Catégorie : Tutoriels vidéo

Comment ajouter la prise de rendez-vous grâce au widget d’intégration ?

Vous souhaitez ajouter rapidement la prise de rendez-vous en ligne ? SmartAgenda a créé un widget d’intégration compatible avec tout système de création de site internet.

Pourquoi intégrer la prise de rendez-vous sur son site internet via un widget d’intégration ?

L’ajout d’un widget de prise de rendez-vous présente plusieurs avantages pour votre entreprise :

• Accessibilité 24/7 : vos clients peuvent réserver un créneau à tout moment, sans avoir besoin de vous contacter directement.
• Expérience utilisateur optimisée : un processus de réservation fluide et intuitif améliore la satisfaction client.
• Gain de temps : moins d’appels et d’échanges pour fixer un rendez-vous, ce qui vous permet de vous concentrer sur votre activité.
• Réduction des rendez-vous manqués : avec les rappels automatiques, vos clients sont mieux informés et plus engagés.
• Adaptabilité à toutes les plateformes : le widget fonctionne aussi bien sur desktop que sur mobile, offrant une expérience homogène.

Récupérer le code du widget

Avant d’intégrer le widget sur votre site, vous devez générer son code d’intégration :

1. Accédez à votre espace SmartAgenda.
2. Cliquez sur « Réglages » dans la barre des tâches.
3. Dans le menu « Site Internet & Widgets », sélectionnez « Widget de prise de rendez-vous ».
4. Personnalisez l’affichage du widget selon vos besoins.
5. Copiez le code généré.

Paramètres du widget

contenu -> Affiche l’onglet d’accueil
entete -> Affiche l’en-tête : logo / titre / adresse
footer -> Affiche le pied de page
bandeau -> Affiche le bandeau de connexion
infosimportantes -> Affiche l’info importante
logo -> Affiche votre logo
photo -> Affiche la galerie d’image
presta -> ID prestation
categ -> ID catégorie
employe -> ID agenda
affrdv -> Affiche directement l’onglet de prise de rendez-vous

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Ajouter le widget à votre site

Intégration sur un site HTML

Si votre site est en HTML, il vous suffit d’insérer le code copié dans le fichier HTML, là où vous souhaitez afficher le widget. Collez le code avant la balise </body> pour assurer un chargement optimal.

Intégration sur un CMS (WordPress, Wix, etc.)

• WordPress : ajoutez un bloc « Code HTML personnalisé » dans votre éditeur de page et collez le code du widget.
• Wix : utilisez l’option « Intégrer un code » et insérez le code du widget.
• Autres plateformes : recherchez l’option « Ajouter un code HTML » et collez le script du widget.

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Tester et ajuster

Une fois le widget ajouté, ouvrez votre site pour vérifier son affichage et son bon fonctionnement. Si besoin, retournez dans les réglages de SmartAgenda pour ajuster la personnalisation.

Votre widget est maintenant intégré et vos clients peuvent prendre rendez-vous en toute simplicité !

Comment diminuer l’absentéisme pendant vos rendez-vous ?

Vous souhaitez diminuer l’absentéisme pendant vos journées de travail ? SmartAgenda a créé une fonctionnalité de rappels de rendez-vous pour rappeler à vos clients qu’ils ont un rendez-vous de prévu.

https://youtu.be/_t8vhniKmEE

Pourquoi mettre en place des rappels de rendez-vous ?

La mise en place de rappels automatiques par SMS et e-mail est devenue un incontournable pour toute structure qui propose des prises de rendez-vous en ligne. Elle permet :

• Réduction du taux d’absentéisme : Les rappels permettent de prévenir les oublis. Un simple SMS ou e-mail envoyé la veille (ou quelques heures avant) suffit souvent à garantir la présence du client au rendez-vous. C’est un moyen simple et efficace de réduire le nombre de créneaux perdus.

• Gain de temps pour vos équipes : Plus besoin d’appeler manuellement les clients pour confirmer leur venue. Les rappels automatiques s’en chargent à votre place, vous permettant de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

• Amélioration de l’expérience client : Les rappels sont perçus comme une attention professionnelle. Le client est rassuré, il a toutes les informations à portée de main (lieu, horaire, documents à apporter, etc.), ce qui contribue à renforcer la relation de confiance.

• Flexibilité et personnalisation : Avec SmartAgenda, vous pouvez adapter le contenu des messages selon votre activité et le type de rendez-vous. Vous choisissez le moment d’envoi, le canal (SMS ou mail), et le ton du message. Une approche personnalisée améliore l’engagement client.

