Comment limiter l’absentéisme de vos rendez-vous avec SmartAgenda

Vos patients ou clients ne se rendent pas à leur rendez-vous ? Vous perdez du temps chaque jour à cause de cette absentéisme et vous n’avez toujours pas trouvé la solution? Patience, SmartAgenda vous explique tout !

Vous avez régulièrement de l’absentéisme ?

Il arrive que certains de vos clients ou de vos patients ne se rendent pas à un rendez-vous. Parfois il s’agit d’un simple oubli et cela peut arriver à tout le monde.

Pour vous éviter de vous retrouver dans ce genre de situation SmartAgenda met en place un petit pense bête pour réduire cette absentéisme.

La solution est simple, rappeler à toute personne qui prend un RDV de bien penser à venir à leur rendez-vous au bon endroit le jour J.

Il vous suffit d’activer les rappel de RDV par mail et/ou par SMS et de le paramétrer selon vos besoins et votre activité. Ainsi chaque personne qui prend rendez-vous recevra les rappels que vous aurez programmé.

Si votre délai d’attente pour prendre un rendez-vous est assez conséquent, n’hésitez pas à opter en priorité pour le rappel de RDV par SMS. Programmez le rappel quelques jours avant le RDV et il deviendra difficile de l’oublier. Dans votre agenda :

1. Sélectionner le menu Préférences
2. Cliquer sur Générales
3. Se rendre dans l’espace Préférences mail / SMS
4. Activez les rappels que vous souhaitez
5. Personnalisez vos messages de rappels

Mettre fin aux prises de RDV multiples

Nombreux sont les clients ou les patients qui multiplient leurs rendez-vous !

Parce que vos clients ont peur de ne pas vous voir, ou parce qu’ils ne possèdent pas d’agenda connecté, ils préfèrent multiplier leurs rendez-vous.

Souvent ils ne pensent pas à supprimer les rendez-vous supplémentaires ou les annulent en dernière minute. Ils subtilisent vos créneaux et rendent d’autant plus difficile la planification de vos rendez-vous.

Pour palier à cela SmartAgenda vous propose une solution très simple !

Il vous suffit de restreindre le nombre de RDV pris en avance pour une seule personne. Vous pouvez également restreindre dans le temps votre plage de prise de rendez-vous en ligne ainsi que le délai d’annulation.

Fini la prise de rendez-vous multiple et les plages de rendez-vous saturées par une poignée de clients. Dans votre agenda :

1. Cliquer sur l’icône Réglages
2. Sélectionner le menu Site internet
3. Choisir Options de prise de RDV
4. Entrez vos préférences dans les catégories concernées:
5. Le client doit prendre rendez-vous au moins…
6. Limiter la prise de RDV à…
7. Le client peut annuler ou modifier son rendez-vous au plus tard…
8. Le client peut prendre au maximum…

Réduisez les pertes liées à l’absentéisme

Il n’est jamais plaisant pour un professionnel de perdre des heures de travail à cause de l’absentéisme de ses clients.

En effet, chacune des prestations qui n’est pas effectuée représente une perte qui peut parfois être conséquente.

Face à cette situation SmartAgenda a développé pour vous une solution qui vous permet de diminuer l’absentéisme et les pertes liées à celui-ci.

Pour se faire, lors de la réservation d’un rendez-vous, il est possible de demander un acompte ou le prépaiement de la prestation.

Pour faciliter cette solution, SmartAgenda vous propose un module de paiement en ligne grâce à la solution Stripe.

Cette solution vous permet de gérer l’ensemble des paiements depuis votre prise de rendez-vous. Une solution simple pour réduire les pertes et l’absentéisme.

Pour toute demande d’activation du paiement en ligne : contactez un expert SmartAgenda

Mettre un terme aux clients fantômes

Il peut arriver que malgré toutes les solutions mises en place vous soyez confronté à des clients fantômes.

Grâce au suivi des rendez-vous de chaque client, vous pouvez suivre l’ensemble de ses RDV depuis sa fiche personnelle.

Il vous est possible de le marquer absent lorsqu’il n’est pas venu à un rendez-vous afin d’évaluer son absentéisme. Une solution simple pour gérer les clients qui ne sont pas toujours sérieux.

Si besoin, il vous est possible de bloquer la prise de rendez-vous en ligne pour ces clients afin de mettre un terme à leur absentéisme.

Pour marquer l’absentéisme :

1. Ouvrir l’agenda
2. Cliquez sur le RDV
3. Cochez la case non venu

Pour de plus amples informations, accédez au Centre d’aide ou lisez nos Conseils d’utilisation.