Catégorie : Tutoriels vidéo

Activer la liste d’attente

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Activer la liste d’attente

Dans cette vidéo, je vous explique comment la liste d’attente fonctionne. Si vous souhaitez la mettre en place dans votre structure, veuillez contacter un conseiller SmartAgenda.

La liste d’attente va permettre à vos clients, qui ont un rendez-vous loin dans le temps, d’être avertis si un créneau se libère plus tôt. Ils recevront une alerte de désistement s’ils se sont inscrits sur la liste d’attente.

Cela a pour objectif de combler les vides, qui peuvent être créés dans votre planning, causés par le désistement de vos clients ou patients.

L’alerte de désistement est envoyée seulement aux clients qui se sont inscrits sur la liste d’attente. S’ils sont 5, les 5 clients recevront l’alerte. Cependant, le premier qui aura choisi ce nouveau créneau sera le seul bénéficiaire.

Nous pouvons paramétrer cette liste d’attente, pour cela contactez un conseiller SmartAgenda via l’adresse mail support@smartagenda.fr.

En cliquant sur Réglages, situé dans la barre des tâches puis sur le menu Clients, vous accédez à certains paramètres.

Vous pouvez consulter la liste de vos clients, la liste des clients inscrits sur la liste d’attente, mais également configurer la liste d’attente. Ici, vous pouvez modifier le mail ou le sms qui sera envoyé aux clients inscrits sur la liste d’attente.

Attention, cette fonctionnalité fonctionne uniquement à prestation égale. En d’autres termes, si un client annule son rendez-vous lié à la prestation A, seulement les clients ayant pris rendez-vous pour la prestation A recevront l’alerte.

Les clients peuvent s’inscrire sur la liste d’attente avant de confirmer leur rendez-vous, comme ceci : montrer.

De votre côté, un sablier apparaîtra sur son rendez-vous, vous informant qu’il est sur liste d’attente et vous pourrez le retrouver dans votre liste d’attente située dans les réglages.

Liste des autorisations des accès

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Liste des autorisations des accès

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment utiliser la liste des autorisations et accès.

Pour utiliser la liste des autorisations, vous devez, en amont, avoir créé des agendas et accès en ayant défini leurs droits. Pour cela, vous pouvez regarder la vidéo présente dans la description.

Pour rappel, un agenda ou accès ayant pour profil “Admin” ou “Tout Agenda” aura accès à tous les agendas. Pour le profil “Limité”, la personne aura accès uniquement aux agendas choisis. La liste des autorisations est donc utilisée.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Ensuite, cliquez dans Utilisateurs puis Autorisations. À l’horizontale, vous retrouverez la liste des plannings et à la verticale les agendas et accès que vous aurez créés auparavant dans le menu Agendas/Accès.

Dans mon cas, les utilisateurs 1, 2 et 3 ont des agendas avec des profils limités. J’autorise donc l’agenda 1 à accéder à son agenda seulement, l’utilisateur 2 à son agenda également et l’utilisateur 3 la même chose. Mais je peux autoriser l’utilisateur 3 à accéder à son agenda, mais aussi à celui de l’utilisateur 4.

L’utilisateur 4, lui, a également un agenda, mais il détient un profil Admin. Il a donc accès à tous les agendas.

Par contre, l’utilisateur 5 est un télésecrétariat. Il n’a donc pas d’agenda dédié, mais un simple accès avec un profil Admin. Il a donc également accès à tous les agendas.

Si vous souhaitez que le télésecrétariat ait accès simplement aux agendas 1, 2 et 3, il faudra passer son profil en Limité et venir ici, dans la liste des autorisations sélectionner les agendas auxquels il a accès.

Mettre en place des actions marketing

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Mettre en place des actions marketing

Dans cette vidéo, je vous explique comment mettre en place des actions marketing via votre SmartAgenda. Ces actions peuvent être le fruit de votre satisfaction client et donc de la fidélisation !

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Préférences puis au sous-menu Marketing.

Sur cette page, vous avez la possibilité d’envoyer un SMS lors de l’anniversaire de vos clients. Ce sms est personnalisable. Il en est de même pour leurs fêtes.

Vous pouvez également leur envoyer un sms ou mail de rappel depuis le dernier rendez-vous si votre client n’a pas repris de rendez-vous depuis.

Vous pouvez personnaliser le message, l’objet du mail et le message du mail.

