Catégorie : Conseils d’utilisation

Fusionner les créneaux horaires disponibles de vos prestations sur une même plage de réservation

Cette option de réorganisation des créneaux horaires sur une même plage de réservation permet de gérer facilement des tournées.

La durée des prestations sélectionnées sur cette même plage reste la même mais vous pouvez organiser vos rendez-vous dans l’ordre que vous souhaitez (en fonction du lieu, de la durée prévue, de vos priorités, etc…).

Vos rendez-vous nécessitent un déplacement à l’adresse indiquée par votre client ? Programmez rapidement vos tournées

Optimiser les rendez-vous pris sur ces plages horaires et prévenez vos clients non plus sur une heure précise mais sur une plage horaire définie (rendez-vous entre 8h et 12h, entre 14h et 17h, etc…).

Vos collaborateurs s’organisent ainsi en fonction du meilleur itinéraire de tournée possible pour effectuer chaque rendez-vous sur la plage horaire prévue.

Activez simplement cette fonctionnalité en contactant smart agenda

Vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité ? Il suffit de nous contacter directement et nous activons cette option en quelques minutes.

Définissez chaque plage horaire souhaitée et attribuez leur un libellé spécifique.

Exemple : rendez-vous pris entre 8h et 12h : Matin / rendez-vous pris entre 14h et 18h : Après-midi

Diagnostiqueurs, garagistes, techniciens, livreurs, etc… à chacun son besoin !

Votre activité nécessite de prévoir des rendez-vous clients sur des tournées par collaborateur ? Vous planifiez l’intervention sur le véhicule de votre client ? Vous livrez à domicile ?

Cette fonctionnalité est spécialement conçue pour vous !

Votre outil de suivi de votre activité

Notre module de statistiques va vous permettre de piloter efficacement votre activité.

Consultez l’ensemble des données dans votre tableau de bord : nombre de rendez-vous, volume d’heures, CA, statistiques par prestations, etc…

Disposez en temps réel des données issues de votre agenda partagé

Créez vos propres rapports de statistiques pour analyser précisément votre activité et le taux de fréquentation de votre outil de réservation en ligne.

En consultant toutes ces données, vous serez à même de cibler vos points forts et de vous adapter rapidement pour augmenter votre chiffre d’affaires.

Affichez vos statistiques par agenda et par période souhaitée

Analysez vos journées, semaine, mois ou année d’activité et sélectionnez les données que vous souhaitez consulter. Visualisez vos statistiques directement dans le tableau de bord.

Vous avez la possibilité d’exporter vos rapports ou de les imprimer depuis votre console d’administration en un clic. Pratique et rapide !

Analysez les données de votre activité commerciale

Dirigeant de société, Responsable commerciale, Responsable Marketing, Data Analyst ? Cet outil est fait pour vous.

Ne perdez pas de vue l’évolution de votre activité et la gestion de vos rendez-vous en ligne.

Créez votre base de données clients adaptée à votre activité

Personnalisez vos fiches clients suivant vos besoins et collectez les informations nécessaires lors de la prise de rendez-vous en ligne.

Améliorez votre relation client pour augmenter la prise de rdv en ligne

Qualifiez vos nouveaux clients lors de la prise de rendez-vous en ligne en collectant des données personnelles fiables sur vos contacts.

Conservez un historique complet pour chaque client, ce qui vous permettra de suivre votre activité et de mettre en place des actions marketing plus efficace.

Personnalisez les informations collectées en quelques clics

Vous pouvez paramétrer à votre convenance les champs qui vous sont utiles : données supplémentaires, numéros, qualification du rendez-vous, taux de fréquentation, etc…

Choisissez le format des champs utilisés : liste déroulante, case à cocher, date, texte, etc…

Interagissez avec vos clients

Avec une connaissance optimisée de vos clients, vous serez en mesure de répondre parfaitement à leurs attentes.

Vous possédez déjà une base de données clients ? Ne perdez pas ce précieux travail et importez facilement et rapidement vos fiches clients déjà existantes dans smart agenda

Fusionnez vos différents agendas pour centraliser le planning de vos rendez-vous

La synchronisation des agendas est un outil simple à mettre en place qui va vous permettre de consulter tous vos agendas partagés en un clin d’oeil.

Ne perdez plus votre temps à consulter chaque support, smart agenda facilite votre quotidien !

Gagnez du temps en synchronisant votre agenda sur Outlook, Ical…

En utilisant la synchronisation des calendriers vous n’aurez plus jamais à vous soucier des doubles réservations !

Si vous êtes souvent en déplacement, vous pourrez accédez rapidement à l’ensemble de vos rendez-vous sur votre mobile ou sur votre tablette.

