Pour activer le module de facturation, il faut que vous donniez l’accès à votre compte Stripe à l’équipe SmartAgenda. Vous devez avoir au préalable activé également le module de paiement en ligne.
Pour activer le module de facturation, c’est très simple, vous devez dans un premier temps vous abonner à SmartAgenda. Créez ensuite votre compte Stripe depuis leur site internet pour vous créer votre compte entreprise.
Finalisez l’initialisation de votre compte en remplissant vos informations de société afin que votre compte soit actif et fonctionnel.
Une fois votre compte Stripe configuré, suivez les instructions suivantes :
Nous recevrons par mail une invitation à accéder à votre compte Stripe. Nous pourrons par la suite effectuer le paramétrage nécessaire pour lier votre agenda et votre compte Stripe afin d’activer le module de facturation.
Voici comment créer une facture depuis un rendez-vous :
1. Lorsque vous êtes sur votre agenda, faites un clic gauche sur un rendez-vous afin de rentrer dans la fiche.
Vous pourrez apercevoir une icône de facture. Cliquez dessus et cela vous ouvrira la page de création des factures.
Toutes les informations déjà présentes dans la fiche du client seront préremplies dans les détails de la facture.
2. Ensuite, définissez un délai de paiement ; une fois ce délai dépassé, la facture sera considérée comme en retard chez le fournisseur.
3. Maintenant, vous pouvez choisir le mode de paiement qui sera lié à la facture. Sachez que chaque moyen de paiement doit correspondre à une facture distincte. Veuillez créer une nouvelle facture pour chaque moyen de paiement différent. Si vous ne voulez pas créer deux factures, car le client a payé avec deux moyens différents, vous pouvez en faire une seule avec une partie du montant et écrire en commentaire que le reste a été payé autrement.
4. La prestation sera automatiquement mise dans le détail de la facture.
5. Sinon, vous pouvez également créer une facture en ligne manuellement s’il s’agit d’un article qui n’a pas encore été créé ou exceptionnel.
6. Vous pouvez également ajouter une réduction en appuyant sur le bouton prévu à cet effet.
7. Vous n’avez plus qu’à choisir le type de remise (Pourcentage ou Montant).
8. Choisir le montant ou pourcentage, puis valider pour appliquer la réduction.
N’oubliez pas d’appuyer sur le bouton Enregistrer le brouillon.
Vous pouvez également suivre les étapes que nous vous décrivons dans la vidéo ci-dessous !
Voici comment créer une facture depuis le bouton dédié :
1. Cliquez sur le bouton Créer facture dans la barre des menus.
2. Maintenant, renseignez le nom de votre client puis remplissez au minimum les champs obligatoires.
3. Ensuite, définissez un délai de paiement ; une fois ce délai dépassé, la facture sera considérée comme en retard chez le fournisseur.
4. Maintenant, vous pouvez choisir le mode de paiement qui sera lié à la facture. Sachez que chaque moyen de paiement doit correspondre à une facture distincte. Veuillez créer une nouvelle facture pour chaque moyen de paiement différent. Si vous ne voulez pas créer deux factures, car le client a payé avec deux moyens différents, vous pouvez en faire une seule avec une partie du montant et écrire en commentaire que le reste a été payé autrement.
5. Passons aux détails de la facture. Dans un premier temps, vous allez pouvoir choisir d’ajouter un article issu du catalogue que vous aurez créé auparavant. Le montant avec les tous les paramètres de l’article déjà créé s’affichera automatiquement.
6. Sinon, vous pouvez également créer une ligne manuellement s’il s’agit d’un article pas encore créé ou exceptionnel.
7 Vous pouvez également ajouter une réduction en appuyant sur le bouton prévu à cet effet.
8. Vous n’avez plus qu’à choisir le type de remise (Pourcentage ou Montant).
9. Choisir le montant ou pourcentage, puis valider pour appliquer la réduction.
N’oubliez pas d’enregistrer avec le bouton en haut à gauche.
Vous pouvez également suivre les étapes que nous vous décrivons dans la vidéo ci-dessous !
Pour rappel, vous ne pourrez plus modifier les détails de la facture que vous avez validée, vous pourrez seulement changer le mode de paiement. Lorsque vous avez validé votre facture, elle est envoyée sur votre compte Stripe. Après cette étape, vous avez le choix d’envoyer le lien de paiement au client par mail ou alors de le marquer directement comme payé.
