Catégorie : Facturation

Créer une facture

Voici comment créer une facture depuis le bouton dédié :

1. Cliquez sur le bouton Créer facture dans la barre des menus.

2. Maintenant renseignez le nom de votre client puis remplissez au minimum les champs obligatoires.

3. Ensuite, définissez un délai de paiement, une fois ce délai dépassé, la facture sera considérée comme en retard chez le fournisseur.

4. Maintenant, vous pouvez choisir le mode de paiement qui sera lié à la facture. Sachez que chaque moyen de paiement doit correspondre à une facture distincte. Veuillez créer une nouvelle facture pour chaque moyen de paiement différent. Si vous ne voulez pas créer deux factures, car le client a payé avec deux moyens différents, vous pouvez en faire une seule avec une partie du montant et écrire en commentaire que le reste a été payé autrement.

5. Passons aux détails de la facture. Dans un premier temps, vous allez pouvoir choisir d’ajouter un article issu du catalogue que vous aurez créé auparavant. Le montant avec les tous les paramètres de l’article déjà créé s’afficheront automatiquement.

6. Sinon, vous pouvez également créer une ligne manuellement s’il s’agit d’un article pas encore créé ou exceptionnel.

7 Vous pouvez également ajouter une réduction en appuyant sur le bouton prévu à cet effet.

8. Vous n’avez plus qu’à choisir le type de remise (Pourcentage ou Montant).

9. Choisir le montant ou pourcentage puis valider pour appliquer la réduction.

N’oubliez pas d’enregistrer avec le bouton en haut à gauche.

Créer une facture depuis un rendez-vous

Voici comment créer une facture depuis un rendez-vous :

1. Lorsque vous êtes sur votre agenda, faites un clic gauche sur un rendez-vous afin de rentrer dans la fiche.

Vous pourrez apercevoir un icône de facture. Cliquez dessus et ça vous ouvrira la page de création des factures.

Toutes les informations déjà présentes dans la fiche du client seront pré-rempli dans les détails de la facture.

2. Ensuite, définissez un délai de paiement, une fois ce délai dépassé, la facture sera considérée comme en retard chez le fournisseur.

3. Maintenant, vous pouvez choisir le mode de paiement qui sera lié à la facture. Sachez que chaque moyen de paiement doit correspondre à une facture distincte. Veuillez créer une nouvelle facture pour chaque moyen de paiement différent. Si vous ne voulez pas créer deux factures, car le client a payé avec deux moyens différents, vous pouvez en faire une seule avec une partie du montant et écrire en commentaire que le reste a été payé autrement.

4. La prestation sera automatiquement mises dans le détail de la facture.

5. Sinon, vous pouvez également créer une ligne manuellement s’il s’agit d’un article pas encore créé ou exceptionnel.

6. Vous pouvez également ajouter une réduction en appuyant sur le bouton prévu à cet effet.

7. Vous n’avez plus qu’à choisir le type de remise (Pourcentage ou Montant).

8. Choisir le montant ou pourcentage puis valider pour appliquer la réduction.

N’oubliez pas d’appuyer sur le bouton Enregistrer le brouillon.

Modifier une facture depuis un rendez-vous

Pour modifier une facture, vous pouvez le faire depuis un rendez-vous.

1. Lorsque vous êtes sur votre agenda, faites un clic gauche sur un rendez-vous afin de rentrer dans la fiche.

Vous pourrez apercevoir un icône de facture.

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2. Cliquez dessus pour ouvrir la facture associé à ce rendez-vous puis cliquez sur le bouton Éditer pour modifier les détails de la facture.

Modifier une facture depuis les paramètres

Vous pouvez également le faire depuis le menu Facturation dans les réglages.

Une fois dans le menu Facturation, choisissez la facture que vous voulez modifier et cliquez sur le bouton crayon.

Vous pourrez dès à présent modifier les champs de votre facture.

N’oubliez pas d’enregistrer avec le bouton en haut à gauche.

