Mairie de Gisors
État Civil / Urbanisme / Direction Éducation et Sport / CCAS
Où
Gisors
Secteur
Service public
Nombre de directions
4
La mairie de Gisors, située dans le Vexin français au nord-ouest de l’île de France compte 12 117 habitants en 2024.
La mairie de Gisors gère principalement les demandes de passe port et de CNI, les autorisations d’urbanisme, l’application du Plan Local d’Urbanisme, la réglementation des enseignes commerciales et de la publicité, ainsi que les questions relatives à l’habitat et aux établissements recevant du public.
Pourquoi ont-ils fait appel à SmartAgenda ?
La mise en place de SmartAgenda s’est inscrite initialement dans le cadre de la création d’un guichet unique pendant la période COVID-19. Dans ce contexte sanitaire particulier, la collectivité avait besoin de limiter les contacts physiques tout en maintenant un service de qualité pour sa population.
À la sortie de la crise sanitaire, un nouveau défi est apparu : une augmentation massive des demandes de titres d’identité. En effet, la combinaison de la reprise des voyages post-COVID et l’introduction d’un nouveau modèle de carte d’identité a créé un afflux important de demandes de passeports et de cartes d’identité qu’il fallait gérer efficacement.
Avant SmartAgenda, la gestion des rendez-vous se faisait de manière traditionnelle : par téléphone ou en présentiel, avec un agenda papier. Ce système était devenu obsolète face aux nouveaux besoins de la collectivité. C’est lors de leurs recherches sur Internet que les responsables ont découvert SmartAgenda. La simplicité apparente de l’outil a immédiatement retenu leur attention.
Le choix de SmartAgenda répondait à un besoin fondamental : disposer d’un outil accessible à la fois pour les agents municipaux et pour les administrés. Cette double accessibilité était essentielle pour optimiser la gestion des rendez-vous et améliorer le service aux usagers.
SmartAgenda incarne la simplicité au service de notre organisation. Son interface facilite l’accès aux services tant pour nos administrés que pour nos agents municipaux.
Jacqueline DOLLE | Responsable du services Logistiques
Leurs fonctionnalités préférées
Les groupements d’agendas (gestion multi-services)
Parmi les fonctionnalités les plus appréciées de SmartAgenda, les groupements d’agendas avec la gestion multi-services se distingue particulièrement. Cette fonction permet aux différents services de la collectivité d’accéder aux planifications de manière centralisée, facilitant ainsi la coordination entre les services et offrant une vue d’ensemble de l’activité.
Rappels de rendez-vous par MAILS et par SMS
Le système de relance automatique des usagers s’est révélé être un outil précieux pour la gestion quotidienne des rendez-vous. Cette automatisation permet de rappeler aux usagers leurs rendez-vous à venir, contribuant ainsi à réduire les oublis et les absences, tout en libérant du temps pour les agents qui n’ont plus à gérer ces relances manuellement.
Enfin, la simplicité de modification des rendez-vous pour les usagers représente un progrès significatif dans la relation avec les administrés. Les utilisateurs peuvent facilement ajuster leurs rendez-vous en fonction de leurs contraintes, sans nécessiter l’intervention des agents municipaux. Cette autonomie accordée aux usagers améliore leur satisfaction tout en optimisant le temps des agents.
Motifs de rendez-vous personnalisables
Sur des multi-services, les différents organismes peuvent avoir besoin d’un grand nombre de catégories et motifs de rendez-vous. C’était en effet le cas pour la mairie de Gisors. Le fait de pouvoir catégoriser les nombreuses prestations s’avère être utile pour la bonne compréhension des usagers comme pour les agents.
Quels bénéfices ont-ils identifiés ?
Meilleure organisation globale des services
L’adoption de SmartAgenda a permis à la collectivité de constater plusieurs améliorations dans son fonctionnement quotidien. La raison principale du besoin de la mairie de Gisors d’avoir une solution de prise de rendez-vous en ligne était dû à un besoin d’organisation au sein des différents services.
Satisfaction des agents et des usagers
Depuis la mise en place de SmartAgenda, l’organisation s’est nettement améliorée, l’avis est unanime auprès des agents. Cette meilleure gestion a directement impacté l’efficacité du service. Ils se sont rapidement appropriés l’outil grâce à sa facilité d’utilisation.
La fiabilité de l’outil
La fiabilité technique de l’outil s’est également révélée être un atout majeur. Les usagers ont particulièrement bien adopté la solution, notamment dans le service urbanisme où la prise de rendez-vous en ligne est devenue la norme.