Direction Générale des Affaires Maritimes, de la Pêche et de l’Aquaculture (DGAMPA)
Service de Santé des Gens de Mer (SSGM)
Où
Paris
Secteur
Service de Santé des Gens de Mer
Nombre d’antennes
38
Le Service de Santé des Gens de Mer (SSGM) est un service public rattaché à la Direction générale des Affaires maritimes, de la Pêche et de l’Aquaculture (DGAMPA). Sa mission principale est d’assurer le suivi de la santé professionnelle de tous les gens de mer français.
Cela représente plus de 60 000 personnes occupant des postes très variés incluant à la fois les marins du commerce que les pêcheurs, les stewards sur les ferries et toute personne dont l’activité professionnelle implique de monter à bord d’un navire.
Pourquoi ont-ils fait appel à SmartAgenda ?
Le SSGM utilisait un site de prise de rendez-vous vieillissant qui ne correspondait plus aux besoins du service et a décidé de faire appel à SmartAgenda.
L’objectif principal était d’inciter les marins à prendre davantage de rendez-vous par Internet plutôt que par téléphone ou en se déplaçant directement dans les antennes du service. Il y avait également deux problématiques importantes :
La sécurité : intégrer SmartAgenda dans leur système, effectuer la migration des données. Donner la possibilité aux gens de la mer et à leur proche de prendre rendez-vous en ligne sans que d’autres usagers extérieurs ne prennent rendez-vous pour des raisons de sécurité.
L’absentéisme : avec de nombreux marins qui ne se présentaient pas à leur rendez-vous, nous avions besoin d’un outil de prise de rendez-vous avec différents rappels de rendez-vous afin d’améliorer la ponctualité.
Dans le cadre de l’action SSGM, c’était un outil qui était attendu de par ses fonctionnalités. Elles ont répondu à nos attentes, on en retire beaucoup de bonnes choses, comme plus de ponctualité, plus de rendez-vous en ligne et plus de satisfaction pour les gens de mer. Nous sommes un service public, donc notre but est de servir et d’avoir un système de prise de rendez-vous fiable qui soit rapide et flexible.
Pierre-Marie DANIGO | Chargé d’études – Service de Santé des Gens de Mer
Leurs fonctionnalités préférées
Connexion centralisée
CapGemini a intégré SmartAgenda à leur système pour permettre aux marins d’accéder à leur espace personnel SmartAgenda via leur SSO, ce qui évite les rendez-vous venant de l’extérieur tout en permettant à un proche disposant du numéro d’identification du marin de prendre rendez-vous pour son compte. De plus, la prise de rendez-vous en ligne devient pratique pour les marins, car tout est centralisé sur un même espace.
Gestion flexible des horaires
La souplesse de l’outil permet aux médecins de créer facilement des plages de disponibilité. Contrairement à l’ancien système où il fallait créer individuellement chaque rendez-vous de 15 ou 40 minutes, et ce, jour par jour. Ce système était chronophage pour les usagers. SmartAgenda permet de « cliquer et de tirer pour faire une plage horaire de 2 h 00 » qui se découpe automatiquement en plusieurs rendez-vous de façon récurrente.
Modèles de mails personnalisés et formulaires
La possibilité de créer des modèles de mails et des formulaires permet de mieux orienter les marins lors de la prise de rendez-vous, notamment pour différencier les visites annuelles d’aptitude des visites d’inscription. Les médecins peuvent également joindre automatiquement des documents à compléter avant la visite, ce qui représente « un gain de temps qui est extrêmement apprécié ».
Quels bénéfices ont-ils identifiés ?
Automatisation et simplification de la gestion des rendez-vous
SmartAgenda a permis d’automatiser la création des créneaux horaires et la gestion des plages de rendez-vous, rendant le processus beaucoup plus fluide pour les médecins et infirmiers. Au lieu de créer chaque rendez-vous individuellement, les professionnels peuvent générer plusieurs créneaux d’un simple clic, optimisant ainsi leur temps et leur organisation.
Réduction de l’absentéisme
L’envoi de rappels par e-mail et SMS avant les consultations a permis de limiter le nombre de marins qui ne se présentent pas à leur rendez-vous. Même si le problème de l’absentéisme n’a pas totalement disparu, une nette amélioration a été observée grâce aux notifications envoyées aux patients.
Expérience utilisateur améliorée et centralisation des services
L’intégration de SmartAgenda dans l’Espace Numérique Maritime a rendu l’accès aux rendez-vous plus intuitif pour les marins, leur permettant de tout gérer depuis un seul portail en ligne. De plus, la possibilité pour un proche de prendre rendez-vous à leur place facilite encore davantage le processus, notamment pour les marins ayant plus de difficultés avec les outils numériques.