Valider une facture

Pour rappel, vous ne pourrez plus modifier les détails de la facture que vous avez validée, vous pourrez seulement changer le mode de paiement. Lorsque vous avez validée votre facture, elle est envoyé sur votre compte Stripe. Après cette étape, vous avez le choix d’envoyer le lien de paiement au client par mail ou alors de directement la marquer comme payée.

1. Lorsque vous êtes sur votre agenda, vous pourrez apercevoir une le bouton Facture. Cliquez dessus et ça vous ouvrira la page de toutes vos factures.

2. Maintenant vous pouvez cliquer sur l’icône d’oeil pour rentrer dans la vue de la facture souhaitée.

3. Enfin, vous n’avez plus qu’à cliquez sur le bouton Valider la facture.

Activer le module de facturation

Voici comment activer le module de facturation :

Pour activer le module de facturation, il faut que vous donniez l’accès à votre compte Stripe à l’équipe SmartAgenda. Vous devez avoir au préalable activé également le module de paiement en ligne.

Pour activer le module de facturation c’est très simple, vous devez dans un premier temps vous abonner à SmartAgenda. Créez ensuite votre compte Stripe depuis leur site internet pour vous créer votre compte entreprise.

Finalisez l’initialisation de votre compte en remplissant vos informations de société afin que votre compte soit actif et fonctionnel.

Une fois votre compte Stripe configuré, suivez les instructions suivantes :

1/ Accédez à votre compte Stripe sur : https://dashboard.stripe.com/login

2/ Cliquez en haut à droite de votre écran sur l’icône de Paramètres puis Allez dans la section Paramètres du compte, rubrique Equipe et sécurité.

3/ Cliquez sur Équipe.

4/ Puis Ajouter un membre.

5/ Saisissez notre email : support@smartagenda.fr
Rôle à cocher : Développeur

6/ Cliquez sur Envoyer les invitations.

Nous recevrons par mail une invitation à accéder à votre compte Stripe. Nous pourrons par la suite effectuer le paramétrage nécessaire pour lier votre agenda et votre compte Stripe afin d’activer le module de facturation.

Envoyer la facture par mail à mon client

Voici comment envoyer la facture par mail à mon client :

1. Lorsque vous êtes sur votre agenda, vous pourrez apercevoir une le bouton Facture. Cliquez dessus et ça vous ouvrira la page de toutes vos factures.

2. Maintenant vous pouvez cliquer sur l’icône d’oeil pour rentrer dans la vue de une facture validée et marqué comme payée.

3. Enfin, vous n’avez plus qu’à cliquez sur le bouton Envoyer la facture au client par mail.

Marquer une facture comme payée

Voici comment marqué comme réglée une facture lorsque votre client vous a payé :

1. Lorsque vous êtes sur votre agenda, vous pourrez apercevoir une le bouton Facture. Cliquez dessus et ça vous ouvrira la page de toutes vos factures.

2. Maintenant vous pouvez cliquer sur l’icône d’oeil pour rentrer dans la vue de une facture validée en attente de paiement.

3. Enfin, vous n’avez plus qu’à cliquez sur le bouton Marqué comme payé.

Lorsque vous avez marqué comme payée une facture, ceci est définitif et vous pourrez seulement modifier la méthode de paiement et envoyer la facture en PDF à votre client.

Supprimer une facture

Pour supprimer une facture, vous pouvez le faire depuis un rendez-vous.

Lorsque vous êtes sur votre agenda, vous pourrez apercevoir une icône de facture. Cliquez dessus et ça vous ouvrira la page de toutes vos factures.

Maintenant vous pouvez cliquer sur l’icône d’oeil pour rentrer dans la vue de la facture souhaitée.

Maintenant, vous avez plus qu’à cliquez sur le bouton Supprimer la facture.

Filtrer vos factures

Utiliser les filtres rapides

Lorsque vous êtes sur la liste des factures en ayant cliqué sur le module Facturation dans le menu latéral des réglages, vous apercevrez des Filtres rapides.

Explications des filtres rapides :

Avec ces Filtres rapides, vous pouvez filtrer vos factures en fonction de son statut et de son état.

Statut Brouillon : Ce statut désigne une facture enregistrée dans les brouillons et encore éditable.

