Les 10 fonctionnalités clés pour vos rendez‑vous multi‑agences

Gérer les rendez-vous dans un réseau multi-agences peu devenir complexe et chronophage. Vous gérez plusieurs sites, coordonnez des équipes aux plannings différents, suivez les créneaux disponibles et envoyez sans cesse des rappels. Très vite, les doublons apparaissent, les oublis s’enchaînent et la satisfaction client en pâtit.

Avec SmartAgenda, centralisez tous vos rendez-vous en ligne et pilotez facilement l’ensemble de vos agences depuis une seule interface. Vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et offrez à vos clients une expérience fluide, professionnelle et parfaitement maîtrisée.

Pourquoi la gestion des rendez‑vous en ligne est cruciale pour un réseau multi-agences ?

Agenda centralisé multi-sites pour une organisation optimale

Avec un agenda centralisé, vous visualisez tous vos rendez-vous sur un seul écran. Vous accédez en un clic à chaque agence, synchronisez automatiquement les créneaux et éliminez les doublons. Vous pilotez ainsi votre activité en temps réel et sans perte.

• Visualisez l’ensemble de vos agences en un coup d’œil

• Planifiez et ajustez les créneaux en temps réel

• Répartissez vos ressources de manière fluide et équilibrée
  

Notre solution devient un véritable levier d’efficacité pour les réseaux multi-agences : elle simplifie la gestion quotidienne, optimise la prise de rendez-vous en ligne et réduit considérablement les erreurs de planning.

Gestion multi-utilisateurs et droits d’accès configurable par agence

Il est possible que chaque collaborateur accède uniquement aux informations qui le concernent. Vous attribuez des rôles précis, définissez les droits d’accès et répartissez les responsabilités en toute sécurité. Les managers conservent une vision d’ensemble, tandis que chaque membre de l’équipe travaille sur un planning clair, actualisé et parfaitement coordonné.

Reporting et tableaux de bord pour piloter vos performances et vos KPI

SmartAgenda transforme vos données en véritables leviers de performance. Grâce à des tableaux de bord intuitifs, vous analysez en un coup d’œil :

• Les rendez-vous réalisés, annulés ou non honorés
  
• Le volume horaires de prise en charge de rendez-vous
  
• La performance de chaque agence ou collaborateur
  

Ces indicateurs vous aident à prendre des décisions éclairées, à améliorer la productivité de vos équipes et à optimiser la gestion des rendez-vous sur l’ensemble de votre réseau.

Personnalisation pour chaque agence

Même au sein d’une gestion centralisée, chaque agence peut afficher les informations qui la concerne (horaires d’ouverture). Vous personnalisez les messages automatiques et les confirmations d’e-mail pour refléter l’image de chaque agence pour une expérience client uniforme mais personnalisée.

Notifications et automatisations des communications

Les rappels et confirmations automatiques réduisent les rendez-vous manqués et facilitent la communication entre vos équipes et vos clients. Vous automatisez les messages clés pour gagner du temps et assurer un suivi sans faille.

• Notifications automatiques pour les clients et les équipes
  
• Synchronisation fluide avec vos outils existants
  
• Gain de temps et réduction des erreurs

Disponibilités en temps réel pour une planification sans faille

Vos agendas se mettent à jour instantanément, même en cas de modification de dernière minute. Les absences, congés et ajustements de planning s’intègrent automatiquement. Vous répartissez ainsi les rendez-vous de manière optimale, en tenant compte des disponibilités de chaque collaborateur et de chaque agence pour une organisation fluide, sans doublons ni créneaux perdus.

Intégration avec vos outils existants (API, Webhook, Webservice)

SmartAgenda se connecte facilement à vos logiciels internes, CRM et calendriers. Cette intégration assure une gestion fluide des rendez‑vous en ligne, réduit les saisies manuelles et centralise toutes les données en un seul endroit.

Parcours de réservation en ligne directement intégré dans votre Store Locator

Notre outil s’intègre facilement et directement sur votre site internet.

SmartAgenda propose un module permettant d’afficher les différentes agences d’un réseau, afin de faciliter la prise de rendez-vous en ligne par les clients. Intégrez facilement le widget de prise de rendez vous sur votre store Locator et sur les différentes pages dédiées de vos agences.

Cela permet donc de fluidifier le parcours client, celui-ci n’a plus qu’à choisir l’agence la plus proche et la plus pratique pour réserver son rendez-vous.

Vous avez donc une vision globale de votre activité, tout en permettant aux agences d’avoir une gestion autonome de leur site.

Offrez à vos clients la possibilité de réserver directement en ligne, à tout moment. Les créneaux disponibles sont visibles en temps réel et la réservation est simple et rapide.

• Interface intuitive et responsive
  
• Disponibilités actualisées en direct
  
• Réduction de la charge administrative

Gestion des types de services et ressources

Catégorisez vos prestations et assignez automatiquement les rendez‑vous aux collaborateurs disponibles. Le suivi précis des ressources permet d’optimiser chaque créneau et chaque équipement.

Sécurité et protection des données clients

SmartAgenda s’engage à respecter l’ensemble des normes RGPD en vigueur pour protéger vos données et celles de vos utilisateurs.
SmartAgenda dispose d’un DPO (Délégué à la Protection des Données), conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), et déclaré auprès de la CNIL.

Hébergement des données en France
SmartAgenda héberge ses données en France. L’hébergement s’effectue dans 2 datacenters situés sur le territoire.

Hébergement certifié de données de santé (HDS)
Les serveurs sur lesquels sont hébergées les données SmartAgenda sont des serveurs éligibles à l’hébergement des données de santé.

Vous bénéficiez d’un hébergement de vos données en conformité avec la réglementation actuelle.

SmartAgenda veille à la sécurisation des données de ses clients et nous réalisons régulièrement des audits de sécurité.

De surcroit, grâce au SSO, nos équipes permettent à vos collaborateurs de se connecter depuis votre système d’identification (SAML V2).

Avec SmartAgenda centralisez et pilotez facilement votre activité

Grâce à ces 10 fonctionnalités, vous pouvez simplifier la gestion des rendez‑vous multi-agences, optimiser vos équipes et ressources, et offrir une expérience client homogène et professionnelle.

Une solution 100% française et 100% de clients satisfaits.

En trois mots :

• sécurité
• flexibilité
• collaboratif

Avec SmartAgenda réduisez les erreurs, augmentez la productivité et améliorez la performance globale de votre réseau.

N’hésitez plus, SmartAgenda devient l’outil indispensable pour que vous puissiez gérer en tout facilité votre réseaux multi-agences.