Comment activer les rappels dans SmartAgenda ?

La mise en place des rappels automatiques se fait directement depuis votre interface SmartAgenda, en quelques clics. Voici les étapes à suivre :

1. Accédez à vos Paramètres
   Rendez-vous dans votre espace administrateur, onglet SMS/Mail automation.
2. Choisissez le type de rappel à configurer
   Vous pouvez activer :
   • un rappel par e-mail (envoyé automatiquement selon le délai choisi)
   • un rappel par SMS (idéal pour les notifications de dernière minute)
3. Définissez le moment d’envoi
   Exemple : 24h avant le rendez-vous, 48h avant, ou encore 1h avant. Vous pouvez même combiner plusieurs rappels selon votre stratégie.
4. Personnalisez le message
   Grâce aux variables dynamiques, vous pouvez insérer automatiquement :
   • le prénom du client
   • la date et l’heure du rendez-vous
   • l’adresse du lieu
   • des consignes spécifiques (documents à apporter, lien visio, etc.)
5. Enregistrez et testez !
   Une fois vos rappels paramétrés, ils seront envoyés automatiquement pour chaque nouveau rendez-vous concerné.

Comment adapter son SmartAgenda à une utilisation multi-sites ?

Vous souhaitez adapter votre agenda pour une gestion multi-sites ? SmartAgenda permet facilement de créer des agendas adaptés pour gérer les rendez-vous sur plusieurs lieux différents en même temps.

https://youtu.be/_ITjtihdGMY

Comment SmartAgenda est parfaitement adapté à cette utilisation ?

Que vous soyez une franchise, un réseau de cabinets ou simplement une structure présente sur plusieurs adresses, gérer plusieurs sites peut vite devenir un casse-tête… sauf avec SmartAgenda.

Notre solution a été pensée pour répondre efficacement aux besoins des structures multi-sites, avec des fonctionnalités spécifiques et une interface simple à prendre en main.

Un seul compte, plusieurs sites

Avec SmartAgenda, vous pilotez tous vos établissements depuis une seule interface. Chaque site dispose de ses propres :

• créneaux de rendez-vous
• équipes ou professionnels
• lieux / adresses
• types de prestations

Vous gardez une vision claire et centralisée, tout en gardant une gestion fine de chaque site.

Organisation claire pour vos clients

Lors de la prise de rendez-vous en ligne, vos clients peuvent :

• choisir le site qui leur convient (via une carte, une liste ou un filtre)
• voir uniquement les créneaux disponibles sur le lieu sélectionné
• recevoir les confirmations et rappels avec les informations spécifiques à ce site

Résultat : une expérience fluide, sans risque d’erreur de lieu ou de confusion.

Synchronisation et personnalisation

Vous pouvez personnaliser les messages (emails/SMS), les horaires, ou encore les consignes par site ou par professionnel. Chaque site peut également avoir ses propres pages de réservation, à intégrer sur un site web local ou généraliste.

Statistiques par site

Accédez à des statistiques détaillées par lieu : nombre de rendez-vous, taux de remplissage, annulations… Vous pilotez l’activité de chaque site en toute autonomie, tout en ayant une vision consolidée si besoin.

Comment mettre en place la recherche de prestations par mots clés ?

Vous souhaitez améliorer l’expérience utilisateur de votre site de prise de rendez-vous ? SmartAgenda permet de lier des mots-clés comme des noms de ville ou des codes postaux à vos prestations afin d’améliorer l’expérience utilisateur.

Pourquoi mettre en place la recherche par mots-clés dans votre parcours clients ?

Quand un client arrive sur votre site de prise de rendez-vous, il a un objectif simple : trouver rapidement la prestation qui correspond à son besoin. Plus cette recherche est intuitive et rapide, meilleure est son expérience.

C’est là que la recherche par mots-clés entre en jeu.

Un gain de temps pour vos clients

Au lieu de naviguer dans des menus déroulants ou des listes longues, le client peut simplement taper ce qu’il cherche :

• “consultation de suivi”
• “Paris”
• “69000”
• “bilan auditif”

SmartAgenda affiche alors les prestations correspondantes instantanément, ce qui accélère la prise de décision et limite les abandons.

