Vous retrouverez dans cet article, tous les termes utilisés pour notre outil SmartAgenda. Ce lexique a été conçu pour offrir une compréhension claire et uniforme […]
Vous retrouverez dans cet article, tous les termes utilisés pour notre outil SmartAgenda. Ce lexique a été conçu pour offrir une compréhension claire et uniforme des mots et expressions clés utilisés au sein de SmartAgenda.
Chaque définition vise à apporter une clarté opérationnelle, permettant à nos collaborateurs, partenaires et clients de partager un langage commun et de favoriser une communication efficace.
Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à faire un tour dans notre Centre d’aide.
Lexique lié à l’agenda
Accès : Les accès dans SmartAgenda définissent les accès aux différentes parties de l’outil. Chaque membre peut avoir des accès différents. Ces différents niveaux d’accès permettent de sécuriser et personnaliser l’utilisation de la plateforme.
Agenda : Un agenda représente le planning d’une personne qui se présente sous forme d’une colonne dans votre outil SmartAgenda. Il constitue l’espace central de gestion et de visualisation de vos rendez-vous.
Indisponibilité : Zones que vous pouvez créer dans votre agenda permettant de bloquer la prise de rendez-vous en ligne. Ces plages vous garantissent un contrôle total sur votre planning. Votre agenda professionnel nécessite parfois d’être bloqué pour diverses raisons : réunions, formations, congés ou autres engagements personnels.
Indisponibilité exceptionnelle : Les indisponibilités exceptionnelles sont des indisponibilités uniques qui ne se répètent pas.
Indisponibilité récurrente : Les indisponibilités récurrentes sont des indisponibilités qui vont se répéter sur plusieurs semaines et/ou mois d’affilés. Elles permettent de gérer automatiquement vos absences régulières.
Motif d’indisponibilité : Les motifs d’indisponibilité vous permettent de choisir précisément la raison de votre indisponibilité. Ils apportent de la transparence dans la gestion de votre planning.
Vous retrouvez tous les articles concernant les motifs d’indisponibilité dans le module Plage d’ouverture et absences du centre d’aide.
Planification : Dans votre agenda, lorsque vous cliquez sur planifier, cela permet de gérer toutes les plages d’ouverture de votre activité.
Plage d’activité : Les plages d’activités représentent les horaires d’ouvertures de votre activité. C’est dans ces plages horaires que les utilisateurs pourront prendre rendez-vous. Elles définissent vos créneaux de disponibilité professionnelle.
Plage d’activité exceptionnelle : Les plages d’activités exceptionnelles sont des plages horaires uniques. Elles seront visibles seulement une seule fois. Elles permettent de gérer des situations professionnelles ponctuelles.
Plage d’activité récurrente : Les plages d’activités récurrentes sont des plages horaires que vous allez faire répéter plusieurs fois par semaine et/ou par mois. Elles facilitent la gestion automatique de vos disponibilités régulières.
Si vous souhaitez regarder des tutoriels vidéos à propos des plages d’activité et bien plus, veuillez vous rendre sur le module Bien démarrer avec SmartAgenda dans le menu tutoriels vidéos.
Temps de pause : Les temps de pause correspondent au temps mort entre chaque rendez-vous au cas où vous en auriez besoin. Ils vous permettent de gérer sereinement vos transitions professionnelles.
Lexique lié aux rendez-vous
Bloquer la prise de rendez-vous : Le blocage de prise de rendez-vous permet de bloquer la prise de rendez-vous aux clients que vous souhaitez, par exemple, un client trop souvent absent.
Bouton de redirection : Les boutons de redirection se placent sur votre site de prise de rendez-vous pour donner l’accès à vos utilisateurs de prendre rendez-vous facilement. C’est tout simplement avec ces boutons que vos clients pourront prendre rendez-vous. Choisissez bien l’emplacement et la mise en avant de ces boutons. Vous pouvez également en créer dans votre signature de mail et/ou pour votre site web personnel.
