Direction générale des Affaires maritimes, de la Pêche et de l’Aquaculture (DGAMPA)

Direction Générale des Affaires Maritimes, de la Pêche et de l’Aquaculture (DGAMPA)

Service de Santé des Gens de Mer (SSGM)

Paris

Secteur

Service de Santé des Gens de Mer

Nombre d’antennes

38

Le Service de Santé des Gens de Mer (SSGM) est un service public rattaché à la Direction générale des Affaires maritimes, de la Pêche et de l’Aquaculture (DGAMPA). Sa mission principale est d’assurer le suivi de la santé professionnelle de tous les gens de mer français. 

Cela représente plus de 60 000 personnes occupant des postes très variés incluant à la fois les marins du commerce que les pêcheurs, les stewards sur les ferries et toute personne dont l’activité professionnelle implique de monter à bord d’un navire.

Pourquoi ont-ils fait appel à SmartAgenda ?

Le SSGM utilisait un site de prise de rendez-vous vieillissant qui ne correspondait plus aux besoins du service et a décidé de faire appel à SmartAgenda.

L’objectif principal était d’inciter les marins à prendre davantage de rendez-vous par Internet plutôt que par téléphone ou en se déplaçant directement dans les antennes du service. Il y avait également deux problématiques importantes : 

La sécurité : intégrer SmartAgenda dans leur système, effectuer la migration des données. Donner la possibilité aux gens de la mer et à leur proche de prendre rendez-vous en ligne sans que d’autres usagers extérieurs ne prennent rendez-vous pour des raisons de sécurité.

L’absentéisme : avec de nombreux marins qui ne se présentaient pas à leur rendez-vous, nous avions besoin d’un outil de prise de rendez-vous avec différents rappels de rendez-vous afin d’améliorer la ponctualité.

Dans le cadre de l’action SSGM, c’était un outil qui était attendu de par ses fonctionnalités. Elles ont répondu à nos attentes, on en retire beaucoup de bonnes choses, comme plus de ponctualité, plus de rendez-vous en ligne et plus de satisfaction pour les gens de mer. Nous sommes un service public, donc notre but est de servir et d’avoir un système de prise de rendez-vous fiable qui soit rapide et flexible.

Pierre-Marie DANIGO | Chargé d’études – Service de Santé des Gens de Mer

Leurs fonctionnalités préférées

Connexion centralisée

CapGemini a intégré SmartAgenda à leur système pour permettre aux marins d’accéder à leur espace personnel SmartAgenda via leur SSO, ce qui évite les rendez-vous venant de l’extérieur tout en permettant à un proche disposant du numéro d’identification du marin de prendre rendez-vous pour son compte. De plus, la prise de rendez-vous en ligne devient pratique pour les marins, car tout est centralisé sur un même espace.

Gestion flexible des horaires 

La souplesse de l’outil permet aux médecins de créer facilement des plages de disponibilité. Contrairement à l’ancien système où il fallait créer individuellement chaque rendez-vous de 15 ou 40 minutes, et ce, jour par jour. Ce système était chronophage pour les usagers. SmartAgenda permet de « cliquer et de tirer pour faire une plage horaire de 2 h 00 » qui se découpe automatiquement en plusieurs rendez-vous de façon récurrente.

Modèles de mails personnalisés et formulaires

La possibilité de créer des modèles de mails et des formulaires permet de mieux orienter les marins lors de la prise de rendez-vous, notamment pour différencier les visites annuelles d’aptitude des visites d’inscription. Les médecins peuvent également joindre automatiquement des documents à compléter avant la visite, ce qui représente « un gain de temps qui est extrêmement apprécié ».


Quels bénéfices ont-ils identifiés ?

Automatisation et simplification de la gestion des rendez-vous

SmartAgenda a permis d’automatiser la création des créneaux horaires et la gestion des plages de rendez-vous, rendant le processus beaucoup plus fluide pour les médecins et infirmiers. Au lieu de créer chaque rendez-vous individuellement, les professionnels peuvent générer plusieurs créneaux d’un simple clic, optimisant ainsi leur temps et leur organisation.