Une interface plus fluide, plus moderne

Avec cette recherche dynamique intégrée à votre page de réservation, vous proposez un parcours client simplifié, inspiré des meilleurs standards web (comme sur Amazon ou Doctolib). Résultat : un site plus professionnel, plus agréable à utiliser.

Réduction des erreurs de sélection

Grâce aux mots-clés, le client trouve exactement la prestation qu’il souhaite, sans se tromper entre deux offres proches. Cela vous évite les mauvaises surprises au moment du rendez-vous (mauvaise durée, mauvais tarif, etc.).

Idéal pour les structures avec un large catalogue

Plus vous avez de prestations, plus la recherche par mots-clés devient essentielle. Elle permet à chacun – même à un nouveau client – de s’y retrouver en quelques secondes, quel que soit le volume d’offres.

Comment ajouter l’icône SmartAgenda sur votre écran d’accueil ?

Vous souhaitez accéder rapidement à votre agenda SmartAgenda depuis votre smartphone ? Découvrez comment ajouter un raccourci directement sur votre écran d’accueil.

Pourquoi créer un raccourci SmartAgenda sur votre écran d’accueil ?

• Gain de temps : Évitez de chercher l’application dans vos menus.
• Accès rapide : Consultez votre agenda en un seul clic.
• Organisation : Ayez toutes les informations importantes à portée de main.

Comment ajouter un raccourci SmartAgenda sur votre smartphone ?

Pour iPhone et iPad:

1. Connectez-vous à SmartAgenda : Ouvrez votre navigateur internet et rendez-vous sur la page de connexion de votre compte SmartAgenda.
2. Cliquez sur le bouton de partage : Une fois connecté, recherchez l’icône de partage (généralement représentée par une flèche pointant vers un carré).
3. Ajoutez à l’écran d’accueil : Dans les options de partage, sélectionnez Sur l’écran d’accueil. Un raccourci vers votre agenda s’ajoutera automatiquement à votre écran d’accueil.

Pour Android:

1. Connectez-vous à SmartAgenda : Ouvrez votre navigateur internet et rendez-vous sur la page de connexion de votre compte SmartAgenda.
2. Utilisez le menu : Une fois connecté, recherchez les trois petits points verticaux situés en haut à droite de votre écran.
3. Ajouter à l’écran d’accueil : Dans le menu déroulant, sélectionnez l’option Ajouter à l’écran d’accueil. Un raccourci sera créé et vous pourrez le personnaliser si vous le souhaitez.

Personnalisez votre raccourci

Sur certains appareils, vous pourrez personnaliser l’icône du raccourci ou le nom qui s’affichera. Cela vous permettra d’adapter le raccourci à votre interface et de le retrouver plus facilement.

Les avantages d’avoir un raccourci SmartAgenda

• Accessibilité : Consultez votre agenda à tout moment et en tout lieu.
• Rapidité : Accédez directement à votre planning sans perdre de temps.
• Organisation : Gardez une vue d’ensemble de vos rendez-vous.

En créant un raccourci SmartAgenda sur votre écran d’accueil, vous gagnerez en productivité et en organisation. N’hésitez pas à partager cette astuce avec vos collègues et vos proches !

Comment créer des champs conditionnels sur SmartAgenda ?

Dans le monde des formulaires en ligne, la personnalisation est la clé pour offrir une expérience utilisateur fluide et adaptée. SmartAgenda vous propose une fonctionnalité puissante : les champs conditionnels.

Qu’est-ce qu’un Champ Conditionnel et Pourquoi l’Utiliser ?

Les champs conditionnels permettent d’afficher ou de masquer certains éléments de votre formulaire en fonction des réponses précédentes des clients. Par exemple, vous pouvez demander si le rendez-vous est pour quelqu’un d’autre, et afficher un champ supplémentaire pour saisir le nom uniquement si la réponse est Oui.

Comment Configurer des Champs Conditionnels Étape par Étape ?

Accéder aux Réglages

• Connectez-vous à votre compte SmartAgenda
• Naviguez vers Réglages > Prestations > Formulaires

Créer le Champ Déclencheur

• Sélectionnez un type de champ (par exemple, Choix unique)
• Rédigez une question claire, comme Voulez-vous prendre un rendez-vous pour quelqu’un d’autre ?
• Enregistrez le champ

Ajouter le Champ Conditionnel

• Créez un nouveau champ (par exemple, Nom et Prénom de la personne)
• Cochez Conditionner l’affichage de ce champ
• Sélectionnez le champ déclencheur et la condition (ici, réponse Oui)

Finalisation

• Sélectionnez les prestations concernées
• Vérifiez l’ordre des champs
• Enregistrez vos modifications

Des formulaires plus intelligents pour une expérience client optimale

Pour vos clients, l’expérience sera transparente : si la réponse est Non, le formulaire passe directement à la confirmation. Si la réponse est Oui, le champ supplémentaire apparaît automatiquement.

