Catégorie : Modules complémentaires

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment configurer le plugin WordPress SmartAgenda.

Ce plugin vous permet d’intégrer la prise de rendez-vous en ligne directement sur votre site internet.

Cette configuration se distingue en 4 parties.

Tout d’abord, je vais vous expliquer comment ajouter l’extension dans votre WordPress. Ensuite, nous allons voir le paramétrage de ce module, comment l’utiliser et enfin la création d’une page de réservation pour l’intégration du widget si vous souhaitez dédier une page à la prise de rendez-vous en ligne.

Ouvrez votre WordPress et cliquez sur Extensions. Ensuite, cliquez sur ajouter une extension et recherchez SmartAgenda dans la barre de recherche.

Installez l’extension SmartAgenda et activez-la.

Un menu SmartAgenda apparaît en bas à gauche de votre page. Cliquez sur le menu.

Vous arrivez sur la page où vous allez pouvoir paramétrer votre extension.

Dans le premier bandeau bleu, vous allez devoir entrer le nom de votre agenda. C’est le nom qui apparaît après www.smartagenda/pro/

Mon agenda s’appelle tuto-videos et je souhaite que ce soient les créneaux, disponibles dans cet agenda, qui soient proposés.

Ensuite, vous allez avoir la possibilité de choisir un bouton flottant.

Cela veut dire qu’un bouton “Prendre rendez-vous” sera présent sur votre site internet. Une fois que votre client aura cliqué sur ce bouton, il arrivera sur votre site de prise de rendez-vous en ligne SmartAgenda.

Vous avez la possibilité de choisir la couleur de ce bouton afin qu’il soit cohérent avec votre charte graphique, mais également la couleur du texte qui apparaîtra dans le bouton.

Juste en dessous, vous pouvez choisir le texte qui apparaîtra dans le bouton par exemple : Prenez rendez-vous ou Prendre rendez-vous ou RDV.

Vous avez également la possibilité d’afficher la prise de rendez-vous en ligne dans un pop-up. C’est une solution qui peut être mise en place si vous souhaitez intégrer la prise de rendez-vous en ligne comme un widget, sans l’associer à une page spécifique.

C’est-à-dire que lorsque le client cliquera sur le bouton “Prendre rendez-vous”, un petit onglet s’ouvrira directement sur cette page avec les différentes modalités de prise de rendez-vous.

Lorsque je n’active pas le pop-up, cela se présente comme ça sur le site internet.

Lorsque j’active le pop-up, nous constatons qu’un onglet s’ouvre en direct sur la même page.

N’oubliez pas d’enregistrer les modifications.

Ensuite, vous pouvez accéder à une personnalisation avancée qui vous permettra de personnaliser le bouton flottant.

Vous allez pouvoir entrer l’URL de votre site de prise de rendez-vous en ligne afin que la bonne page de votre site de prise de rendez-vous en ligne soit affichée.

Vous pouvez également choisir la position du bouton.

Enfin, vous avez la possibilité d’ouvrir une nouvelle fenêtre, externe à votre site, lorsque votre client prend rendez-vous. Soit rediriger le client vers une nouvelle page ou alors vous pouvez le laisser sur la fenêtre active.

Si vous êtes plutôt intéressé par le widget de prise de rendez-vous en ligne, l’objectif ici est de l’intégrer sur une page dédiée. Dans ce cas, le client aura tout de suite, à sa disposition tous les créneaux disponibles à la prise de rendez-vous.

Pour cela, il faudra intégrer le code présent ici, dans la page que vous souhaitez. Il sera également possible de personnaliser cette page en choisissant ce qui apparaîtra ou non. Par exemple, l’entête SmartAgenda ; afficher le logo ou non, etc.

N’oubliez pas d’enregistrer les modifications si vous en effectuez.

Une fois le code copié, rendez-vous dans vos pages. Par exemple, je vais l’intégrer à la page Test Plugin. Je modifie la page et j’insère un code court.

