Catégorie : Tutoriels vidéo

Comment ajouter la prise de rendez-vous grâce au widget d’intégration ?

Vous souhaitez ajouter rapidement la prise de rendez-vous en ligne ? SmartAgenda a créer un widget d’intégration compatible avec tous systèmes de création de site internet.

https://youtu.be/rjerIqU5iQ8

Pourquoi intégrer la prise de rendez-vous sur son site internet via un widget d’intégration ?

L’ajout d’un widget de prise de rendez-vous présente plusieurs avantages pour votre entreprise :

• Accessibilité 24/7 : Vos clients peuvent réserver un créneau à tout moment, sans avoir besoin de vous contacter directement.
• Expérience utilisateur optimisée : Un processus de réservation fluide et intuitif améliore la satisfaction client.
• Gain de temps : Moins d’appels et d’échanges pour fixer un rendez-vous, ce qui vous permet de vous concentrer sur votre activité.
• Réduction des rendez-vous manqués : Avec les rappels automatiques, vos clients sont mieux informés et plus engagés.
• Adaptabilité à toutes les plateformes : Le widget fonctionne aussi bien sur desktop que sur mobile, offrant une expérience homogène.

Récupérer le code du widget

Avant d’intégrer le widget sur votre site, vous devez générer son code d’intégration :

1. Accédez à votre espace SmartAgenda.
2. Cliquez sur « Réglages » dans la barre des tâches.
3. Dans le menu « Site Internet & Widgets », sélectionnez « Widget de prise de rendez-vous ».
4. Personnalisez l’affichage du widget selon vos besoins.
5. Copiez le code généré.

Paramètres du widget

contenu -> Affiche l’onglet d’accueil
entete -> Affiche l’en-tête : logo / titre / adresse
footer -> Affiche le pied de page
bandeau -> Affiche le bandeau de connexion
infosimportantes -> Affiche l’info importante
logo -> Affiche votre logo
photo -> Affiche la galerie d’image
presta -> ID prestation
categ -> ID catégorie
employe -> ID agenda
Affrdv -> Affiche directement l’onglet de prise de rendez-vous

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Ajouter le widget à votre site

Intégration sur un site HTML

Si votre site est en HTML, il vous suffit d’insérer le code copié dans le fichier HTML, là où vous souhaitez afficher le widget. Collez le code avant la balise </body> pour assurer un chargement optimal.

Intégration sur un CMS (WordPress, Wix, etc.)

• WordPress : Ajoutez un bloc « Code HTML personnalisé » dans votre éditeur de page et collez le code du widget.
• Wix : Utilisez l’option « Intégrer un code » et insérez le code du widget.
• Autres plateformes : Recherchez l’option « Ajouter un code HTML » et collez le script du widget.

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Tester et ajuster

Une fois le widget ajouté, ouvrez votre site pour vérifier son affichage et son bon fonctionnement. Si besoin, retournez dans les réglages de SmartAgenda pour ajuster la personnalisation.

Votre widget est maintenant intégré et vos clients peuvent prendre rendez-vous en toute simplicité !

Comment ajouter l’icône SmartAgenda sur votre écran d’accueil ?

Vous souhaitez accéder rapidement à votre agenda SmartAgenda depuis votre smartphone ? Découvrez comment ajouter un raccourci directement sur votre écran d’accueil.

Pourquoi créer un raccourci SmartAgenda sur votre écran d’accueil ?

• Gain de temps: Évitez de chercher l’application dans vos menus.
• Accès rapide: Consultez votre agenda en un seul clic.
• Organisation: Ayez toutes les informations importantes à portée de main.

Comment ajouter un raccourci SmartAgenda sur votre smartphone ?