Catégorie de prestations : Les catégories de prestations servent à regrouper les rendez-vous du même type pour rendre l’expérience utilisateur plus fluide. Elles permettent de structurer et d’organiser vos services de manière intuitive en cas d’un nombre de prestations élevées.
Cours collectif : Les cours collectifs sont des prestations où plusieurs utilisateurs peuvent prendre un rendez-vous à la même heure. Par exemple, dans un cours de yoga, vous pourriez proposer une session limitée à 12 participants, dans un atelier de cuisine un groupe de 8 personnes, ou pour un séminaire de 15 personnes.
Lien direct : Les liens directs sont des liens qui peuvent être envoyés pour prendre rendez-vous en un clic. Ils simplifient et accélèrent le processus de réservation. Vous pouvez créer ces liens pour l’envoyer à n’importe qui et n’importe quand.
Liste d’attente : La liste d’attente permet à vos utilisateurs de recevoir une alerte de disponibilité d’un nouveau créneau avant la date prévue à la base. Elle maximise vos opportunités de réservation.
Mode Pro : Permet à un utilisateur qui a un accès à l’agenda de se connecter à la plateforme de réservation en ligne pour prendre un rendez-vous pour un client. La prise de rendez-vous se fait via le site de rendez-vous en ligne comme pour chaque client.
Prestation : Les prestations représentent les types de rendez-vous mis à disposition pour vos utilisateurs via le site de prise de rendez-vous. Elles définissent l’étendue de vos services proposés.
Rendez-vous récurrents : Les rendez-vous récurrents sont des rendez-vous qui peuvent se répéter sur plusieurs semaines et/ou plusieurs mois. Ils simplifient la planification pour les rendez-vous réguliers.
Lexique lié à la communication
Champs de fusion : Les champs de fusion sont des textes pré-rédigés que vous pourrez utiliser sous forme de balise pour créer vos modèles de Mail/SMS. Ils optimisent la personnalisation de vos communications en fonction du rendez-vous.
Fiche client : Vous possédez une fiche par client connu qui contient leurs données. Elles constituent un outil précieux pour le suivi et la relation client.
Formulaire : Les formulaires sont associés à des prestations pour demander plus d’information à vos clients. Ils améliorent la qualité et la précision des informations recueillies.
Modèles de Mail/SMS : Les modèles de Mail/SMS sont utilisés pour envoyer des messages pré-rédigés concernant les prestations que vous souhaitez. Souvent utilisés pour les rappels de rendez-vous, ils garantissent une communication cohérente et professionnelle.
Rappel de rendez-vous : Les rappels de rendez-vous sont des notifications envoyées un nombre de jours, que vous aurez décidé, avant le rendez-vous de votre client. Ils réduisent significativement les risques d’oubli ou d’absence.
Site de prise de rendez-vous en ligne : Le site de prise de rendez-vous en ligne est le site où vos utilisateurs vont prendre leurs rendez-vous. Il constitue votre interface digitale de réservation.
Appliquer des champs conditionnels Comment créer des champs conditionnels à vos formulaire ? Pour rappel, vous trouverez ici l'article concernant la création de formulaires. Rendez vous dans les Réglages, allez ensuite dans le menu Prestations puis cliquez sur Formulaires. Cliquez sur le bouton Éditer à gauche, sur la ligne du formulaire souhaité. Créer un premier champ de formulaire en choisissant le type de champ de formulaire dans les boutons en dessous du titre Ajoutez des champs au formulaire. Rédigez le libellé du champ et Enregistrer. Choisissez à nouveau un type de champ de formulaire avec les boutons. Rédigez le libellé Cochez la case Conditionner…
Réagencer les formulaires Réagencer les formulaires Rendez vous dans les Réglages, allez ensuite dans le menu Prestations puis cliquez sur Formulaires. Restez cliqué sur le formulaire que vous souhaitez pour le glisser en dessous des autres.
Éditer vos enquêtes de satisfaction Éditer vos enquêtes de satisfaction Rendez vous dans Réglages, Enquêtes puis Enquêtes satisfaction. Cliquez sur Éditer. Puis n'oubliez pas d'Enregistrer.