Réduction de l’absentéisme

L’envoi de rappels par e-mail et SMS avant les consultations a permis de limiter le nombre de marins qui ne se présentent pas à leur rendez-vous. Même si le problème de l’absentéisme n’a pas totalement disparu, une nette amélioration a été observée grâce aux notifications envoyées aux patients.

Expérience utilisateur améliorée et centralisation des services

L’intégration de SmartAgenda dans l’Espace Numérique Maritime a rendu l’accès aux rendez-vous plus intuitif pour les marins, leur permettant de tout gérer depuis un seul portail en ligne. De plus, la possibilité pour un proche de prendre rendez-vous à leur place facilite encore davantage le processus, notamment pour les marins ayant plus de difficultés avec les outils numériques.

Csiereso

Csiereso

Accompagnement social en entreprise

Toulouse

Secteur

Organisme social

Nombre d’agendas

4

Csiereso est un organisme de services à destination des entreprises. Ils proposent des solutions sur mesure d’accompagnement social et de formation, pour améliorer le bien-être et la qualité de vie au travail des salariés de leurs entreprises clientes.

En d’autres termes, ils accompagnent les salariés dans la résolution de leurs problématiques professionnelles et personnelles et forment les acteurs de l’entreprise sur des thématiques variées.

Pourquoi ont-ils fait appel à SmartAgenda ?

Ils avaient besoin d’une interface faisant le lien entre les médecins du travail, les salariés accompagnés et les assistants de service social.

Il était important pour eux d’avoir un écran de gestion simple et partagé destiné à la prise de rendez-vous pour les assistantes des médecins du travail et un back-end destiné à leur secrétariat social pour la gestion ultérieure des rendez-vous et le reporting quotidien des statistiques.

SmartAgenda était en mesure de répondre à toutes leurs demandes en leur proposant les fonctionnalités adaptées à leurs besoins.

Nous avons donc mis en place une configuration et un paramétrage optimisés à leurs besoins.

SmartAgenda est une plateforme de rendez-vous simple, souple et efficace. L’accompagnement de Sébastien nous a permis de mettre parfaitement en adéquation nos besoins à traver la solution. Le résultat livré s’est fondu complètement dans notre activité !

Frédéric MUNIER | Responsable Administratif et Financier

Leurs fonctionnalités préférées

Les rappels de rendez-vous :

Ces notifications sont appréciées, car elles permettent de limiter l’absentéisme aux rendez-vous et cela permet d’améliorer la qualité du lien avec les salariés.

Regroupement d’agendas

SmartAgenda regroupe plusieurs plannings et cela est très agréable et pratique. Leurs équipes peuvent donc utiliser un logiciel commun à tous pour gérer la prise de rendez-vous en ligne ou pour consulter diverses statistiques et autres informations.

Personnalisation avancée

Ils ont apprécié la possibilité de pousser la personnalisation du logiciel selon leurs besoins. L’accompagnement d’un membre de l’équipe SmartAgenda leur a permis de mettre en adéquation l’outil de prise de rendez-vous en ligne avec leurs besoins. 


Quels bénéfices ont-ils identifiés ?

Souplesse

SmartAgenda a offert une flexibilité essentielle pour Csiereso, leur permettant d’adapter les plages de rendez-vous et de moduler l’accès selon les besoins spécifiques de leurs salariés.

Amélioration du lien avec les salariés

Csiereso a observé une amélioration notable dans l’interaction avec les salariés. Les rappels automatiques de rendez-vous ont contribué à réduire l’absentéisme et ont permis de maintenir un lien constant avec les salariés.

Un outils commun

SmartAgenda a permis aux différentes équipes de Csiereso de travailler avec un outil unique et partagé. Le regroupement d’agendas facilite la coordination entre les services, tout en centralisant les informations nécessaires pour une meilleure gestion des rendez-vous.

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