Il est possible de choisir quand est ce que le sms ou mail est envoyé.

Sur la fin de la page, cet encadré sera répété plusieurs fois afin de vous permettre d’envoyer plusieurs messages ou mails si vous le souhaitez.

Vos actions marketing sont mises en place !

Consulter les statistiques liées au SMS

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Consulter les statistiques liées au SMS

Dans cette vidéo, je vous explique comment consulter vos statistiques liées à la consommation des SMS.

Pour cela, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Statistiques, puis cliquez sur Conso.

Ici, vous pouvez établir une plage d’analyse ainsi que la période et appuyer sur Appliquer.

Vous retrouverez votre suivi de consommation sms ainsi qu’un tableau des valeurs. Il est possible d’exporter ou d’imprimer ces statistiques SMS.

Ensuite, vous avez un sous-menu Détail SMS. Lorsque vous consultez cette fonctionnalité, après avoir rentrer votre plage d’analyse, vous retrouvez les dates d’envoi des sms, le destinataire, le type d’expédition ou encore le contenu du SMS.

Créer une prestation promotionnelle

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Créer une prestation promotionnelle

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment créer une prestation promotionnelle sur une période choisie.

Pour cela, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Prestations puis au sous-menu Prestations.

Nous allons créer la prestation promotionnelle. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouvelle Prestation situé en haut à droite.
Entrez les informations spécifiques de cette prestation. Par exemple, en libellé, vous pouvez noter “PROMO – nom de la prestation à 80 € au lieu de 100 €”. Vous pourrez également entrer le nouveau prix dans cet encadré et diverses informations. N’oubliez pas de sélectionner la personne qui effectuera cette prestation.

Il est possible de désactiver la prestation initiale si vous le souhaitez. L’objectif de la désactiver et non la supprimer, est de pouvoir la mettre en ligne une fois votre offre promotionnelle terminée.

Pour cela, éditez la prestation concernée et désactivez là avec le bouton situé en haut à droite.

Maintenant, la prestation initiale n’est plus visible sur le site de prise de rendez-vous en ligne et la prestation promotionnelle est réservable en ligne. Lorsque l’offre promotionnelle arrive à sa fin, vous pourrez la désactiver et réactiver la prestation d’origine.

Mettre en place des rendez-vous récurrents

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Mettre en place des rendez-vous récurrents

Dans cette vidéo, je vous explique comment mettre en place des rendez-vous récurrents.

Selon votre profession, vous pouvez avoir besoin de rendre récurrent un rendez-vous. Si votre client, patients ou étudiants a un créneau bien précis de disponible dans son agenda, vous pouvez programmer ses rendez-vous en avance et les inscrire dans votre SmartAgenda.

Pour cela, ouvrez votre Agenda et cliquez sur l’heure où vous souhaitez positionner ce rendez-vous récurrent.

Par exemple, lundi 1er juillet à 10h.

Ensuite, cliquez sur Rendez-vous puis entrez les diverses informations demandées : le nom de votre client, patient ou étudiant, puis la prestation.

Pour rendre ce rendez-vous récurrent, vous devez cocher cette case. Vous allez pouvoir paramétrer la récurrence de ce rendez-vous en choisissant combien de fois ce rendez-vous doit se répéter : par exemple toutes les semaines pendant 3 semaines. Soit 1 rendez-vous par semaine pendant 3 semaines, le même jour et à la même heure.

Maintenant, on remarque que sur les semaines à venir, les rendez-vous sont positionnés.

Attention, une fois les rendez-vous récurrents positionnés, ils sont tous indépendant. En d’autres mots, un rendez-vous peut être supprimé ou modifié sans impacter les autres rendez-vous. Si vous souhaitez modifier la récurrence sur tous les rendez-vous, il faudra supprimer les rendez-vous et les recréer en choisissant la nouvelle récurrence.

Synchronisation avec mon Calendrier Iphone

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Synchronisation avec mon Calendrier Iphone

Dans cette vidéo, je vous explique comment synchroniser votre SmartAgenda avec votre calendrier IPhone.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Ensuite, accédez au menu Préférences puis au sous-menu Calendrier Externe. Sur cet écran, vous retrouverez la procédure à suivre : “Pour afficher l’agenda sur IPhone”.

Plus bas sur cette page, vous trouverez les liens des différentes colonnes de vos collaborateurs. À vous de copier l’adresse de l’agenda que vous souhaitez synchroniser.

