Créer un agenda

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment créer un planning. Autrement dit, une nouvelle colonne dans votre SmartAgenda.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Ensuite, rendez-vous dans le menu Utilisateurs puis Agenda/Accès.

Sur cet écran, vous allez avoir la liste des agendas (les colonnes qui apparaissent dans votre SmartAgenda) et les accès. Les agendas sont les plannings (colonnes) présentes dans votre SmartAgenda et les accès sont les utilisateurs ayant seulement un accès à votre SmartAgenda sans avoir de colonne associée.

Pour créer un agenda, cliquez sur Nouveau puis sur Agenda.

C’est ici que vous allez créer l’agenda en ajoutant le nom de la colonne, (par exemple le nom de votre collaborateur si vous êtes plusieurs à exercer ou encore le nom d’un lieu si vous avez plusieurs centres). Ensuite, vous pouvez lui associer une couleur et inscrire les informations de la personne.

Vous allez pouvoir cocher ou non “recevoir le planning du lendemain”. Cette fonctionnalité vous permet de recevoir chaque soir, par mail, la liste de vos rendez-vous de la journée suivante.

Ensuite, vous allez avoir accès à une personnalisation avancée où se trouve des encadrés perso 1, 2 et 3. Pour comprendre leur utilité et leur paramétrage, je vous laisse visionner la vidéo sur les champs de fusion présente en description.

Vous avez ensuite les informations de connexion. Vous pouvez choisir un login personnalisé. Par défaut, le logiciel reprendra le mail inscrit plus haut.

Juste en dessous vous avez la possibilité de créer votre mot de passe. Si vous ouvrez un agenda pour une tierce personne, vous pouvez cocher la case générer un mot de passe. Un mail sera envoyé automatiquement à votre collaborateur avec son identifiant de connexion et un mot de passe généré automatiquement.

Ensuite, vous allez pouvoir associer les prestations aux colonnes qui les réalisent. Par exemple, cette colonne que nous sommes en train de créer fera uniquement des rendez-vous en visioconférence.

A la suite, vous avez les envois de rappel des rdv aux clients sms et mail. Je vous rappelle que les mails sont compris dans les offres contrairement au sms. Les deux sont cochés automatiquement mais vous pouvez les décocher.

Enfin, vous allez accéder à la gestion des droits. Pour le choix du profil, vous allez pouvoir le sélectionner grâce à la liste déroulante (Admin, Tout agenda, Limité).

Vous pouvez également activer la lecture seule et interdire l’accès à la planification d’activité à cet agenda.

La dernière case Désactivation permet de désactiver temporairement la colonne. Par exemple, si un collaborateur s’absente pendant une longue période, vous pouvez désactiver sa colonne et la réactiver à son retour.

N’oubliez pas d’enregistrer et votre colonne est créée. Vous la retrouverez dans votre agenda !