Ensuite, je colle le code et j’enregistre. Vous pouvez constater, lorsque je prévisualise ma page, que mes disponibilités sont directement disponibles.

Pour finir, il est également possible, et conseillé, de mettre en place le bouton flottant ainsi que d’intégrer le widget sur une page.

Le bouton permettra à l’utilisateur de prendre rendez-vous depuis n’importe quelle page et le widget permettra d’accéder rapidement aux disponibilités.

Dans cette vidéo, je vous explique comment mettre en place des actions marketing via votre SmartAgenda. Ces actions peuvent être le fruit de votre satisfaction client et donc de la fidélisation !

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Préférences puis au sous-menu Marketing.

Sur cette page, vous avez la possibilité d’envoyer un SMS lors de l’anniversaire de vos clients. Ce sms est personnalisable. Il en est de même pour leurs fêtes.

Vous pouvez également leur envoyer un sms ou mail de rappel depuis le dernier rendez-vous si votre client n’a pas repris de rendez-vous depuis.

Vous pouvez personnaliser le message, l’objet du mail et le message du mail.

Il est possible de choisir quand est ce que le sms ou mail est envoyé.

Sur la fin de la page, cet encadré sera répété plusieurs fois afin de vous permettre d’envoyer plusieurs messages ou mails si vous le souhaitez.

Vos actions marketing sont mises en place !

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment créer une prestation promotionnelle sur une période choisie.

Pour cela, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Prestations puis au sous-menu Prestations.

Nous allons créer la prestation promotionnelle. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouvelle Prestation situé en haut à droite.
Entrez les informations spécifiques de cette prestation. Par exemple, en libellé, vous pouvez noter “PROMO – nom de la prestation à 80 € au lieu de 100 €”. Vous pourrez également entrer le nouveau prix dans cet encadré et diverses informations. N’oubliez pas de sélectionner la personne qui effectuera cette prestation.

Il est possible de désactiver la prestation initiale si vous le souhaitez. L’objectif de la désactiver et non la supprimer, est de pouvoir la mettre en ligne une fois votre offre promotionnelle terminée.

Pour cela, éditez la prestation concernée et désactivez là avec le bouton situé en haut à droite.

Maintenant, la prestation initiale n’est plus visible sur le site de prise de rendez-vous en ligne et la prestation promotionnelle est réservable en ligne. Lorsque l’offre promotionnelle arrive à sa fin, vous pourrez la désactiver et réactiver la prestation d’origine.

Dans cette vidéo, je vous explique comment synchroniser votre SmartAgenda avec votre calendrier IPhone.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Ensuite, accédez au menu Préférences puis au sous-menu Calendrier Externe. Sur cet écran, vous retrouverez la procédure à suivre : “Pour afficher l’agenda sur IPhone”.

Plus bas sur cette page, vous trouverez les liens des différentes colonnes de vos collaborateurs. À vous de copier l’adresse de l’agenda que vous souhaitez synchroniser.

Une fois que vous avez copié l’adresse de l’agenda à synchroniser, ouvrez les Réglages de votre IPhone. Puis cliquez sur Calendrier puis Compte.

Ici, appuyez sur Ajouter un compte puis sur Autre puis sur Ajouter un calendrier avec abonnement. Enfin, coller l’URL que vous avez relevé en amont. Cliquez sûr Suivant puis Enregistrer. Votre calendrier apparaît maintenant, directement dans Calendrier. On retrouve mon rendez-vous du 26 juin à 11 h.

Dans cette vidéo, je vous explique comment synchroniser votre SmartAgenda avec votre calendrier iPhone.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Ensuite, accédez au menu Préférences puis au sous-menu Calendrier Externe. Sur cet écran, vous retrouverez la procédure à suivre : “Pour afficher l’agenda sur iPhone”.

Plus bas sur cette page, vous trouverez les liens des différentes colonnes de vos collaborateurs. À vous de copier l’adresse de l’agenda que vous souhaitez synchroniser.

