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Automatisez votre communication grâce au nouveau module de SMS / mail automation. 

Pour répondre à la demande de certains de nos clients, nous avons développé pour vous notre tout nouveau module de gestion d’envoi de mails et SMS automatisés. Un nouvel outil complémentaire à notre solution, qui permet de répondre à l’ensemble des besoins de nos partenaires en termes d’envoi de SMS et de mail. 

Principe de fonctionnement

Ce nouveau module de SMS et mail automation est une solution simple qui permet de paramétrer l’envoi de vos mails et SMS et manière automatisée pour chaque rendez-vous. 

Pour paramétrer vos envois il vous suffit de :

  • Affecter un titre et une description à votre automatisation.
  • Choisir le délai d’envoi (avant ou après le RDV) ainsi que l’heure d’envoi.
  • Définir le ciblage à qui envoyer cette automatisation (à tous vos utilisateurs, uniquement aux utilisateurs venus, uniquement aux utilisateurs non venus)
  • Activer le type de message selon votre besoin (SMS ou mail).
  • Rédiger votre message.
  • Sélectionner la ou les prestations concernés par cet envoi.

Votre automatisation s’effectuera automatiquement en fonction des paramètres que vous avez défini pour tous vos rendez-vous à venir. 

Créez autant d’automatisations que nécessaire !

Créez des rappels supplémentaires pour diminuer l’absentéisme

Ce module d’envoi de SMS et mail vous permet de créer autant de rappels de RDV que vous le souhaitez. Ainsi vous pouvez envoyer autant de rappels qu’il est nécessaire suivant votre activité et sans aucune limite.

SmartAgenda vous donne ainsi accès à une toute nouvelle solution pour vous permettre de lutter contre l’absentéisme.

Transmettez les informations importantes à vos utilisateurs.

Vous souhaitez informer vos utilisateurs de la conduite à tenir concernant le rendez-vous ou des documents à préparer ? Pour cela, vous pouvez leur envoyer un mail ou un SMS qui récapitule l’ensemble de ces informations. Vous gagnez du temps et vos utilisateurs sont mieux préparés.

Vous pouvez ainsi communiquer avec l’ensemble d’entre-eux au moment le plus opportun.

Développez un outil marketing simple et sans surcoût pour votre activité

Vous êtes conscient que le marketing peut être un atout pour votre activité ?

Bénéficiez d’un outil complémentaire en toute simplicité et sans surcoût. Continuez d’envoyer des messages automatisés à vos utilisateurs afin d’entretenir votre relation client. 

Invitez les à prendre rendez-vous afin de les fidéliser ou invitez les à vous laisser un avis pour booster votre réputation en ligne.

Un outil de visioconférence simplifié et intégré à votre SmartAgenda

Vous avez un outil de visioconférence différencié de votre agenda ? Vous êtes contraint d’envoyer vos liens de prise de rendez-vous à chacun de vos utilisateurs ? Vous souhaitez bénéficier d’un outil centralisé et piloté depuis votre agenda pour gagner du temps ? SmartAgenda est LA solution

Utilisez votre agenda pour piloter votre activité

Avec SmartAgenda vous avez la possibilité de piloter l’ensemble de votre activité depuis votre agenda. Vous avez accès directement à votre base d’utilisateurs, à votre agenda et à vos liens de visioconférence depuis une seule et même plateforme.

Il suffit de créer une prestation de type « Visio » pour prendre en charge vos rendez-vous à distance. Pour chaque rendez-vous crée dans votre agenda, SmartAgenda génère un accès unique de visioconférence et l’utilisateur le reçoit automatiquement par mail afin qu’il puisse se connecter le jour de son rendez-vous. De votre côté, pour vous connecter au rendez-vous il vous suffit de cliquez d’accéder au rendez-vous depuis votre agenda et de lancer la visioconférence en 2 clics !

Avec SmartAgenda, vous centralisez votre activité au même endroit :

Simplifiez la vie de vos utilisateurs et gagnez du temps avec la visioconférence intégrée

Grâce au module de rappels de rendez-vous SmartAgenda, automatisez l’envoi des liens de visioconférence à vos utilisateurs. Lorsqu’un rendez-vous est pris en visioconférence sur votre agenda, l’utilisateur reçoit un lien unique par mail.

L’envoi est automatisé et aucune intervention de votre part n’est nécessaire. Ces liens de visioconférence sont uniques et donc sécurisés car seul l’utilisateur peut y avoir accès. Vous pouvez par la suite partager ce lien de visioconférence à plusieurs participants si vous le souhaitez.

Il vous suffit d’ouvrir le rendez-vous pour vous connecter depuis votre agenda.

Un outil complet pour vos visioconférences avec Jitsi

L’intégration de l’outil Jitsi directement dans SmartAgenda vous permet de bénéficier d’un service complet et de qualité.

Jitsi promet à ses utilisateur des conférences de haute qualité et sécurisées. Vous bénéficiez également de toutes les fonctionnalités essentielle au bon déroulement de vos rendez-vous en distanciel.