Synchronisez facilement vos agendas en suivant notre aide en ligne

Utilisez nos liens de connexion à vos agendas et le paramétrage à suivre pour afficher vos agendas partagés n’importe où, n’importe quand.

Connectez Smart Agenda avec Google Agenda et utilisez-le comme pont avec vos autres calendriers comme Outlook, iCal, etc… Vos différentes sources de prise de rdv se synchronisent automatiquement.

Agenda partagé et synchronisé pour utilisateurs ultra-connectés

Le module de synchronisation de votre agenda s’installe en quelques minutes sur les outils que vous utilisez déjà.

Vous gardez vos habitudes de travail et les outils que vous avez au quotidien, avec un service supplémentaire qui vous fera gagnez du temps.

Votre solution d’agenda partagé pour gérez vos plannings en temps réel

Créez vos agendas partagés en quelques clics. Vous pouvez paramétrez vos agendas en fonction de vos besoins et du nombre de collaborateurs que vous souhaitez.

Organisez votre quotidien et celui de vos collaborateurs

Visualisez votre activité en un coup d’oeil. Vous avez une vue complète sur le planning de votre entreprise et de vos collaborateurs.

Optimisez le taux de remplissage de vos plannings plus rapidement. Ciblez vos périodes creuses pour agir efficacement.

Définissez vos agendas et donner un accès à vos collaborateurs suivant vos règles définies

Chaque collaborateur consulte son planning et vous pouvez attribuer des droits de lecture sur chaque agenda. Vos collaborateurs consultent les agendas en fonction de leurs droits d’accès et de lecture.

Vos partenaires pourront avoir un accès à vos agendas partagés et prendre des rendez-vous pour vous. Vos agendas partagés se remplissent plus vite.

Gérez les permissions et les accès pour vos collaborateurs, partenaires, intervenants…

Vous avez plusieurs collaborateurs au sein de votre entreprise ou bien vous déléguez une partie de la gestion de vos rendez-vous à un secrétariat téléphonique ?
smart agenda vous permet de définir précisément qui a le droit d’accéder aux agendas.

Proposez vos prestations & motifs de rendez-vous

Notre système de gestion des prestations pour la prise de rdv en ligne, vous permettra de proposer l’ensemble de vos services à vos clients.

Créez vos prestations en leur donnant une durée, une catégorie, une image pour illustrer la prestation et une couleur spécifique.

Les prestations sont paramétrables et vous avez la possibilité d’ajouter des champs personnalisés.

Vos clients prennent leur rdv en ligne suivant la prestation de leur choix

Lors de la réservation en ligne, vos clients vont pouvoir choisir le motif de leur rendez-vous en fonction de leur besoin.

Votre grille de prestation, une fois complétée et détaillée, vous assurera une visibilité professionnelle et un choix clair et explicite pour faciliter la prise de rdv en ligne.

Classifiez vos prestations par catégorie

Les catégories permettent de regrouper des prestations. Vous pouvez leur attribuer une couleur spécifique (pratique pour visualiser en un coup d’oeil la catégorie au milieu des autres catégories), une image et changer l’ordre des catégories.

Les prestations (ou motifs de rendez-vous) peuvent être ordonnées en les déplaçants (glisser-déposer).

Organisez votre grille de prestations pour vos clients ou collaborateurs

Les motifs de rendez-vous sont à destination de vos clients quand vous souhaitez mettre en place votre système de réservation en ligne.

Cela peut être également à destination de vos collaborateurs dans votre agenda partagé afin de planifier l’activité de vos services internes.

Des actions marketing redoutables pour améliorer votre service client

Les enquêtes de satisfaction vous permettent de récolter les avis d’utilisation de vos clients ainsi que leurs impressions sur votre processus de réservation en ligne.

Un bon moyen de perfectionner vos services à moindre coût !

Optimisez la prise de rdv en ligne pour être au plus proche des attentes de vos clients

Les enquêtes de satisfaction et les avis clients vous évitent de dépenser un budget important dans l’optimisation de la prise de rendez-vous en ligne.

Envoyez vos questionnaires après chaque rendez-vous vous permet d’être réactif et de s’adapter au plus vite aux besoins de vos clients.

Utilisez vos modèles de mails pour insérer vos liens vers vos enquêtes de satisfaction

Après chaque rendez-vous de vos clients, envoyez dans vos mails les liens vers vos questionnaires. Collectez puis analysez les avis de vos clients.

Vous pouvez utiliser des services tiers comme Google Form ou Typeform pour créer vos enquêtes de satisfaction.

Rappel de rendez-vous, relance, confirmation, retour d’expérience…

Vos clients ont déjà effectué une réservation en ligne ? Vos prospects hésitent encore à utiliser vos services ?