Une fois que vous avez copié l’adresse de l’agenda à synchroniser, ouvrez les Réglages de votre iPhone. Puis cliquez sur Calendrier, puis Compte. Ici, appuyez sur Ajouter un compte, puis sur Autre, puis sur Ajouter un cal avec abonnement. Enfin, collez l’URL que vous avez relevée en amont. Cliquez sur Suivant, puis sur Enregistrer. Votre calendrier apparaît maintenant directement dans Calendrier. On retrouve mon rendez-vous du 26 juin à 11h.

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment ajouter une ressource dans votre SmartAgenda. Vous pouvez avoir besoin de cette fonctionnalité lorsque vous travaillez avec des collaborateurs utilisant des espaces communs et nécessaires pour certaines prestations.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Ensuite, accédez au menu Ressources puis au sous menu Ressources.

Cliquez sur nouveau puis vous pouvez ajouter un libellé à votre ressource. Par exemple, salle. Vous pouvez également choisir une couleur associée à celle-ci. Une fois que vous avez enregistré, votre ressource est créée. Vous pouvez les déplacer, les modifier et les supprimer en éditant la ressource souhaitée.

Si vous souhaitez savoir comment utiliser les ressources, je vous laisse regarder la vidéo présente dans la description.

Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment créer des enquêtes de satisfaction.

Tout d’abord, ouvrez votre agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Appuyez sur le menu Enquêtes puis sur Enquêtes de satisfaction.

Ensuite appuyez sur Nouveau, situé en haut à droite et c’est ici que vous allez pouvoir configurer votre enquête de satisfaction.

Vous allez pouvoir ajouter un titre, par exemple enquête de satisfaction, une phrase de présentation et ensuite, vous pouvez rédiger jusqu’à 10 questions.

Si vous activez ce bouton, le client peut ajouter un commentaire libre.

Ensuite, vous allez programmer l’enquête en choisissant le délai d’envoi. Par exemple 2 jours après le rendez-vous et l’heure d’envoi, par exemple 12h. Il faudra cliquer sur le bouton envoi par mail, choisir un objet et écrire le contenu du mail.

Il est également possible d’envoyer cette enquête par sms en cliquant sur le bouton et en entrant le descriptif de votre sms. Nous vous rappelons que les sms ont un coût unitaire. Ils ne sont pas compris dans vos abonnements.

Enfin, vous allez pouvoir associer cette enquête de satisfaction à une prestation particulière ou à une catégorie qui rassemble plusieurs prestations. L’enquête sera envoyée aux clients, patients ou étudiants ayant un rendez-vous pour la prestation associée à l’enquête.

N’oubliez pas d’enregistrer !

Dans cette vidéo, je vous explique comment consulter votre Chiffre d’Affaires Global, votre Chiffre d’Affaires Internet et consulter vos Analyses par semaine.

Pour cela, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Statistiques.

Ici vous retrouvez plusieurs statistiques disponibles. Nous nous intéresserons au 3 premières dans cette vidéo. Pour comprendre les autres statistiques je vous laisse visionner les vidéos dans la description.

Tout d’abord, la première statistique vous permet de consulter votre Chiffre d’Affaires Global.

Pour cela, vous pouvez choisir une plage à analyser. Ensuite, vous pouvez sélectionner les agendas si vous en avez plusieurs et choisir la période.

Ensuite, cliquez sur Appliquer.

Plusieurs graphiques apparaissent. Le nombre de rendez-vous et d’absent, le Chiffre d’Affaires, etcetera … Ces données peuvent être exportées ou imprimées.

Ensuite, vous pouvez consulter les rendez-vous et votre CA internet. Cela concerne donc uniquement les rendez-vous pris sur votre site de prise de rendez-vous en ligne par vos clients. Vous pouvez donc également choisir une plage à analyser, les agendas concernés et la période. Ensuite les graphiques peuvent être exportés ou imprimés.

Enfin, vous avez la possibilité d’accéder à une analyse par semaine. Ici aussi vous avez le choix de la plage à analyser ainsi que les agendas concernés.

Toutes les données qui s’afficheront sont exportables et imprimables.

