L’importance de la communication avec ses clients

Comment SmartAgenda est au cœur de la communication et de la relation client pour chaque entreprise. Notre solution vous met à disposition un ensemble de modules clés pour suivre et analyser votre activité en toute simplicité.

Dans un monde où la qualité de la relation client est devenue un facteur essentiel de la réussite des entreprises, SmartAgenda s’impose comme un outil central pour optimiser et fluidifier les interactions entre les entreprises et leurs clients, sans déshumaniser l’expérience pour autant.

Comment optimiser la communication client grâce à l’automatisation ?

Rappel de rendez-vous automatique pour vos clients

Notre solution de prise de rendez-vous permet l’envoi automatique de rappels par SMS ou par e-mail a vos clients. Cela permet donc de réduire ainsi le taux d’oubli et les rendez-vous non honorés. Le contenu des rappels peut également être personnalisé selon vos envies et vos besoins.

Gagnez du temps … et de l’argent

Il n’est plus nécessaire de téléphoner à vos clients ou à vos patients pour leur rappeler leur rendez-vous. SmartAgenda s’en charge à votre place, de manière automatique et quotidienne, par mail et par SMS.

Vous pouvez également activer l’insertion automatique du rendez-vous dans l’agenda habituel de votre client. Vos patients ou vos clients n’oublient plus leur rendez-vous.

L’absentéisme est divisé par 5, votre abonnement SmartAgenda est déjà rentabilisé

Programmation automatique de mail et de SMS avant et après le rdv

De plus, grâce à la programmation des envois selon des scénarios spécifiques (avant ou après le rendez-vous, rappels, etc.), notre solution permet un gain de temps significatif pour les équipes tout en améliorant la réactivité et la qualité de la communication.

Avec notre module de communication, vous pouvez créer facilement différents scénarios de messages pour accompagner vos rendez-vous. Programmez autant de rappels ou de messages de suivi que vous le souhaitez, en les organisant par titre et description pour une meilleure lisibilité.

Définissez ensuite le moment idéal pour l’envoi de vos SMS ou e-mails, avant ou après le rendez-vous, selon un délai en heures, jours, semaines ou mois, entièrement adapté à votre activité.

Rédigez vos messages en toute simplicité grâce à des balises personnalisables, pour offrir à chaque utilisateur une expérience fluide, claire et personnalisée.

Enfin, affinez encore votre communication en segmentant vos envois selon le motif du rendez-vous. Chaque message s’adapte ainsi au contexte, pour un parcours client sur mesure, à chaque étape.

Modèles de mails et de SMS dédiés à vos utilisateurs

De surcroit, une bibliothèque de modèles prêts à l’emploi permet de communiquer facilement et rapidement avec ses clients, tout en leur offrant une expérience de qualité.

Avec le système de modèles de mails, vous pouvez automatiser l’envoi de messages préremplis, adaptés à chaque étape du parcours client. Ces modèles sont liés à un type d’envoi spécifique (confirmation, rappel, relance, retour d’expérience, etc.) et peuvent s’appliquer à toutes vos prestations ou uniquement à celles de votre choix.

Pour chaque prestation, vous avez la possibilité de créer un modèle de mail dédié. Le système détecte automatiquement le bon modèle à envoyer en fonction du rendez-vous réservé par le client.

Vous pouvez également définir la fréquence et le moment d’envoi des mails : avant, pendant ou après la prise de rendez-vous en ligne. Chaque gabarit est entièrement personnalisable, avec la possibilité d’ajouter des champs dynamiques adaptés à votre activité.

Une gestion complète et automatisée de vos communications, pour des échanges fluides, professionnels et personnalisés à chaque interaction.

Vous pouvez personnaliser l’expérience client digitalisé mais sans la déshumaniser

Facilitez la prise de rendez-vous client avec les différents motifs de réservation

Par ailleurs, le client peut choisir facilement parmi des différentes prestations prédéfinies, ce qui permet une orientation automatique vers la bonne personne ou le bon créneau, tout en générant des statistiques utiles pour suivre les performances.

Collectez les informations pour communiquer en amont du rendez-vous avec le client via les formulaires

À cela s’ajoute, les formulaires permettant la collecte d’informations spécifiques avant ou après le rendez-vous permettent à l’entreprise de mieux se préparer en connaissant les besoins, attentes ou l’historique du client avant le rendez-vous, ce qui rend l’expérience plus fluide dès la prise de rendez-vous et pour la suite.