Pour iPhone et iPad:

1. Connectez-vous à SmartAgenda: Ouvrez votre navigateur internet et rendez-vous sur la page de connexion de votre compte SmartAgenda.
2. Cliquez sur le bouton de partage: Une fois connecté, recherchez l’icône de partage (généralement représentée par une flèche pointant vers un carré).
3. Ajoutez à l’écran d’accueil: Dans les options de partage, sélectionnez Sur l’écran d’accueil. Un raccourci vers votre agenda s’ajoutera automatiquement à votre écran d’accueil.

Pour Android:

1. Connectez-vous à SmartAgenda: Ouvrez votre navigateur internet et rendez-vous sur la page de connexion de votre compte SmartAgenda.
2. Utilisez le menu: Une fois connecté, recherchez les trois petits points verticaux situés en haut à droite de votre écran.
3. Ajouter à l’écran d’accueil: Dans le menu déroulant, sélectionnez l’option Ajouter à l’écran d’accueil. Un raccourci sera créé et vous pourrez le personnaliser si vous le souhaitez.

Personnalisez votre raccourci

Sur certains appareils, vous pourrez personnaliser l’icône du raccourci ou le nom qui s’affichera. Cela vous permettra d’adapter le raccourci à votre interface et de le retrouver plus facilement.

Les avantages d’avoir un raccourci SmartAgenda

• Accessibilité: Consultez votre agenda à tout moment et en tout lieu.
• Rapidité: Accédez directement à votre planning sans perdre de temps.
• Organisation: Gardez une vue d’ensemble de vos rendez-vous.

En créant un raccourci SmartAgenda sur votre écran d’accueil, vous gagnerez en productivité et en organisation. N’hésitez pas à partager cette astuce avec vos collègues et vos proches !

Comment créer des champs conditionnels sur SmartAgenda ?

Dans le monde des formulaires en ligne, la personnalisation est la clé pour offrir une expérience utilisateur fluide et adaptée. SmartAgenda vous propose une fonctionnalité puissante : les champs conditionnels.

https://youtu.be/m8WL-Q8YYn4

Qu’est-ce qu’un Champ Conditionnel et Pourquoi l’Utiliser ?

Les champs conditionnels permettent d’afficher ou masquer certains éléments de votre formulaire en fonction des réponses précédentes des clients. Par exemple, vous pouvez demander si le rendez-vous est pour quelqu’un d’autre, et afficher un champ supplémentaire pour saisir le nom uniquement si la réponse est Oui.

Comment Configurer des Champs Conditionnels Étape par Étape ?

Accéder aux Réglages

• Connectez-vous à votre compte SmartAgenda
• Naviguez vers Réglages > Prestations > Formulaires

Créer le Champ Déclencheur

• Sélectionnez un type de champ (par exemple, Choix unique)
• Rédigez une question claire, comme Voulez-vous prendre un rendez-vous pour quelqu’un d’autre ?
• Enregistrez le champ

Ajouter le Champ Conditionnel

• Créez un nouveau champ (par exemple, Nom et Prénom de la personne)
• Cochez Conditionner l’affichage de ce champ
• Sélectionnez le champ déclencheur et la condition (ici, réponse Oui)

Finalisation

• Sélectionnez les prestations concernées
• Vérifiez l’ordre des champs
• Enregistrez vos modifications

Des formulaires plus intelligents pour une expérience client optimale

Pour vos clients, l’expérience sera transparente : si la réponse est Non, le formulaire passe directement à la confirmation. Si la réponse est Oui, le champ supplémentaire apparaît automatiquement.

En utilisant des champs conditionnels, vous optimisez votre formulaire, simplifiez la saisie et ne collectez que les informations nécessaires. Personnalisez votre expérience client avec SmartAgenda !

Comment autoriser la prise de rendez-vous uniquement à vos clients existants ?

Vous souhaitez privilégier certains patients existants et limiter les nouvelles prises de rendez-vous ? SmartAgenda vous offre la possibilité de restreindre l’accès à votre agenda en ligne. Découvrez comment configurer votre outil pour réserver votre temps exclusivement à votre clientèle actuelle.