Dans cette vidéo je vous explique comment utiliser l’outil de visioconférence Google Meet.

Pour commencer, une synchronisation entre votre SmartAgenda et votre Google Agenda est obligatoire pour utiliser Google Meet.

Si vous n’avez pas cette synchronisation, je vous invite à regarder cette vidéo.

Tout d’abord, rendez-vous dans votre SmartAgenda. Ici, vous devez simplement cliquer sur le rendez-vous concerné, et appuyer sur la caméra située juste au dessus.

Une nouvelle page s’ouvre et vous pourrez utiliser Google Meet pour le déroulement de votre rendez-vous.

Vous pouvez également utiliser cet outil depuis votre Google Agenda.

Pour cela, ouvrez votre agenda et cliquez sur le rendez-vous puis sur Participer avec Google Meet.

Pour que la visioconférence fonctionne, il est essentiel que la prestation soit activée en visio lors de la création de votre prestation dans votre SmartAgenda.

Notons que, le collaborateur ayant ce type de rendez-vous dans son agenda aura les droits complets sur le déroulement du rendez-vous. Il pourra donc avoir accès à la liste des participants, les exclure,…

Il est également possible d’utiliser cette fonctionnalité avec des rendez-vous collectifs. Dans ce cas, un lien identique sera envoyé à tous les participants.

Il est important de rappeler que les liens des visioconférences ne se modifient pas lorsque vous déplacer un rendez-vous s’il reste dans le même agenda.

Dans cette vidéo je vous explique comment utiliser Microsoft Teams pour effectuer des visioconférences via SmartAgenda.

Tout d’abord, pour utiliser Teams vous devez posséder un compte Outlook Entreprise. Pour savoir si vous en bénéficiez d’un, rendez-vous dans les réglages Outlook puis dans Calendrier et enfin dans Evénements et Invitations.

Si votre fournisseur de réunions est Microsoft Teams alors vous possédez le compte Outlook Entreprise et vous pouvez utiliser Teams avec SmartAgenda.

S’il est inscrit Skype pour consommateur, alors vous n’avez pas le compte entreprise. Je vous laisse donc contacter Microsoft pour entreprendre les démarches afin d’avoir accès à Outlook Entreprise.

Lorsque vous avez fait vos vérifications et que votre fournisseur est bien Microsoft Teams, vous devez impérativement avoir une synchronisation entre votre SmartAgenda et votre calendrier Outlook.

Si vous n’avez pas effectué cette synchronisation, vous pouvez consulter la vidéo présente dans la description.

Enfin, pour utiliser Microsoft Teams, contactez notre support par un mail simple et informatif. Notre équipe activera le module dans votre SmartAgenda.

Pour utiliser Teams, cliquez sur un rendez-vous programmé en visioconférence. Ensuite, appuyez sur la caméra située juste au dessus.

Une nouvelle page s’ouvre et vous allez pouvoir effectuer votre rendez-vous en visioconférence via Teams.

Il est également possible de lancer cette visioconférence depuis votre calendrier Outlook.

Pour cela, rendez-vous dans votre calendrier Outlook, cliquez sur le rendez-vous et rejoignez la visioconférence.

Attention, vérifiez bien, au moment de la création de votre prestation dans votre SmartAgenda, que la case visio est cochée. Si elle ne l’est pas, la visioconférence ne fonctionnera pas.

Il est important de souligner que l’agenda, synchronisé avec Outlook, ayant un rendez-vous en visioconférence dans son agenda, aura tous les droits de paramétrage pendant la visioconférence. Il pourra accéder à la liste des participants, exclure des utilisateurs du rendez-vous, …

Il sera également possible de déplacer le rendez-vous visio sans que cela est un impact sur le lien du rendez-vous. Par ailleurs, ce lien est envoyé par mail dès qu’une personne prend rendez-vous sur votre site de prise de rendez-vous en ligne ou lorsque vous prenez manuellement le rendez-vous.

Dans cette vidéo, je vous explique comment activer la synchronisation entre SmartAgenda et votre calendrier Outlook.

