Comment mettre en place des rappels de rendez-vous ?

Comment diminuer l’absentéisme pendant vos rendez-vous ?

Vous souhaitez diminuer l’absentéisme pendant vos journées de travail ? SmartAgenda a créé une fonctionnalité de rappels de rendez-vous pour rappeler à vos clients qu’ils ont un rendez-vous de prévu.

Pourquoi mettre en place des rappels de rendez-vous ?

La mise en place de rappels automatiques par SMS et e-mail est devenue un incontournable pour toute structure qui propose des prises de rendez-vous en ligne. Elle permet :

• Réduction du taux d’absentéisme : Les rappels permettent de prévenir les oublis. Un simple SMS ou e-mail envoyé la veille (ou quelques heures avant) suffit souvent à garantir la présence du client au rendez-vous. C’est un moyen simple et efficace de réduire le nombre de créneaux perdus.

• Gain de temps pour vos équipes : Plus besoin d’appeler manuellement les clients pour confirmer leur venue. Les rappels automatiques s’en chargent à votre place, vous permettant de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

• Amélioration de l’expérience client : Les rappels sont perçus comme une attention professionnelle. Le client est rassuré, il a toutes les informations à portée de main (lieu, horaire, documents à apporter, etc.), ce qui contribue à renforcer la relation de confiance.

• Flexibilité et personnalisation : Avec SmartAgenda, vous pouvez adapter le contenu des messages selon votre activité et le type de rendez-vous. Vous choisissez le moment d’envoi, le canal (SMS ou mail), et le ton du message. Une approche personnalisée améliore l’engagement client.

Comment activer les rappels dans SmartAgenda ?

La mise en place des rappels automatiques se fait directement depuis votre interface SmartAgenda, en quelques clics. Voici les étapes à suivre :

1. Accédez à vos Paramètres
   Rendez-vous dans votre espace administrateur, onglet SMS/Mail automation.
2. Choisissez le type de rappel à configurer
   Vous pouvez activer :
   • un rappel par e-mail (envoyé automatiquement selon le délai choisi)
   • un rappel par SMS (idéal pour les notifications de dernière minute)
3. Définissez le moment d’envoi
   Exemple : 24h avant le rendez-vous, 48h avant, ou encore 1h avant. Vous pouvez même combiner plusieurs rappels selon votre stratégie.
4. Personnalisez le message
   Grâce aux variables dynamiques, vous pouvez insérer automatiquement :
   • le prénom du client
   • la date et l’heure du rendez-vous
   • l’adresse du lieu
   • des consignes spécifiques (documents à apporter, lien visio, etc.)
5. Enregistrez et testez !
   Une fois vos rappels paramétrés, ils seront envoyés automatiquement pour chaque nouveau rendez-vous concerné.