Une fois que vous avez copié l’adresse de l’agenda à synchroniser, ouvrez les Réglages de votre IPhone. Puis cliquez sur Calendrier puis Compte.

Ici, appuyez sur Ajouter un compte puis sur Autre puis sur Ajouter un calendrier avec abonnement. Enfin, coller l’URL que vous avez relevé en amont. Cliquez sûr Suivant puis Enregistrer. Votre calendrier apparaît maintenant, directement dans Calendrier. On retrouve mon rendez-vous du 26 juin à 11 h.

Ajouter des temps de pause

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Ajouter des temps de pause

Dans cette vidéo, je vous explique comment ajouter des temps de pause à votre agenda.

Par exemple, vous pouvez avoir le besoin de bloquer un temps avant et après votre prestation, pour relier un dossier avant votre rendez-vous ou pour nettoyer votre espace après votre prestation selon votre secteur d’activité.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, rendez-vous dans le menu Prestations puis dans le sous menu Prestations.

Ici, vous allez pouvoir choisir sur quelle prestation vous souhaitez ajouter un temps de pause. Par exemple, j’ai une prestation “Consultation – enfant”. Je souhaite avoir une pause de 5 ou 10 minutes après ma consultation pour désinfecter mon matériel avant la venue de mon autre patient.

Il faudra éditer la prestation sélectionnée. Ici “Consultation – enfant”. Ensuite, cliquez sur Personnalisation avancée. Vous pouvez choisir de bloquer un temps de pause avant ou après votre rendez-vous. Dans mon exemple, je vais bloquer 10 minutes après mon rendez-vous.

N’oubliez pas d’enregistrer.

Maintenant, si je vais dans l’onglet Agenda et que je positionne un rendez-vous pour la prestation “Consultation – enfant”, un temps de pause s’est ajouté.

Synchroniser mon SmartAgenda avec calendrier IPhone

by Florian THIERSModules complémentairesLeave a Comment on Synchroniser mon SmartAgenda avec calendrier IPhone

Dans cette vidéo, je vous explique comment synchroniser votre SmartAgenda avec votre calendrier iPhone.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Ensuite, accédez au menu Préférences puis au sous-menu Calendrier Externe. Sur cet écran, vous retrouverez la procédure à suivre : “Pour afficher l’agenda sur iPhone”.

Plus bas sur cette page, vous trouverez les liens des différentes colonnes de vos collaborateurs. À vous de copier l’adresse de l’agenda que vous souhaitez synchroniser.

Une fois que vous avez copié l’adresse de l’agenda à synchroniser, ouvrez les Réglages de votre iPhone. Puis cliquez sur Calendrier, puis Compte. Ici, appuyez sur Ajouter un compte, puis sur Autre, puis sur Ajouter un cal avec abonnement. Enfin, collez l’URL que vous avez relevée en amont. Cliquez sur Suivant, puis sur Enregistrer. Votre calendrier apparaît maintenant directement dans Calendrier. On retrouve mon rendez-vous du 26 juin à 11h.

Imprimer mon planning

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Imprimer mon planning

Dans cette vidéo je vous explique comment imprimer votre planning.

Vous allez avoir la possibilité d’imprimer une journée, 3 journées ou une semaine.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Actions situé en haut à droite. Ensuite, cliquez sur Imprimer une journée.

Vous allez pouvoir choisir le jour que vous souhaitez imprimer ainsi que l’heure de début et de fin.

Il est également possible de sélectionner l’agenda à imprimer si vous en avez plusieurs.

Et enfin, vous pouvez sélectionner plusieurs options selon vos besoins.

A vous de sélectionner ce que vous souhaitez et appuyez sur imprimer !

Si vous souhaitez imprimer votre planning sur 3 jours ou une semaine, mettez vous sur la vue souhaitée en cliquant en haut à droite sur 3 jours par exemple.

Ensuite, cliquez sur le bouton Actions puis sur Générer un PDF. Une page s’ouvre avec votre planning sur 3 jours et vous pouvez l’imprimer.

Consulter l’historique

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Consulter l’historique

Dans cette vidéo je vous explique comment accéder à votre historique. Cette rubrique est votre journal de bord où vous pouvez retrouver toutes les actions effectuées dans votre agenda par l’ensemble de vos collaborateurs et de vos clients (création, modification ou suppression d’événements).