Pour plus d’informations sur cette synchronisation, je vous laisse lire l’article présent dans la description.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur le bonhomme en haut à droite. Ensuite, cliquez sur “synchroniser mon agenda”.

Vous arrivez ici sur le tableau de bord de la synchronisation.

Vous devez cliquer sur “Ajouter une synchronisation”.

Ensuite, cliquez sur Calendrier Outlook et entrez votre adresse mail. On vous propose de vous envoyer un code sur cette adresse mail afin vérifier votre identité. Vous pouvez ensuite choisir de rester connectés ou non.

Sélectionnez le calendrier Outlook à synchroniser.

Ensuite, on vous demande si vous souhaitez que les évènements de SmartAgenda apparaissent sur le calendrier sélectionné au-dessus. Si oui, vous cochez la case oui sinon vous pouvez choisir sur quel agenda les événements apparaîtront.

Sur l’écran suivant, vous avez la possibilité de masquer ou non l’intitulé des événements Outlook qui apparaîtront sur votre SmartAgenda.

Par exemple, si dans votre calendrier Outlook vous avez mis un rendez-vous personnel comme “rendez-vous médecin”, vous pouvez choisir si l’intitulé “rendez-vous médecin” apparaîtra dans votre SmartAgenda.

Si vous cochez oui, (vous ne voulez pas que le nom de l’événement apparaisse) vous pouvez choisir l’intitulé qui apparaitra à la place.

Si vous cochez non, les intitulés présents sur votre calendrier Outlook seront reportés sur votre SmartAgenda.

Vous avez également le choix de la couleur de vos événements SmartAgenda dans votre calendrier Outlook pour les différencier.

Vous arrivez ensuite sur l’écran final, avec un récapitulatif de vos choix. Vous n’avez plus qu’à cliquer sur synchroniser.

Un tableau de bord apparaît pour valider la synchronisation avec diverses informations comme l’heure de la synchronisation, la date etc…

Dans cette vidéo, je vous explique comment activer la synchronisation entre SmartAgenda et votre Google Agenda.

Pour plus d’informations sur cette synchronisation, je vous laisse lire l’article présent dans la description.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur le bonhomme en haut à droite. Ensuite, cliquez sur “synchroniser mon agenda”.

Vous arrivez ici sur le tableau de bord de la synchronisation.

Vous devez cliquer sur “Ajouter une synchronisation”.

Ensuite, cliquez sur le Calendrier Google et choisissez le compte à synchroniser.

Un écran d’autorisation apparaît. On vous demande si vous autorisez SmartAgenda à accéder à votre compte Google. Une fois que vous avez autorisé, vous pouvez sélectionner l’agenda Google à synchroniser.

Ensuite, on vous demande si vous souhaitez que les évènements de SmartAgenda apparaissent sur l’agenda sélectionné au-dessus. Si oui, vous cochez la case oui. Sinon vous pouvez choisir sur quel agenda les événements apparaîtront.

Sur l’écran suivant, vous avez la possibilité de masquer ou non l’intitulé des événements Google qui apparaîtront sur SmartAgenda.

Par exemple, si dans votre Google agenda vous avez mis un rendez-vous personnel comme “rendez-vous médecin”, vous pouvez choisir si l’intitulé “rendez-vous médecin” apparaîtra ou non dans votre SmartAgenda.

Si vous cochez oui, (vous ne voulez pas que le nom de l’événement apparaisse) vous pouvez choisir l’intitulé qui apparaitra à la place.

Si vous cochez non, les intitulés présents sur votre Agenda Google seront reportés sur votre SmartAgenda.

Vous avez également le choix de la couleur de vos événements SmartAgenda dans votre agenda Google pour les différencier.

Vous arrivez ensuite sur l’écran final, avec un récapitulatif de vos choix. Vous n’avez plus qu’à cliquer sur synchroniser.

Un tableau de bord apparaît pour valider la synchronisation avec diverses informations comme l’heure de la synchronisation, la date etc..