Dans cette vidéo, je vous explique comment ajouter l’icône SmartAgenda sur l’écran d’accueil de votre smartphone. Cela vous permettra de gagner du temps pour consulter votre agenda depuis votre téléphone.
Tout d’abord, nous allons voir pour intégrer l’icône sur votre iPhone et iPad.
Rendez-vous sur votre moteur de recherche et allez sur la page de connexion SmartAgenda.
Cliquez ensuite sur l’icône de partage, descendez un peu et appuyez sur Sur l’écran d’accueil.
Maintenant, nous allons voir pour le faire sur votre smartphone Android.
Rendez-vous sur votre moteur de recherche et allez sur la page de connexion de votre agenda.
Cliquez ensuite sur les trois petits points en haut à droite, descendez un peu et appuyez sur Ajouter à l’écran d’accueil.
Vous aurez donc accès à l’icône directement via votre écran d’accueil.
Dans cette vidéo, je vous explique comment autoriser la prise de rendez-vous en ligne à vos clients ou patients existants uniquement.
Vous êtes un professionnel de santé et vous souhaitez conserver votre base patientèle existante sans l’élargir ? Vous pouvez autoriser vos patients existants à prendre rendez-vous sans que de nouveaux patients ou clients puissent le faire.
Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.
Cliquez sur le menu Site internet, puis sur Options de prise de rendez-vous.
Pour autoriser la prise de rendez-vous uniquement à vos patients ou clients existants, vous pouvez désactiver l’autorisation de la création de compte sur internet et désactiver la connexion obligatoire avant la prise de rendez-vous. N’oubliez pas d’enregistrer.
Je vais donc vous montrer sur quel écran votre client devra se connecter.
Pour cela, je clique sur Site RDV dans la barre des tâches. Ici, le client cliquera sur Prendre Rendez-vous, puis accédera aux diverses prestations proposées, puis vos disponibilités. Après avoir cliqué sur le créneau choisi, le client devra obligatoirement se connecter.
Si vous souhaitez ne pas afficher vos disponibilités avant la connexion de votre client, vous devrez activer le paramètre Connexion obligatoire AVANT de prendre RDV. N’oubliez pas d’enregistrer.
En cliquant sur Site RDV, puis sur Prendre rendez-vous, il faudra se connecter avant d’accéder à vos disponibilités et de prendre rendez-vous.
Dans cette vidéo, je vous explique comment la liste d’attente fonctionne. Si vous souhaitez la mettre en place dans votre structure, veuillez contacter un conseiller SmartAgenda.
La liste d’attente va permettre à vos clients, qui ont un rendez-vous loin dans le temps, d’être avertis si un créneau se libère plus tôt. Ils recevront une alerte de désistement s’ils se sont inscrits sur la liste d’attente.
Cela a pour objectif de combler les vides, qui peuvent être créés dans votre planning, causés par le désistement de vos clients ou patients.
L’alerte de désistement est envoyée seulement aux clients qui se sont inscrits sur la liste d’attente. S’ils sont 5, les 5 clients recevront l’alerte. Cependant, le premier qui aura choisi ce nouveau créneau sera le seul bénéficiaire.
Nous pouvons paramétrer cette liste d’attente, pour cela contactez un conseiller SmartAgenda via l’adresse mail support@smartagenda.fr.
En cliquant sur Réglages, situé dans la barre des tâches puis sur le menu Clients, vous accédez à certains paramètres.
Vous pouvez consulter la liste de vos clients, la liste des clients inscrits sur la liste d’attente, mais également configurer la liste d’attente. Ici, vous pouvez modifier le mail ou le sms qui sera envoyé aux clients inscrits sur la liste d’attente.
Attention, cette fonctionnalité fonctionne uniquement à prestation égale. En d’autres termes, si un client annule son rendez-vous lié à la prestation A, seulement les clients ayant pris rendez-vous pour la prestation A recevront l’alerte.
Les clients peuvent s’inscrire sur la liste d’attente avant de confirmer leur rendez-vous, comme ceci : montrer.
