’est ici que vous allez pouvoir créer votre catégorie de prestations. 

Appuyez sur Nouvelle catégorie en haut à droite. Vous allez pouvoir lui ajouter un titre, par exemple Rendez-vous en visio, écrire une description et choisir une image pour illustrer votre catégorie.

Vous pouvez accéder à une personnalisation avancée où sont situés des encadrés perso 1 2 et 3. Ils sont facultatifs et non essentiels à la création de la catégorie. Si vous voulez en savoir plus sur cette partie, je vous laisse visionner la vidéo sur les champs de fusion présente en description. 

Une fois terminé, n’oubliez pas d’enregistrer.

Pour modifier ou supprimer vos catégories, vous pouvez éditer les catégories que vous souhaitez. Il est possible de les déplacer, en fonction de vos envies !