Statut Validée : Une facture validée n’est plus dans les brouillons et n’est donc plus éditable.

Statut Non envoyée : Une facture non envoyée est validé et est en attente d’envoie sur votre compte Stripe.

État En attente de paiement : Une facture en attente de paiement est obligatoirement validée car elle est envoyé sur votre compte Stripe.

État Payée : Cet état veut dire que la facture a bien été reçu et payé par le client. Il est définitif.

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Voici quelques exemples d’utilisations de ces filtres rapides :

Si vous souhaitez voir vos factures Validée mais en attente de paiement, vous avez simplement à cliquer sur le statut Validée et l’état En attente de paiement.

Si vous souhaitez afficher seulement vos factures non envoyé à votre compte Stripe, cliquez sur le bouton statut Non envoyée.

Trier vos factures

On peut également trier les factures en plus des filtres rapides grâce aux petites icônes de flèche dans la barre des

Il vous suffit simplement de cliquer sur les flèches du paramètre souhaité pour que ça change l’ordre de vos factures.

Voici un exemple plus parlant :

Si je souhaite que mes factures soient triées en fonction de leur Total HT, cliquez sur la flèches et vos factures seront regroupées en fonction de ce paramètre.

Cliquez une fois pour regrouper les factures avec le montant du Total HT par ordre croissant :

Cliquez une deuxième fois pour regrouper les factures avec le montant du Total HT par ordre décroissant :

Envoyer le lien de paiement au client par mail

Important : Vous devez obligatoirement Valider la facture avant de pouvoir envoyer le lien de paiement au client car la facture doit passer par votre compte Stripe pour créer le lien paiement.

1. Lorsque vous êtes sur votre agenda, vous pourrez apercevoir une icône de facture. Cliquez dessus et ça vous ouvrira la page de toutes vos factures.

2. Maintenant, vous pouvez cliquer sur l’icône d’oeil pour rentrer dans la vue de la facture validée souhaitée.

3. Ensuite, vous avez plus qu’à cliquez sur le bouton Envoyer le lien de paiement au client par mail.

Vous pouvez également ne pas envoyer le lien de paiement au client mais marqué la facture comme payée. Pour cela, vous avez simplement à appuyer sur le bouton Marqué comme payé.

Créer un nouvel article

Lors de la création de vos factures, vous avez la possibilité d’ajouter des articles en plus de la réservation. Nos clients les utilise déjà pour des ventes additionnelles ou lors des ventes de forfaits.

Dans votre agenda, cliquez dans la barre des tâches en haut sur Réglages.

Accéder au menu Factures puis au sous-menu Liste des articles.

Cliquez sur le bouton + Nouvel article en haut à droite.

Ensuite suivez ces étapes : 

1. Donnez un libellé à votre article
2. Renseignez lui un prix
3. Choisissez le montant de la TVA

Le montant Hors taxes s’affiche automatiquement en fonction du prix de l’article et du montant de la TVA.

N’oubliez pas d’enregistrer avec le bouton en haut à droite.

Modifier un article

1. Dans votre agenda, cliquez dans la barre des tâches en haut sur Réglages.

Accéder au menu Factures puis au sous-menu Liste des articles.

2. Cliquez sur le bouton Éditer dans la ligne de l’article souhaité.

3. Maintenant vous pouvez modifier le contenu que vous souhaitez.

N’oubliez pas d’enregistrer avec le bouton en haut à droite.

Supprimer un article

1. Dans votre agenda, cliquez dans la barre des tâches en haut sur Réglages.

Accéder au menu Factures puis au sous-menu Liste des articles.

2. Cliquez sur le bouton Éditer dans la ligne de l’article souhaité.

3. Maintenant vous pouvez supprimer le contenu que vous souhaitez.

Changer l’ordre des articles existants

1. Dans votre agenda, cliquez dans la barre des tâches en haut sur Réglages.

Accéder au menu Factures puis au sous-menu Liste des articles.

2. Restez appuyés sur l’article que vous voulez déplacer et glissez le au dessus ou en dessous d’un autre article.

Un message de validation apparaitra pour vous valider le changement.