De votre côté, un sablier apparaîtra sur son rendez-vous, vous informant qu’il est sur liste d’attente et vous pourrez le retrouver dans votre liste d’attente située dans les réglages.
Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment utiliser la liste des autorisations et accès.
Pour utiliser la liste des autorisations, vous devez, en amont, avoir créé des agendas et accès en ayant défini leurs droits. Pour cela, vous pouvez regarder la vidéo présente dans la description.
Pour rappel, un agenda ou accès ayant pour profil “Admin” ou “Tout Agenda” aura accès à tous les agendas. Pour le profil “Limité”, la personne aura accès uniquement aux agendas choisis. La liste des autorisations est donc utilisée.
Tout d’abord, ouvrez votre agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.
Ensuite, cliquez dans Utilisateurs puis Autorisations. À l’horizontale, vous retrouverez la liste des plannings et à la verticale les agendas et accès que vous aurez créés auparavant dans le menu Agendas/Accès.
Dans mon cas, les utilisateurs 1, 2 et 3 ont des agendas avec des profils limités. J’autorise donc l’agenda 1 à accéder à son agenda seulement, l’utilisateur 2 à son agenda également et l’utilisateur 3 la même chose. Mais je peux autoriser l’utilisateur 3 à accéder à son agenda, mais aussi à celui de l’utilisateur 4.
L’utilisateur 4, lui, a également un agenda, mais il détient un profil Admin. Il a donc accès à tous les agendas.
Par contre, l’utilisateur 5 est un télésecrétariat. Il n’a donc pas d’agenda dédié, mais un simple accès avec un profil Admin. Il a donc également accès à tous les agendas.
Si vous souhaitez que le télésecrétariat ait accès simplement aux agendas 1, 2 et 3, il faudra passer son profil en Limité et venir ici, dans la liste des autorisations sélectionner les agendas auxquels il a accès.
Dans cette vidéo, je vous explique comment créer une liste de motifs d’indisponibilité. Cela permet de choisir précisément le type d’indisponibilité lorsque vous vous rendez indisponible dans votre agenda et faciliter l’organisation au sein de votre structure. Pour comprendre comment se rendre indisponible, je vous laisse consulter la vidéo présente en description.
Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.
Ensuite, cliquez sur le menu Prestations puis Motifs d’indisponibilité.
Cliquez sur Nouveau en haut à droite et entrez le libellé correspondant. Par exemple “Formation” ou Congés”.
Choisissez une couleur et enregistrez.
Lorsque vous retournez dans votre agenda et que vous ajoutez une indisponibilité, vous pouvez choisir votre motif.
Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment configurer le plugin WordPress SmartAgenda.
Ce plugin vous permet d’intégrer la prise de rendez-vous en ligne directement sur votre site internet.
Cette configuration se distingue en 4 parties.
Tout d’abord, je vais vous expliquer comment ajouter l’extension dans votre WordPress. Ensuite, nous allons voir le paramétrage de ce module, comment l’utiliser et enfin la création d’une page de réservation pour l’intégration du widget si vous souhaitez dédier une page à la prise de rendez-vous en ligne.
Ouvrez votre WordPress et cliquez sur Extensions. Ensuite, cliquez sur ajouter une extension et recherchez SmartAgenda dans la barre de recherche.
Installez l’extension SmartAgenda et activez-la.
Un menu SmartAgenda apparaît en bas à gauche de votre page. Cliquez sur le menu.
Vous arrivez sur la page où vous allez pouvoir paramétrer votre extension.
Dans le premier bandeau bleu, vous allez devoir entrer le nom de votre agenda. C’est le nom qui apparaît après www.smartagenda/pro/
Mon agenda s’appelle tuto-videos et je souhaite que ce soient les créneaux, disponibles dans cet agenda, qui soient proposés.
Ensuite, vous allez avoir la possibilité de choisir un bouton flottant.
Cela veut dire qu’un bouton “Prendre rendez-vous” sera présent sur votre site internet. Une fois que votre client aura cliqué sur ce bouton, il arrivera sur votre site de prise de rendez-vous en ligne SmartAgenda.