Pourquoi limiter la prise de rendez-vous en ligne ?

• Maîtrise de votre activité: Vous pouvez mieux gérer votre charge de travail en priorité à vos patients actuels.
• Relation client: Vous renforcez le lien avec vos patients en leur offrant un accès privilégié.
• Optimisation de votre planning: Vous pouvez concentrer vos efforts sur le suivi de votre clientèle existante.

Comment restreindre l’accès à votre agenda en ligne ?

1. Accédez aux paramètres: Dans votre compte SmartAgenda, cliquez sur Réglages puis sur Site Internet et Options de prise de rendez-vous.
2. Désactivez la création de compte: Cochez la case correspondante pour empêcher de nouveaux utilisateurs de créer un compte sur votre plateforme.
3. Activez la connexion obligatoire: Assurez-vous que la connexion est obligatoire avant toute prise de rendez-vous.

Deux scénarios possibles:

• Connexion après sélection du créneau: Le patient sélectionne un créneau puis est redirigé vers une page de connexion.
• Connexion avant sélection du créneau: Le patient doit se connecter avant de pouvoir consulter vos disponibilités.

Les avantages de cette configuration

• Sécurité: Vous protégez votre agenda des demandes non sollicitées.
• Privilégiez vos patients: Vous offrez un accès privilégié à votre clientèle existante.
• Simplicité: Vous gardez le contrôle sur votre planning.

En configurant correctement les paramètres de votre agenda SmartAgenda, vous pouvez facilement limiter l’accès à votre planning en ligne et vous concentrer sur vos patients existants.

Comment gérer la liste d’attente SmartAgenda ?

La liste d’attente SmartAgenda est un outil précieux pour optimiser votre taux de remplissage et réduire les créneaux inoccupés. En permettant à vos clients de s’inscrire sur une liste d’attente pour une prestation donnée, vous leur offrez la possibilité de bénéficier d’un rendez-vous plus rapidement en cas de désistement.

Comment fonctionne la liste d’attente ?

• Inscription automatique: Lorsque vos clients réservent un rendez-vous lointain, ils peuvent choisir de s’inscrire automatiquement sur la liste d’attente.
• Alertes de désistement: En cas de désistement, les clients inscrits sur la liste d’attente pour cette prestation reçoivent une notification (par email ou SMS) les informant de la disponibilité d’un nouveau créneau.
• Premier arrivé, premier servi: Le premier client à confirmer le nouveau créneau l’obtient.

Les avantages de la liste d’attente

• Taux de remplissage optimisé: Réduisez les créneaux inoccupés en les attribuant rapidement à des clients en attente.
• Satisfaction client: Offrez à vos clients la possibilité de bénéficier d’un rendez-vous plus tôt.
• Gestion simplifiée: Centralisez votre liste d’attente et suivez facilement les demandes.
• Personnalisation: Adaptez les messages d’alerte à votre image de marque.

Comment configurer la liste d’attente ?

Pour personnaliser votre liste d’attente et les messages envoyés aux clients, contactez simplement notre service support à l’adresse support@smartagenda.fr.

Vous pouvez également accéder à certains paramètres directement depuis votre compte SmartAgenda :

• Réglages: Cliquez sur Réglages dans la barre des tâches, puis sur Clients.
• Liste d’attente: Consultez la liste des clients inscrits et modifiez les messages d’alerte.

Important à retenir:

• Liste d’attente par prestation: Les alertes sont envoyées uniquement aux clients inscrits sur la liste d’attente pour la même prestation.
• Premier arrivé, premier servi: Le premier client à confirmer le nouveau créneau l’obtient.

La liste d’attente SmartAgenda est une solution simple et efficace pour optimiser votre planning et améliorer la satisfaction de vos clients. N’hésitez pas à contacter notre équipe pour en savoir plus et activer cette fonctionnalité sur votre compte.

