Université Paris Cité
Éducation & Enseignement
Où
Paris
Secteur
Éducation & Enseignement
Nombre de pôles
3
Université Paris Cité s’affirme comme une institution académique d’envergure mondiale, dédiée à l’excellence en recherche et en enseignement supérieur. Sa mission fondamentale est de former les talents de demain et de contribuer activement à l’innovation, tant en France qu’au sein de l’espace européen de recherche.
Avec ses 63 000 étudiants et étudiantes, 4 500 chercheurs et enseignants-chercheurs, 2 704 personnels administratifs et techniques et 117 structures et unités de recherche l’Université Paris Cité se classe parmi les meilleures Universités d’Europe et du monde.
Pourquoi ont-ils fait appel à SmartAgenda ?
Le projet visait à mettre en place un système de prise de rendez-vous en ligne pour différents pôles de l’établissement, avec un déploiement prévu pour la rentrée de septembre 2024. Les besoins concernaient, pour le moment, trois services au sein de la direction du campus :
- Le service des Sports : Inscriptions aux UE de sport
- Le pôle de Vie Étudiante : Rendez-vous avec les chargés d’accompagnement social
- Le service Culturel : Pour la gestion de la billetterie
L’enjeu du projet était de pouvoir gérer 18 sites différents sur Paris simultanément sur une interface. Les élèves devaient avoir le choix entre trois modalités de rendez-vous en présentiel, par téléphone et en visioconférence via Zoom.
Cette flexibilité dans les modes de rendez-vous a été un critère déterminant dans le choix de la solution SmartAgenda pour l’université.
SmartAgenda est un outil facilitateur à la fois pour les usagers et pour nous avec un accompagnement hyper rapide et très efficace.
Valérie BERGER | Responsable du Pôle Vie Étudiante
Leurs fonctionnalités préférées
La gestion multi services et multi lieux
Cette centralisation apporte une cohérence globale dans la planification, permettant une vue d’ensemble claire de toutes les activités de l’établissement. Elle facilite grandement la coordination entre les différents départements, les différents lieux et propose un accès rapide aux informations. Cette organisation structurée réduit significativement les risques d’erreurs de planification et améliore l’efficacité générale du système de prise de rendez-vous.
La gestion des événements du campus
Le pôle Culture avait besoin d’un logiciel permettant de gérer leurs événements de vie sur le campus (ateliers, débats, visites…). En proposant une fonctionnalité de cours collectifs, SmartAgenda a facilité la gestion des différents événements au sein du campus.
La visioconférence
La visioconférence transforme l’organisation des rendez-vous universitaires en offrant une flexibilité sans précédent. Cette solution permet aux étudiants, chercheurs et enseignants de se rencontrer virtuellement depuis n’importe quel lieu, supprimant les contraintes de déplacement et optimisant significativement le temps de chacun. Particulièrement adaptée aux étudiants internationaux et aux personnes suivant un cursus à distance, elle facilite également la gestion d’emplois du temps chargés en permettant une répartition plus souple des créneaux de rendez-vous tout au long de la journée.
Quels bénéfices ont-ils identifiés ?
Facilité d’usage au quotidien
Les équipes des différents pôles ont bénéficié de formations en visioconférence avec un expert SmartAgenda pour leur permettre de devenir autonome avec l’outil. En plus des formations, les équipes ont à disposition des vidéos et des articles tutoriels.
Déploiement dans d’autres services
Après l’explication du projet de l’université, l’équipe de SmartAgenda a tout de suite pris en charge le paramétrage afin de procéder au lancement de l’agenda dans le mois précédent la rentrée des classes pour fournir un service de qualité. Au vu de l’efficacité de la mise en place, l’équipe de l’Université Paris Cité va pouvoir, dans le futur, déployer SmartAgenda dans d’autres services.
Qualité de service
Cependant, après analyse des différentes solutions disponibles sur le marché, SmartAgenda s’est révélé être une option particulièrement avantageuse. Son rapport qualité-prix compétitif correspondait parfaitement aux attentes de l’établissement. Cette solution a permis à l’université de déployer rapidement un système de prise de rendez-vous performant.