Vous avez la possibilité de choisir la couleur de ce bouton afin qu’il soit cohérent avec votre charte graphique, mais également la couleur du texte qui apparaîtra dans le bouton.
Juste en dessous, vous pouvez choisir le texte qui apparaîtra dans le bouton par exemple : Prenez rendez-vous ou Prendre rendez-vous ou RDV.
Vous avez également la possibilité d’afficher la prise de rendez-vous en ligne dans un pop-up. C’est une solution qui peut être mise en place si vous souhaitez intégrer la prise de rendez-vous en ligne comme un widget, sans l’associer à une page spécifique.
C’est-à-dire que lorsque le client cliquera sur le bouton “Prendre rendez-vous”, un petit onglet s’ouvrira directement sur cette page avec les différentes modalités de prise de rendez-vous.
Lorsque je n’active pas le pop-up, cela se présente comme ça sur le site internet.
Lorsque j’active le pop-up, nous constatons qu’un onglet s’ouvre en direct sur la même page.
N’oubliez pas d’enregistrer les modifications.
Ensuite, vous pouvez accéder à une personnalisation avancée qui vous permettra de personnaliser le bouton flottant.
Vous allez pouvoir entrer l’URL de votre site de prise de rendez-vous en ligne afin que la bonne page de votre site de prise de rendez-vous en ligne soit affichée.
Vous pouvez également choisir la position du bouton.
Enfin, vous avez la possibilité d’ouvrir une nouvelle fenêtre, externe à votre site, lorsque votre client prend rendez-vous. Soit rediriger le client vers une nouvelle page ou alors vous pouvez le laisser sur la fenêtre active.
Si vous êtes plutôt intéressé par le widget de prise de rendez-vous en ligne, l’objectif ici est de l’intégrer sur une page dédiée. Dans ce cas, le client aura tout de suite, à sa disposition tous les créneaux disponibles à la prise de rendez-vous.
Pour cela, il faudra intégrer le code présent ici, dans la page que vous souhaitez. Il sera également possible de personnaliser cette page en choisissant ce qui apparaîtra ou non. Par exemple, l’entête SmartAgenda ; afficher le logo ou non, etc.
N’oubliez pas d’enregistrer les modifications si vous en effectuez.
Une fois le code copié, rendez-vous dans vos pages. Par exemple, je vais l’intégrer à la page Test Plugin. Je modifie la page et j’insère un code court.
Ensuite, je colle le code et j’enregistre. Vous pouvez constater, lorsque je prévisualise ma page, que mes disponibilités sont directement disponibles.
Pour finir, il est également possible, et conseillé, de mettre en place le bouton flottant ainsi que d’intégrer le widget sur une page.
Le bouton permettra à l’utilisateur de prendre rendez-vous depuis n’importe quelle page et le widget permettra d’accéder rapidement aux disponibilités.
Dans cette vidéo, je vous explique comment mettre en place des actions marketing via votre SmartAgenda. Ces actions peuvent être le fruit de votre satisfaction client et donc de la fidélisation !
Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Préférences puis au sous-menu Marketing.
Sur cette page, vous avez la possibilité d’envoyer un SMS lors de l’anniversaire de vos clients. Ce sms est personnalisable. Il en est de même pour leurs fêtes.
Vous pouvez également leur envoyer un sms ou mail de rappel depuis le dernier rendez-vous si votre client n’a pas repris de rendez-vous depuis.
Vous pouvez personnaliser le message, l’objet du mail et le message du mail.
Il est possible de choisir quand est ce que le sms ou mail est envoyé.
Sur la fin de la page, cet encadré sera répété plusieurs fois afin de vous permettre d’envoyer plusieurs messages ou mails si vous le souhaitez.
Dans cette vidéo, je vous explique comment consulter vos statistiques liées à la consommation des SMS.
Pour cela, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Statistiques, puis cliquez sur Conso.
Ici, vous pouvez établir une plage d’analyse ainsi que la période et appuyer sur Appliquer.