Comment maîtrisez les autorisations et accès dans SmartAgenda ?

La gestion des autorisations et des accès est essentielle pour garantir la sécurité et l’efficacité de votre organisation. SmartAgenda vous offre un outil puissant pour définir les droits d’accès de chaque utilisateur à vos différents agendas.

Pourquoi utiliser la liste des autorisations ?

• Sécurité: Protégez vos données en limitant l’accès aux informations sensibles.
• Organisation: Facilitez la collaboration en attribuant à chaque utilisateur les droits dont il a besoin.
• Flexibilité: Adaptez les autorisations en fonction de l’évolution de vos besoins.

Comment fonctionne la liste des autorisations ?

1. Création d’agendas et d’accès: Commencez par créer différents agendas et définir les profils associés (Admin, Tout Agenda, Limité).
2. Gestion des autorisations:
   • Accédez à la liste des autorisations depuis le menu Réglages puis Utilisateurs et Autorisations.
   • À l’intersection de chaque agenda et utilisateur, cochez les cases pour accorder ou retirer les droits d’accès.
3. Profils d’accès:
   • Admin: Accès à tous les agendas.
   • Tout Agenda: Accès à tous les agendas auxquels l’utilisateur est rattaché.
   • Limité: Accès personnalisé à des agendas spécifiques.

Exemple concret:

• Utilisateur 1: Accès uniquement à son agenda personnel.
• Utilisateur 2: Accès à son agenda personnel et à celui de l’utilisateur 4.
• Utilisateur 5 (télésecrétariat): Accès à tous les agendas (profil Admin) ou accès limité à certains agendas (profil Limité).

Les avantages de la gestion des autorisations

• Clarté: Chaque utilisateur dispose des droits dont il a besoin et uniquement ceux-là.
• Sécurité: Réduisez les risques d’erreurs et de modifications non autorisées.
• Flexibilité: Adaptez les autorisations en fonction des projets et des évolutions de votre équipe.

La gestion des autorisations est un élément clé pour garantir la sécurité et l’efficacité de votre organisation. SmartAgenda vous offre un outil simple et intuitif pour définir les droits d’accès de chaque utilisateur.

Comment personnalisez vos indisponibilités avec SmartAgenda ?

Enrichissez votre organisation en créant des motifs d’indisponibilité précis et personnalisés. SmartAgenda vous permet de définir les raisons de vos absences pour une meilleure visibilité et une gestion plus efficace de votre planning.

Pourquoi utiliser des motifs d’indisponibilité ?

• Clarté: Comprenez rapidement la raison de chaque absence en un coup d’œil.
• Organisation: Facilitez la planification de vos équipes et la gestion des remplacements.
• Communication: Informez vos clients ou collaborateurs de manière précise sur vos disponibilités.

Comment créer un motif d’indisponibilité ?

1. Accédez aux paramètres: Depuis votre agenda, cliquez sur Réglages puis sur Prestations et Motifs d’indisponibilité.
2. Créez un nouveau motif: Cliquez sur Nouveau et renseignez :
   • Libellé: Choisissez un nom clair et concis (ex : Formation continue, Congés annuels, Télétravail).
   • Couleur: Sélectionnez une couleur pour identifier facilement ce motif dans votre agenda.
3. Enregistrez: Validez votre création.

Comment utiliser les motifs d’indisponibilité ?

Lorsque vous souhaitez vous rendre indisponible, sélectionnez simplement le motif correspondant lors de la création de votre indisponibilité. Ce motif apparaîtra directement dans votre agenda, offrant une information claire à vos collaborateurs et clients.

Les avantages des motifs d’indisponibilité

• Meilleure visibilité: Comprenez en un coup d’œil les raisons de vos absences.
• Gestion facilitée: Planifiez plus efficacement vos activités et celles de votre équipe.
• Communication améliorée: Informez clairement vos clients de vos disponibilités.