En utilisant des champs conditionnels, vous optimisez votre formulaire, simplifiez la saisie et ne collectez que les informations nécessaires. Personnalisez votre expérience client avec SmartAgenda !

Comment autoriser la prise de rendez-vous uniquement à vos clients existants ?

Vous souhaitez privilégier certains patients existants et limiter les nouvelles prises de rendez-vous ? SmartAgenda vous offre la possibilité de restreindre l’accès à votre agenda en ligne. Découvrez comment configurer votre outil pour réserver votre temps exclusivement à votre clientèle actuelle.

Pourquoi limiter la prise de rendez-vous en ligne ?

• Maîtrise de votre activité : Vous pouvez mieux gérer votre charge de travail en priorité à vos patients actuels.
• Relation client : Vous renforcez le lien avec vos patients en leur offrant un accès privilégié.
• Optimisation de votre planning : Vous pouvez concentrer vos efforts sur le suivi de votre clientèle existante.

Comment restreindre l’accès à votre agenda en ligne ?

1. Accédez aux paramètres : Dans votre compte SmartAgenda, cliquez sur Réglages puis sur Site Internet et Options de prise de rendez-vous.
2. Désactivez la création de compte : Cochez la case correspondante pour empêcher de nouveaux utilisateurs de créer un compte sur votre plateforme.
3. Activez la connexion obligatoire : Assurez-vous que la connexion est obligatoire avant toute prise de rendez-vous.

Deux scénarios possibles:

• Connexion après sélection du créneau : Le patient sélectionne un créneau puis est redirigé vers une page de connexion.
• Connexion avant sélection du créneau : Le patient doit se connecter avant de pouvoir consulter vos disponibilités.

Les avantages de cette configuration

• Sécurité : Vous protégez votre agenda des demandes non sollicitées.
• Privilégiez vos patients : Vous offrez un accès privilégié à votre clientèle existante.
• Simplicité : Vous gardez le contrôle sur votre planning.

En configurant correctement les paramètres de votre agenda SmartAgenda, vous pouvez facilement limiter l’accès à votre planning en ligne et vous concentrer sur vos patients existants.

Comment gérer la liste d’attente SmartAgenda ?

La liste d’attente SmartAgenda est un outil précieux pour optimiser votre taux de remplissage et réduire les créneaux inoccupés. En permettant à vos clients de s’inscrire sur une liste d’attente pour une prestation donnée, vous leur offrez la possibilité de bénéficier d’un rendez-vous plus rapidement en cas de désistement.

Comment fonctionne la liste d’attente ?

• Inscription automatique : Lorsque vos clients réservent un rendez-vous lointain, ils peuvent choisir de s’inscrire automatiquement sur la liste d’attente.
• Alertes de désistement : En cas de désistement, les clients inscrits sur la liste d’attente pour cette prestation reçoivent une notification (par email ou SMS) les informant de la disponibilité d’un nouveau créneau.
• Premier arrivé, premier servi : Le premier client à confirmer le nouveau créneau l’obtient.

Les avantages de la liste d’attente

• Taux de remplissage optimisé : Réduisez les créneaux inoccupés en les attribuant rapidement à des clients en attente.
• Satisfaction client : Offrez à vos clients la possibilité de bénéficier d’un rendez-vous plus tôt.
• Gestion simplifiée : Centralisez votre liste d’attente et suivez facilement les demandes.
• Personnalisation : Adaptez les messages d’alerte à votre image de marque.

Comment configurer la liste d’attente ?

Pour personnaliser votre liste d’attente et les messages envoyés aux clients, contactez simplement notre service support à l’adresse support@smartagenda.fr.

Vous pouvez également accéder à certains paramètres directement depuis votre compte SmartAgenda :

• Réglages : Cliquez sur Réglages dans la barre des tâches, puis sur Clients.
• Liste d’attente : Consultez la liste des clients inscrits et modifiez les messages d’alerte.