Pour vos sessions de groupe, il est possible d’utiliser ce même outil car vous pouvez aller jusqu’à 500 participants.

Vous pouvez également partager votre écran suivant votre convenance pour permettre aux utilisateurs de suivre votre présentation en qualité HD.

Vous pouvez également prendre le contrôle de l’ordinateur des participants après avoir obtenu leur accord.

Cet outil complet est idéal pour vos rendez-vous en distanciel afin de compléter les fonctionnalités de votre SmartAgenda.

Comment limiter l’absentéisme de vos rendez-vous avec SmartAgenda

Vos patients ou clients ne se rendent pas à leur rendez-vous ? Vous perdez du temps chaque jour à cause de cette absentéisme et vous n’avez toujours pas trouvé la solution? Patience, SmartAgenda vous explique tout !

Vous avez régulièrement de l’absentéisme ?

Il arrive que certains de vos clients ou de vos patients ne se rendent pas à un rendez-vous. Parfois il s’agit d’un simple oubli et cela peut arriver à tout le monde.

Pour vous éviter de vous retrouver dans ce genre de situation SmartAgenda met en place un petit pense bête pour réduire cette absentéisme.

La solution est simple, rappeler à toute personne qui prend un RDV de bien penser à venir à leur rendez-vous au bon endroit le jour J.

Il vous suffit d’activer les rappel de RDV par mail et/ou par SMS et de le paramétrer selon vos besoins et votre activité. Ainsi chaque personne qui prend rendez-vous recevra les rappels que vous aurez programmé.

Si votre délai d’attente pour prendre un rendez-vous est assez conséquent, n’hésitez pas à opter en priorité pour le rappel de RDV par SMS. Programmez le rappel quelques jours avant le RDV et il deviendra difficile de l’oublier. Dans votre agenda :

  1. Sélectionner le menu Préférences
  2. Cliquer sur Générales
  3. Se rendre dans l’espace Préférences mail / SMS
  4. Activez les rappels que vous souhaitez
  5. Personnalisez vos messages de rappels

Mettre fin aux prises de RDV multiples

Nombreux sont les clients ou les patients qui multiplient leurs rendez-vous !

Parce que vos clients ont peur de ne pas vous voir, ou parce qu’ils ne possèdent pas d’agenda connecté, ils préfèrent multiplier leurs rendez-vous.

Souvent ils ne pensent pas à supprimer les rendez-vous supplémentaires ou les annulent en dernière minute. Ils subtilisent vos créneaux et rendent d’autant plus difficile la planification de vos rendez-vous.

Pour palier à cela SmartAgenda vous propose une solution très simple !

Il vous suffit de restreindre le nombre de RDV pris en avance pour une seule personne. Vous pouvez également restreindre dans le temps votre plage de prise de rendez-vous en ligne ainsi que le délai d’annulation.

Fini la prise de rendez-vous multiple et les plages de rendez-vous saturées par une poignée de clients. Dans votre agenda :

  1. Cliquer sur l’icône Réglages
  2. Sélectionner le menu Site internet
  3. Choisir Options de prise de RDV
  4. Entrez vos préférences dans les catégories concernées:
  5. Le client doit prendre rendez-vous au moins
  6. Limiter la prise de RDV à
  7. Le client peut annuler ou modifier son rendez-vous au plus tard
  8. Le client peut prendre au maximum

Réduisez les pertes liées à l’absentéisme

Il n’est jamais plaisant pour un professionnel de perdre des heures de travail à cause de l’absentéisme de ses clients.

En effet, chacune des prestations qui n’est pas effectuée représente une perte qui peut parfois être conséquente.

Face à cette situation SmartAgenda a développé pour vous une solution qui vous permet de diminuer l’absentéisme et les pertes liées à celui-ci.

Pour se faire, lors de la réservation d’un rendez-vous, il est possible de demander un acompte ou le prépaiement de la prestation.

Pour faciliter cette solution, SmartAgenda vous propose un module de paiement en ligne grâce à la solution Stripe.

Cette solution vous permet de gérer l’ensemble des paiements depuis votre prise de rendez-vous. Une solution simple pour réduire les pertes et l’absentéisme.

Pour toute demande d’activation du paiement en ligne : contactez un expert SmartAgenda

Mettre un terme aux clients fantômes

Il peut arriver que malgré toutes les solutions mises en place vous soyez confronté à des clients fantômes.

Grâce au suivi des rendez-vous de chaque client, vous pouvez suivre l’ensemble de ses RDV depuis sa fiche personnelle.

Il vous est possible de le marquer absent lorsqu’il n’est pas venu à un rendez-vous afin d’évaluer son absentéisme. Une solution simple pour gérer les clients qui ne sont pas toujours sérieux.

Si besoin, il vous est possible de bloquer la prise de rendez-vous en ligne pour ces clients afin de mettre un terme à leur absentéisme.

Pour marquer l’absentéisme :

  1. Ouvrir l’agenda
  2. Cliquez sur le RDV
  3. Cochez la case non venu

Pour de plus amples informations, accédez au Centre d’aide ou lisez nos Conseils d’utilisation.

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