Offrez une prise de rendez-vous en ligne plus précise et adaptée grâce à la saisie ciblée d’informations. Vous pouvez créer autant de formulaires que nécessaire, en ajoutant à la volée différents types de champs : texte court ou long, cases à cocher, listes déroulantes, boutons radio, dates ou simples libellés informatifs.

Chaque formulaire peut être associé à une ou plusieurs prestations, pour collecter les bonnes informations au bon moment. Vous avez également la possibilité de définir la visibilité de chaque champ : sur votre agenda, lors de la prise de rendez-vous en ligne, ou uniquement en mode professionnel.

Enfin, chaque champ peut être rendu obligatoire ou facultatif selon vos besoins, pour recueillir les informations essentielles tout en assurant une expérience utilisateur fluide et personnalisée.

Proposez automatiquement de nouveaux créneaux à vos clients

SmartAgenda vous propose un module de liste d’attente pour permettre à vos clients de bénéficier automatiquement de nouveaux créneaux de rendez-vous et d’optimiser le remplissage de votre agenda.

Vous pouvez activer votre liste d’attente afin d’optimiser le remplissage de votre agenda en comblant facilement les créneaux laissés vacants par des annulations. Cela vous permet de proposer automatiquement de nouveaux créneaux aux clients qui n’avaient pas pu réserver plus tôt. Vous pouvez également configurer les options de la liste d’attente selon les besoins spécifiques de votre activité pour une gestion plus efficace.

La liste d’attente peut être activée simplement pour vous et vos clients, avec la possibilité d’envoyer des alertes de désistement par e-mail ou SMS. Vous pouvez personnaliser le message envoyé à vos clients et définir les réglages d’envoi selon vos préférences. Les clients reçoivent alors un mail leur permettant d’accepter un nouveau créneau et de modifier leur rendez-vous actuel. Depuis votre backoffice, vous pouvez consulter les clients inscrits sur la liste d’attente et retirer ceux que vous jugez nécessaires, afin qu’ils ne reçoivent plus les prochaines alertes de désistement.

Comment suivre et améliorer la relation client en continu

Améliorer la satisfaction client en mettant en place des enquêtes de satisfaction client

En parallèle, il est possible d’envoyer automatiquement des enquêtes après un rendez-vous, afin d’analyser les retours clients, améliorer les prestations et identifier les points forts ainsi que les axes d’amélioration.

Améliorez vos services grâce aux retours de vos clients. Créez des enquêtes personnalisées, associez-les à vos prestations, et définissez les questions à poser après chaque rendez-vous. Ajoutez un champ de commentaire libre pour plus de détails, et paramétrez l’envoi automatique du questionnaire. Une façon simple et efficace d’écouter vos clients et d’ajuster votre offre en continu.

Les statistiques permettant le suivi d’activité et de communication

Sans oublier que la plateforme propose un accès détaillé aux statistiques, incluant le chiffre d’affaires (global et en ligne), l’analyse hebdomadaire, les performances par catégorie ou prestation, le volume horaire des rendez-vous, les clients non venus, ainsi que la consommation et le détail des SMS. Il est également possible d’exporter les données liées aux rendez-vous et aux formulaires.

Suivez et analysez facilement votre activité grâce à des statistiques claires et détaillées. Visualisez le nombre de rendez-vous, leur origine, la durée, le chiffre d’affaires généré, ou encore les taux d’absentéisme. Filtrez par période, planning ou prestation, segmentez vos données, et exportez-les selon vos besoins. Un outil complet pour piloter votre activité en toute simplicité.

Et si votre facturation devenait un outil de communication client à part entière ?

Et pour aller plus loin dans une relation client fluide et professionnelle, le module de facturation intégré à SmartAgenda vous permet de centraliser devis, factures et paiements directement depuis votre agenda. En quelques clics, vous créez, envoyez et suivez vos documents, tout en assurant un suivi clair et réactif avec vos clients. Une solution simple, efficace et totalement connectée à vos rendez-vous, pour gagner du temps et renforcer la qualité de vos échanges.

Optimisez votre relation client avec SmartAgenda

SmartAgenda est bien plus qu’un simple outil de prise de rendez-vous : c’est une solution complète pensée pour optimiser l’organisation, fluidifier la communication et renforcer la relation client, sans jamais déshumaniser l’expérience. Grâce à des fonctionnalités comme l’envoi automatique de rappels, la personnalisation des messages, la collecte d’informations ou encore le suivi d’activité, chaque interaction devient plus simple, plus efficace et plus professionnelle. Un véritable levier pour offrir à vos clients une expérience fluide, soignée et pleinement connectée à leurs attentes.