Vous retrouverez votre suivi de consommation sms ainsi qu’un tableau des valeurs. Il est possible d’exporter ou d’imprimer ces statistiques SMS.
Ensuite, vous avez un sous-menu Détail SMS. Lorsque vous consultez cette fonctionnalité, après avoir rentrer votre plage d’analyse, vous retrouvez les dates d’envoi des sms, le destinataire, le type d’expédition ou encore le contenu du SMS.
Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment créer une prestation promotionnelle sur une période choisie.
Pour cela, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Prestations puis au sous-menu Prestations.
Nous allons créer la prestation promotionnelle. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouvelle Prestation situé en haut à droite. Entrez les informations spécifiques de cette prestation. Par exemple, en libellé, vous pouvez noter “PROMO – nom de la prestation à 80 € au lieu de 100 €”. Vous pourrez également entrer le nouveau prix dans cet encadré et diverses informations. N’oubliez pas de sélectionner la personne qui effectuera cette prestation.
Il est possible de désactiver la prestation initiale si vous le souhaitez. L’objectif de la désactiver et non la supprimer, est de pouvoir la mettre en ligne une fois votre offre promotionnelle terminée.
Pour cela, éditez la prestation concernée et désactivez là avec le bouton situé en haut à droite.
Maintenant, la prestation initiale n’est plus visible sur le site de prise de rendez-vous en ligne et la prestation promotionnelle est réservable en ligne. Lorsque l’offre promotionnelle arrive à sa fin, vous pourrez la désactiver et réactiver la prestation d’origine.
Dans cette vidéo, je vous explique comment mettre en place des rendez-vous récurrents.
Selon votre profession, vous pouvez avoir besoin de rendre récurrent un rendez-vous. Si votre client, patients ou étudiants a un créneau bien précis de disponible dans son agenda, vous pouvez programmer ses rendez-vous en avance et les inscrire dans votre SmartAgenda.
Pour cela, ouvrez votre Agenda et cliquez sur l’heure où vous souhaitez positionner ce rendez-vous récurrent.
Par exemple, lundi 1er juillet à 10h.
Ensuite, cliquez sur Rendez-vous puis entrez les diverses informations demandées : le nom de votre client, patient ou étudiant, puis la prestation.
Pour rendre ce rendez-vousrécurrent, vous devez cocher cette case. Vous allez pouvoir paramétrer la récurrence de ce rendez-vous en choisissant combien de fois ce rendez-vous doit se répéter : par exemple toutes les semaines pendant 3 semaines. Soit 1 rendez-vous par semaine pendant 3 semaines, le même jour et à la même heure.
Maintenant, on remarque que sur les semaines à venir, les rendez-vous sont positionnés.
Attention, une fois les rendez-vous récurrents positionnés, ils sont tous indépendant. En d’autres mots, un rendez-vous peut être supprimé ou modifié sans impacter les autres rendez-vous. Si vous souhaitez modifier la récurrence sur tous les rendez-vous, il faudra supprimer les rendez-vous et les recréer en choisissant la nouvelle récurrence.
Dans cette vidéo, je vous explique comment synchroniser votre SmartAgenda avec votre calendrier IPhone.
Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.
Ensuite, accédez au menu Préférences puis au sous-menu Calendrier Externe. Sur cet écran, vous retrouverez la procédure à suivre : “Pour afficher l’agenda sur IPhone”.
Plus bas sur cette page, vous trouverez les liens des différentes colonnes de vos collaborateurs. À vous de copier l’adresse de l’agenda que vous souhaitez synchroniser.
Une fois que vous avez copié l’adresse de l’agenda à synchroniser, ouvrez les Réglages de votre IPhone. Puis cliquez sur Calendrier puis Compte.
Ici, appuyez sur Ajouter un compte puis sur Autre puis sur Ajouter un calendrier avec abonnement. Enfin, coller l’URL que vous avez relevé en amont. Cliquez sûr Suivant puis Enregistrer. Votre calendrier apparaît maintenant, directement dans Calendrier. On retrouve mon rendez-vous du 26 juin à 11 h.
