Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment ajouter un bouton sur votre site internet.
Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Site Internet puis au sous-menu Apparence et contenu.
En bas de cette page, vous retrouvez l’url de votre site internet de prise de rendez-vous en ligne. Vous pouvez le copier et créer un bouton sur votre site internet personnel en intégrant cet url.
Dans cette vidéo, je vous explique comment fonctionnent les champs de fusion utilisés dans les encadrés personnalisation 1 2 et 3, lorsque vous créez une catégorie, une prestation, un cours collectif ou un groupement. Ces champs de fusion vous permettent de passer un message à vos clients, patients ou étudiants.
Prenons un exemple concret. Si nous paramétrons ces fonctionnalités lors d’une création de prestation.
Pour cela, il faut se rendre dans les réglages, accéder au menu Prestation puis au sous-menu Prestation et enfin Nouvelle prestation.
Avec SmartAgenda, vous avez la possibilité d’utiliser des champs de fusion dans les messages que vous envoyez à vos contacts. Ces champs de fusion correspondent à des variables de prestations et vous les retrouvez dans les encadrés personnalisation 1, 2 et 3.
Vous pourrez ensuite utiliser ces champs dans vos modèles de mails ou de SMS personnalisés.
Pour cela, il faudra vous rendre dans le menu Préférences puis dans le sous-menu Générales. Descendez alors sur le mail ou sur le SMS que vous souhaitez configurer, par exemple mail de rappel de rendez-vous, mail de confirmation de rendez-vous, de report, de suppression ainsi que les sms.
Nous allons prendre par exemple, le mail de rappel de rendez-vous. Vous pourrez inclure dans ce mail, la balise perso 1 remplie précédemment sur votre prestation.
Les mails et les SMS prendront automatiquement les champs de fusion que vous avez entrés dans cette personnalisation en fonction de chaque prestation, catégorie, groupement ou cours collectif, afin d’envoyer un rappel de rendez-vous personnalisé.
Prenons un exemple
Nous allons ajouter une personnalisation dans une prestation existante. Nous allons choisir la prestation A et nous souhaitons que nos clients, patients ou étudiants apportent un document. Dans l’encadré perso 1 nous allons écrire une phrase comme “Merci d’apporter tous les documents utiles pour le rendez-vous”. Ensuite il faudra enregistrer.
Dans le mail de rappel, donc dans le menu Préférences puis le sous-menu Générales, nous allons glisser “perso 1” dans le mail de rappel de rendez-vous. Le logiciel enverra automatiquement la balise perso 1, dans le mail de rappel, à la personne ayant pris rendez-vous pour la prestation A.
Cette démarche est identique pour le paramétrage d’un groupement, d’une prestation, d’une catégorie ou encore d’un cours collectif.
Il existe 2 manières de recevoir ces notifications mais nous allons vous conseiller d’utiliser seulement l’une d’entre elles.
Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.
Le premier cas est lorsque vous créez un Agenda. Pour cela, rendez-vous dans Utilisateurs puis dans Agenda/Accès.
Quand vous créez un agenda, vous pouvez entrer le mail de la personne. Le logiciel enverra automatiquement les notifications de rendez-vous à cette adresse mail.
Le deuxième cas est celui recommandé par SmartAgenda.
Pour cela, cliquez sur Site internet puis accédez au sous menu Option de prise de rendez-vous.
En bas de la page, vous avez accès à un encadré Notification de prise de rendez-vous par internet. Ici, vous pouvez activer les notifications et entrer une ou plusieurs adresses mails qui recevront des notifications. Il est donc possible d’ajouter une adresse mail non présente dans les agendas.
Dans cette vidéo, je vous explique comment configurer vos mails de rappel de rendez-vous. Cela peut être utile si vous souhaitez ajuster le contenu par défaut ou bien une information complémentaire.
Ce mail sera envoyé à toutes les personnes ayant pris un rendez-vous via votre site de prise de rendez-vous.
Pour modifier ces mails, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches. Ensuite, accédez au menu Préférences puis au sous menu Générales. Plus bas sur cette page, vous accédez aux Préférences mail/sms.
Pour les mails de rappel de rendez-vous, vous pouvez activer ou non les mails de rappel. Ensuite, il est possible de choisir quand est ce que le rappel de rendez-vous est envoyé 1, 2, 4 jours ou autre. C’est à vous de définir.
Ensuite, vous pouvez personnaliser l’objet et le contenu du mail.
N’oubliez pas d’enregistrer.
Si vous souhaitez modifier les autres mails et sms qui suivent, il faudra suivre la même démarche que pour les mails de rappel.