Les motifs d’indisponibilité sont un outil simple et efficace pour améliorer votre organisation au quotidien. En personnalisant vos absences, vous gagnez en temps et en efficacité.

Comment mettre en place les rendez-vous récurrents ?

SmartAgenda vous permet de gagner un temps précieux en automatisant la planification de vos rendez-vous récurrents. Que vous soyez thérapeute, coiffeur ou professeur, cette fonctionnalité est idéale pour les clients ayant des rendez-vous réguliers.

Comment créer un rendez-vous récurrent ?

1. Choisissez votre créneau: Cliquez sur l’heure exacte où vous souhaitez que le premier rendez-vous ait lieu.
2. Créez le rendez-vous: Cliquez sur Rendez-vous et remplissez les informations concernant votre client et la prestation.
3. Activez la récurrence: Cochez la case Récurrent pour rendre le rendez-vous répétitif.
4. Configurez la fréquence: Choisissez la fréquence de répétition (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.) et la durée de la récurrence.
5. Enregistrez: Validez votre création.

Les avantages des rendez-vous récurrents

• Gain de temps: Évitez de saisir manuellement les mêmes informations à chaque fois.
• Fiabilité: Réduisez les risques d’oubli ou d’erreur de saisie.
• Flexibilité: Modifiez facilement la fréquence ou la durée de la récurrence.
• Organisation: Gardez une vue d’ensemble de votre agenda.

Important à retenir

• Indépendance des rendez-vous: Chaque rendez-vous récurrent est indépendant. Vous pouvez donc modifier ou supprimer un rendez-vous sans affecter les autres.
• Modification de la récurrence: Pour modifier la récurrence de tous les rendez-vous, il est nécessaire de les supprimer et de les recréer avec les nouveaux paramètres.

Les rendez-vous récurrents sont une fonctionnalité essentielle pour optimiser votre gestion du temps. SmartAgenda vous offre un outil simple et efficace pour automatiser la planification de vos rendez-vous réguliers.

Comment ajouter des temps de pause ?

SmartAgenda vous permet de personnaliser vos prestations en ajoutant des temps de pause avant ou après chaque rendez-vous. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour ceux qui souhaitent gérer des dossiers avant et/ou après son rendez-vous.

Comment ajouter un temps de pause à une prestation ?

1. Accédez aux réglages: Depuis votre agenda, cliquez sur Réglages, puis sur Prestations et enfin sur Prestations.
2. Sélectionnez la prestation: Choisissez la prestation à laquelle vous souhaitez ajouter un temps de pause.
3. Éditez la prestation: Cliquez sur le bouton Éditer pour modifier les détails de la prestation.
4. Configurez le temps de pause: Dans la section Personnalisation avancée, indiquez la durée de la pause et si vous souhaitez l’ajouter avant ou après le rendez-vous.
5. Enregistrez vos modifications: Cliquez sur Enregistrer pour valider vos choix.

Pourquoi ajouter des temps de pause ?

• Améliorez votre organisation: Prévoyez du temps pour préparer votre matériel, accueillir votre prochain client ou nettoyer votre espace de travail.
• Réduisez le stress: Évitez de vous sentir pressé entre deux rendez-vous.
• Augmentez votre productivité: Optimisez l’utilisation de votre temps en planifiant des pauses efficaces.
• Offrez un meilleur service: Accueillez vos clients dans un environnement propre et organisé.

Les avantages de cette fonctionnalité

• Flexibilité: Adaptez les temps de pause à vos besoins spécifiques et à chaque prestation.
• Précision: Évitez les chevauchements de rendez-vous et les retards.
• Simplicité: Intégrez ces temps de pause directement dans votre agenda pour une gestion simplifiée.

En ajoutant des temps de pause à vos prestations, vous gagnez en efficacité et en professionnalisme. SmartAgenda vous offre un outil simple et intuitif pour personnaliser votre organisation et optimiser votre emploi du temps.