Dans cette vidéo, je vous explique comment ajouter des temps de pause à votre agenda.
Par exemple, vous pouvez avoir le besoin de bloquer un temps avant et après votre prestation, pour relier un dossier avant votre rendez-vous ou pour nettoyer votre espace après votre prestation selon votre secteur d’activité.
Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, rendez-vous dans le menu Prestations puis dans le sous menu Prestations.
Ici, vous allez pouvoir choisir sur quelle prestation vous souhaitez ajouter un temps de pause. Par exemple, j’ai une prestation “Consultation – enfant”. Je souhaite avoir une pause de 5 ou 10 minutes après ma consultation pour désinfecter mon matériel avant la venue de mon autre patient.
Il faudra éditer la prestation sélectionnée. Ici “Consultation – enfant”. Ensuite, cliquez sur Personnalisation avancée. Vous pouvez choisir de bloquer un temps de pause avant ou après votre rendez-vous. Dans mon exemple, je vais bloquer 10 minutes après mon rendez-vous.
N’oubliez pas d’enregistrer.
Maintenant, si je vais dans l’onglet Agenda et que je positionne un rendez-vous pour la prestation “Consultation – enfant”, un temps de pause s’est ajouté.
Dans cette vidéo, je vous explique comment synchroniser votre SmartAgenda avec votre calendrier iPhone.
Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.
Ensuite, accédez au menu Préférences puis au sous-menu Calendrier Externe. Sur cet écran, vous retrouverez la procédure à suivre : “Pour afficher l’agenda sur iPhone”.
Plus bas sur cette page, vous trouverez les liens des différentes colonnes de vos collaborateurs. À vous de copier l’adresse de l’agenda que vous souhaitez synchroniser.
Une fois que vous avez copié l’adresse de l’agenda à synchroniser, ouvrez les Réglages de votre iPhone. Puis cliquez sur Calendrier, puis Compte. Ici, appuyez sur Ajouter un compte, puis sur Autre, puis sur Ajouter un cal avec abonnement. Enfin, collez l’URL que vous avez relevée en amont. Cliquez sur Suivant, puis sur Enregistrer. Votre calendrier apparaît maintenant directement dans Calendrier. On retrouve mon rendez-vous du 26 juin à 11h.
Dans cette vidéo je vous explique comment imprimer votre planning.
Vous allez avoir la possibilité d’imprimer une journée, 3 journées ou une semaine.
Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Actions situé en haut à droite. Ensuite, cliquez sur Imprimer une journée.
Vous allez pouvoir choisir le jour que vous souhaitez imprimer ainsi que l’heure de début et de fin.
Il est également possible de sélectionner l’agenda à imprimer si vous en avez plusieurs.
Et enfin, vous pouvez sélectionner plusieurs options selon vos besoins.
A vous de sélectionner ce que vous souhaitez et appuyez sur imprimer !
Si vous souhaitez imprimer votre planning sur 3 jours ou une semaine, mettez vous sur la vue souhaitée en cliquant en haut à droite sur 3 jours par exemple.
Ensuite, cliquez sur le bouton Actions puis sur Générer un PDF. Une page s’ouvre avec votre planning sur 3 jours et vous pouvez l’imprimer.
Dans cette vidéo je vous explique comment accéder à votre historique. Cette rubrique est votre journal de bord où vous pouvez retrouver toutes les actions effectuées dans votre agenda par l’ensemble de vos collaborateurs et de vos clients (création, modification ou suppression d’événements).
Pour le consulter, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Statistiques puis au sous menu Historique.
Ici vous pouvez choisir la plage à analyser et sélectionner les agendas concernés si vous en avez plusieurs. Vous pouvez également entrer le nom d’un client si vous souhaitez accéder uniquement à l’historique de celui-ci. Une fois que vous avez entré ou non le nom d’un client, vous pouvez appuyer sur Appliquer.
Vous verrez apparaître un nombre important d’informations concernant tous les rendez-vous pris manuellement et par internet ainsi que toutes les modifications apportées.