Important à retenir:

• Liste d’attente par prestation : Les alertes sont envoyées uniquement aux clients inscrits sur la liste d’attente pour la même prestation.
• Premier arrivé, premier servi : Le premier client à confirmer le nouveau créneau l’obtient.

La liste d’attente SmartAgenda est une solution simple et efficace pour optimiser votre planning et améliorer la satisfaction de vos clients. N’hésitez pas à contacter notre équipe pour en savoir plus et activer cette fonctionnalité sur votre compte.

Comment maîtrisez les autorisations et accès dans SmartAgenda ?

La gestion des autorisations et des accès est essentielle pour garantir la sécurité et l’efficacité de votre organisation. SmartAgenda vous offre un outil puissant pour définir les droits d’accès de chaque utilisateur à vos différents agendas.

Pourquoi utiliser la liste des autorisations ?

• Sécurité : Protégez vos données en limitant l’accès aux informations sensibles.
• Organisation : Facilitez la collaboration en attribuant à chaque utilisateur les droits dont il a besoin.
• Flexibilité : Adaptez les autorisations en fonction de l’évolution de vos besoins.

Comment fonctionne la liste des autorisations ?

1. Création d’agendas et d’accès : Commencez par créer différents agendas et définir les profils associés (Admin, Tout Agenda, Limité).
2. Gestion des autorisations:
   • Accédez à la liste des autorisations depuis le menu Réglages puis Utilisateurs et Autorisations.
   • À l’intersection de chaque agenda et utilisateur, cochez les cases pour accorder ou retirer les droits d’accès.
3. Profils d’accès:
   • Admin : Accès à tous les agendas.
   • Tout Agenda : Accès à tous les agendas auxquels l’utilisateur est rattaché.
   • Limité : Accès personnalisé à des agendas spécifiques.

Exemple concret:

• Utilisateur 1 : Accès uniquement à son agenda personnel.
• Utilisateur 2 : Accès à son agenda personnel et à celui de l’utilisateur 4.
• Utilisateur 5 (télésecrétariat) : Accès à tous les agendas (profil Admin) ou accès limité à certains agendas (profil Limité).

Les avantages de la gestion des autorisations

• Clarté : Chaque utilisateur dispose des droits dont il a besoin et uniquement ceux-là.
• Sécurité : Réduisez les risques d’erreurs et de modifications non autorisées.
• Flexibilité : Adaptez les autorisations en fonction des projets et des évolutions de votre équipe.

La gestion des autorisations est un élément clé pour garantir la sécurité et l’efficacité de votre organisation. SmartAgenda vous offre un outil simple et intuitif pour définir les droits d’accès de chaque utilisateur.

Comment personnalisez vos indisponibilités avec SmartAgenda ?

Enrichissez votre organisation en créant des motifs d’indisponibilité précis et personnalisés. SmartAgenda vous permet de définir les raisons de vos absences pour une meilleure visibilité et une gestion plus efficace de votre planning.

Pourquoi utiliser des motifs d’indisponibilité ?

• Clarté : Comprenez rapidement la raison de chaque absence en un coup d’œil.
• Organisation : Facilitez la planification de vos équipes et la gestion des remplacements.
• Communication : Informez vos clients ou collaborateurs de manière précise sur vos disponibilités.

Comment créer un motif d’indisponibilité ?

1. Accédez aux paramètres : Depuis votre agenda, cliquez sur Réglages puis sur Prestations et Motifs d’indisponibilité.
2. Créez un nouveau motif : Cliquez sur Nouveau et renseignez :
   • Libellé : Choisissez un nom clair et concis (ex : Formation continue, Congés annuels, Télétravail).
   • Couleur : Sélectionnez une couleur pour identifier facilement ce motif dans votre agenda.
3. Enregistrez : Validez votre création.

Comment utiliser les motifs d’indisponibilité ?

Lorsque vous souhaitez vous rendre indisponible, sélectionnez simplement le motif correspondant lors de la création de votre indisponibilité. Ce motif apparaîtra directement dans votre agenda, offrant une information claire à vos collaborateurs et clients.

Les avantages des motifs d’indisponibilité

• Meilleure visibilité : Comprenez en un coup d’œil les raisons de vos absences.
• Gestion facilitée : Planifiez plus efficacement vos activités et celles de votre équipe.
• Communication améliorée : Informez clairement vos clients de vos disponibilités.

Les motifs d’indisponibilité sont un outil simple et efficace pour améliorer votre organisation au quotidien. En personnalisant vos absences, vous gagnez en temps et en efficacité.