Pour le consulter, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Statistiques puis au sous menu Historique.

Ici vous pouvez choisir la plage à analyser et sélectionner les agendas concernés si vous en avez plusieurs. Vous pouvez également entrer le nom d’un client si vous souhaitez accéder uniquement à l’historique de celui-ci. Une fois que vous avez entré ou non le nom d’un client, vous pouvez appuyer sur Appliquer.

Vous verrez apparaître un nombre important d’informations concernant tous les rendez-vous pris manuellement et par internet ainsi que toutes les modifications apportées.

Il est possible d’imprimer ces données.

Exporter les rdv et les formulaires

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Exporter les rdv et les formulaires

Dans cette vidéo je vous explique comment exporter vos rendez-vous ainsi que vos formulaires.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Ensuite accédez au menu Statistiques puis au sous menu Export RDV. Ici, vous allez pouvoir choisir une plage d’analyse ainsi que les agendas concernés si vous en avez plusieurs. Il est également possible de prendre en compte ou non les rendez-vous annulés en cochant la case.

Une liste de tous les rendez-vous s’affiche avec diverses informations comme le nom et prénom des clients, quelle prestation a été effectuée avec quel employé exetera.

Faites attention, l’affichage à l’écran est une vue synthétique pour une lecture rapide des informations. Si vous exportez les données, le fichier contiendra l’intégralité des données par rendez-vous.

Vous pouvez exporter ou imprimer ces données.

Ensuite, en cliquant sur le sous menu Export Formulaires. Il est également possible de sélectionner une plage d’activité, le formulaire choisi et le ou les agenda(s) concerné(s). Une fois que vous avez appuyé sur Appliquer, vous retrouvez des données liées au formulaire : le nom et prénom du client qui a rempli le formulaire, pour quelle prestation etcetera…

Ici aussi il est possible d’exporter ou d’imprimer les statistiques.

Consulter les statistiques du volume horaire et des clients non venus

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Consulter les statistiques du volume horaire et des clients non venus

Dans cette vidéo, je vous explique comment accéder aux statistiques volume horaire et clients non venus.

Pour cela, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Statistiques.

Cliquez sur Volume horaire RDV. Vous pouvez choisir la plage à analyser ainsi que les agendas souhaités.

Appuyez sur Appliquer et vous retrouverez les données du volume horaire passé par employé.

Vous pouvez exporter ou imprimer ces statistiques.

Pour accédez aux statistiques des clients non venus, cliquez sur Clients non venus. Ici vous pouvez entrer une plage à analyser. Ensuite appuyez sur appliquer et la liste des clients non venu apparait.

Il est également possible d’exporter ou imprimer ces données.

Consulter les statistiques par catégorie et prestation

by Florian THIERSTutoriels vidéoLeave a Comment on Consulter les statistiques par catégorie et prestation

Dans cette vidéo, je vous explique comment consulter vos statistiques par catégorie, par prestation.

Pour cela, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Statistiques.

Cliquez sur Stats par catégorie. Sur cet écran vous allez pouvoir choisir la plage d’analyse ainsi que les agendas concernés si vous en avez plusieurs.

Ensuite, si vous voulez savoir le Chiffre d’Affaires par catégorie, vous pouvez cliquer sur ce bouton. Pour connaître le nombre de rendez-vous, cliquez sur Nombre de rendez-vous. Et enfin, pour connaître le nombre d’heures par catégorie cliquez sur Nombre d’heures.

Toutes les données auxquelles vous accéderez sont exportables et imprimables.

En ce qui concerne les statistiques par prestations, celles-ci se déroulent de la même manière que pour les statistiques par catégories.

Utiliser une ressource

by Florian THIERSModules complémentairesLeave a Comment on Utiliser une ressource

Dans cette vidéo, je vous explique comment utiliser une ressource pour chaque prestation.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Ressources puis au sous menu Utilisation. Ici, vous allez retrouver le nom de votre ressource.

Vous allez pouvoir cocher les prestations ayant besoin de cette ressource.

Par exemple, j’ai besoin de la salle pour la prestation A et B.

N’oubliez pas d’enregistrer.

Une fois que vous avez enregistré, votre ressource est attribuée à une prestation. Lors de la prise de rendez-vous en ligne, le logiciel prendra en compte la ressource disponible pour la prestation choisie.

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