Les avis clients et les optimisations que vous allez faire vous seront bénéfique et vous permettront d’augmenter rapidement votre taux de réservation !

Un système de gestion des mails envoyés à vos clients

Les modèles de mails vous permettent de mettre en place des messages personnalisés, aux couleurs de votre entreprise, à destination de vos clients.

Paramétrez automatiquement des envois de mails pré-formatés et personnalisés pour vos clients à chaque étape de la prise de rendez-vous en ligne.

Personnalisez votre relation client

Le dialogue est la base d’une relation client efficace. S’adresser directement à vos clients, vous permettra de construire une relation de confiance.

A chaque étape du processus de rendez-vous en ligne, expédiez automatiquement toutes les informations nécessaires pour vos clients.

Créez des gabarits de mails pour chaque type d’envoi prévu

Notre plateforme vous permet de mettre en place des scénarios d’envoi de mail automatisés : confirmation de rendez-vous, relance par mail, rappel de rendez-vous, etc…

Vous pouvez également créer des gabarits de mail après le déroulé de leur rendez-vous pour avoir un retour d’expérience, les inciter à reprendre rendez-vous, envoyer des enquêtes de satisfaction, etc…

Rappel de rendez-vous, relance, confirmation, retour d’expérience…

Ces mails peuvent concerner toutes vos prestations ou uniquement les prestations de votre choix. Vous pouvez également paramétrer des SMS spécifiques pour compléter votre communication par mail.

Importez vos fichiers clients / prospects / collaborateurs / élèves…

Reposez-vous sur smart agenda pour envoyer vos invitations de prise de rendez-vous à grande échelle ! Il vous suffit d’importer vos listes de contacts et smart agenda s’occupe de tout !

Vous pouvez interagir avec vos clients / prospects / collaborateurs ou élèves individuellement grâce à des champs personnalisés : nom / prénom / mail / motif de rendez-vous, etc…

Sécurisé et fiable, smart agenda veille à ce que vos invitations parviennent correctement à leur destinataire le plus rapidement possible.

Envoyez des invitations personnalisées et efficaces

Créez vos invitations à votre image ! Personnalisez vos emails et SMS avec vos couleurs et votre logo pour un design cohérent et une communication impactante !

Les invitations sont envoyées automatiquement à toute la base de données que vous avez importée.

Pas besoin d’inscription, vos destinataires prennent leur rdv en ligne en un clic !

Nous gérons pour vous la prise de rendez-vous en proposant des plages horaires en fonction du motif de rendez-vous, du lieu ou des disponibilités du collaborateur souhaité.

Proposez des rendez-vous individuels pour l’un de vos clients ou patients ou bien des rendez-vous collectifs pour des réunions d’équipe ou des rassemblements étudiants…

SmartAgenda fait tout pour faciliter la prise de rendez-vous !

Premier contact avec votre client ou collaborateur

Votre client contacte votre support, votre collaborateur contacte un autre service, etc…

Vous traitez la demande de votre client ou collaborateur

Les solutions sont apportées lors de votre rendez-vous et toutes les questions de votre client ou collaborateur sont traitées. Pas besoin d’aller plus loin !

Votre rendez-vous n’a pas aboutit à une solution immédiate ? Planifiez un autre rendez-vous avec le service souhaité pour votre client ou votre collaborateur

Planifiez un rendez-vous avec un autre service

Vous planifiez directement un autre rendez-vous avec le service concerné et votre client reçoit automatiquement toutes les informations de son futur rendez-vous.

Vous pouvez également envoyer un « smart » à votre client qui sélectionne lui même le jour et l’heure du rendez-vous directement en ligne.

Votre outil indispensable pour créer vos disponibilités sur Internet

Etape primordiale dans la création de votre agenda partagé, l’outil de planification de l’activité vous permettra de mettre en place vos disponibilités sur Internet de manière journalière, hebdomadaire, mensuelle et annuelle.

Gagnez du temps en organisant votre planning

Comme pour un magasin physique, vous indiquez à vos clients quelles sont les plages horaires où ils pourront effectuer leur prise de rendez-vous. Vous travaillez du lundi au vendredi ? Uniquement les semaines paires ? Planifiez votre activité comme vous le souhaitez !

Sélectionnez, glissez, déposez : le tour est joué !

Dans votre agenda partagé, sélectionnez les plages horaires où vous êtes disponibles. Ouvrez votre activité sur Internet et définissez la récurrence de vos créneaux jour par jour, semaine par semaine, etc…

Paramétrez l’activité pour l’ensemble de vos salariés et partenaires

Ces informations sont utilisées lorsque vous activez la prise de rendez-vous par Internet ou lorsqu’un centre d’appels ou votre secrétaire prend vos rendez-vous.