1. Lorsque vous êtes sur votre agenda, vous pourrez apercevoir le bouton Facture. Cliquez dessus et cela vous ouvrira la page de toutes vos factures.
2. Vous pouvez maintenant cliquer sur l’icône en forme d’œil pour accéder à la facture validée de votre choix.
3. Enfin, vous n’avez plus qu’à cliquer sur le bouton valider la facture.
Voici comment marquer comme réglée une facture lorsque votre client vous a payé :
1. Depuis votre agenda, cliquez sur le bouton « Factures ». Vous accéderez alors à la page regroupant l’ensemble de vos factures.
2. Maintenant, cliquez sur l’icône en forme d’œil pour afficher le détail d’une facture validée et en attente de paiement.
3. Enfin, vous n’avez plus qu’à cliquer sur le bouton « Marquer comme payée« .
Lorsque celle-ci est « marquer comme payée » , elle devient définitive. Vous pouvez uniquement modifier la méthode de paiement et envoyer la facture en PDF à votre client.
Lorsque vous accédez à la liste des factures en cliquant sur le module Facturation dans le menu latéral des réglages, vous verrez apparaitre des filtres rapides.
Explications des filtres rapides :
Avec ces filtres rapides, vous pouvez filtrer vos factures en fonction de leur statut et de leur état.
Statut Brouillon : Ce statut désigne une facture enregistrée dans les brouillons et encore éditable.
Statut validé : Une facture validée n’est plus dans les brouillons et n’est donc plus éditable.
Statut Non envoyée : Une facture non envoyée est validée et est en attente d’envoi sur votre compte Stripe.
État En attente de paiement : Une facture en attente de paiement est obligatoirement validée car elle est envoyée sur votre compte Stripe.
État Payée : Cet état veut dire que la facture a bien été reçue et payée par le client. Il est définitif.
Voici quelques exemples d’utilisations de ces filtres rapides :
Si vous souhaitez voir vos factures validées mais en attente de paiement, vous avez simplement à cliquer sur le statut Validée et l’état En attente de paiement.
Si vous souhaitez afficher seulement vos factures non envoyées à votre compte Stripe, cliquez sur le bouton statut Non envoyée.
Trier vos factures
On peut également trier les factures en plus des filtres rapides grâce aux petites icônes de flèche dans la barre des
Il vous suffit simplement de cliquer sur les flèches du paramètre souhaité pour que ça change l’ordre de vos factures.
Voici un exemple plus parlant :
Si je souhaite que mes factures soient triées en fonction de leur Total HT, cliquez sur la flèche et vos factures seront regroupées en fonction de ce paramètre.
Cliquez une fois pour regrouper les factures avec le montant du Total HT par ordre croissant :
Cliquez une deuxième fois pour regrouper les factures avec le montant du Total HT par ordre décroissant :
Vous pouvez également suivre les étapes que nous vous décrivons dans la vidéo ci-dessous !
Important : Vous devez obligatoirement Validerla facture avant de pouvoir envoyer le lien de paiement au client car la facture doit passer par votre compte Stripe pour créer le lien paiement.
1. Lorsque vous êtes sur votre agenda, vous pourrez apercevoir une icône de facture. Cliquez dessus et cela vous ouvrira la page de toutes vos factures.
2. Vous pouvez maintenant cliquer sur l’icône en forme d’œil pour accéder à la facture validée de votre choix.
3. Ensuite, vous avez plus qu’à cliquer sur le bouton Envoyer le lien de paiement au client par mail.
Vous pouvez également ne pas envoyer le lien de paiement au client mais marquer la facture comme payée. Pour cela, vous avez simplement à appuyer sur le bouton Marqué comme payé.
Lors de la création de vos factures, vous avez la possibilité d’ajouter des articles en plus de la réservation. Nos clients les utilisent déjà pour des ventes additionnelles ou lors des ventes de forfaits.
Dans votre agenda, cliquez dans la barre des tâches en haut sur Réglages.
Accédez au menu Factures puis au sous-menu Liste des articles.
Cliquez sur le bouton + Nouvel article en haut à droite.
Ensuite suivez ces étapes :
Donnez un libellé à votre article
Renseignez lui un prix
Choisissez le montant de la TVA
Le montant Hors taxes s’affiche automatiquement en fonction du prix de l’article et du montant de la TVA.
N’oubliez pas d’enregistrer avec le bouton en haut à droite.
Vous pouvez également suivre les étapes que nous vous décrivons dans la vidéo ci-dessous !
