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Comment gérer les ressources matérielles nécessaires pour vos rendez-vous ?

by Florian THIERSModules complémentairesLeave a Comment on Comment gérer les ressources matérielles nécessaires pour vos rendez-vous ?

Comment optimisez la gestion de vos ressources avec SmartAgenda ?

SmartAgenda vous permet d’associer des ressources spécifiques à chacune de vos prestations, garantissant ainsi une utilisation optimale de vos équipements et espaces. Découvrez comment configurer cette fonctionnalité pour simplifier votre organisation.

Comment associer une ressource à une prestation ?

  1. Accédez aux réglages: Depuis votre agenda, cliquez sur Réglages, puis sur Ressources et enfin sur Utilisation.
  2. Sélectionnez votre ressource: Vous y trouverez la liste de toutes les ressources que vous avez créées.
  3. Associez les prestations: Cochez les cases correspondant aux prestations qui nécessitent cette ressource. Par exemple, si vous avez besoin de la Salle de réunion pour les prestations Formation et Réunion client, cochez ces deux cases.
  4. Enregistrez vos modifications: Cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider vos choix.

Pourquoi associer des ressources à des prestations ?

  • Évitez les conflits de planning: Le logiciel vérifie automatiquement la disponibilité de la ressource lors de la prise de rendez-vous en ligne, évitant ainsi les doubles réservations.
  • Améliorez la précision des plannings: Assurez-vous que tous les éléments nécessaires à la réalisation d’une prestation sont disponibles.
  • Simplifiez la gestion des ressources: Centralisez toutes les informations relatives à l’utilisation de vos ressources dans un seul endroit.

Les avantages de cette fonctionnalité

  • Gain de temps: Éliminez les tâches manuelles liées à la vérification de la disponibilité des ressources.
  • Augmentation de la productivité: Optimisez l’utilisation de vos équipements et espaces.
  • Amélioration de la satisfaction client: Réduisez les annulations de rendez-vous dues à l’indisponibilité de ressources.

En associant des ressources spécifiques à chacune de vos prestations, vous gagnez en efficacité et en précision dans la gestion de votre planning. SmartAgenda vous aide à optimiser l’utilisation de vos ressources et à offrir un meilleur service à vos clients.

Comment donner un accès personnalisé à une tiers personne ?

by Florian THIERSNon classéLeave a Comment on Comment donner un accès personnalisé à une tiers personne ?

Créez des accès personnalisés pour une gestion collaborative simplifiée de votre agenda

SmartAgenda vous permet de partager votre agenda avec d’autres personnes tout en conservant le contrôle sur les informations qu’elles peuvent consulter et modifier. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous souhaitez collaborer avec des collègues, des assistants ou des prestataires externes.

Pourquoi créer des accès ?

  • Délégation de tâches : Confiez la gestion de certains aspects de votre agenda à d’autres personnes.
  • Collaboration simplifiée : Facilitez le travail en équipe en partageant les informations nécessaires.
  • Sécurité des données : Protégez vos données sensibles en limitant les droits d’accès de chaque utilisateur.

Comment créer un nouvel accès ?

  1. Accédez aux réglages : Depuis votre agenda, cliquez sur Réglages, puis sur Utilisateurs et enfin sur Agenda/Accès.
  2. Créez un nouvel accès : Cliquez sur Nouveau puis sur Accès.
  3. Personnalisez l’accès :
    • Informations utilisateur : Saisissez le nom, le prénom et l’adresse e-mail de la personne à qui vous souhaitez donner accès.
    • Informations de connexion : Créez un identifiant et un mot de passe pour cet utilisateur. Vous pouvez choisir de générer automatiquement un mot de passe qui sera envoyé par e-mail.
    • Droits d’accès : Sélectionnez le profil d’accès correspondant aux actions que vous souhaitez autoriser (administrateur, accès complet à tous les agendas, accès limité à certains agendas, lecture seule).
    • Activation/désactivation : Activez ou désactivez l’accès à tout moment.

Les différents profils d’accès :

  • Administrateur : Accès complet à toutes les fonctionnalités de SmartAgenda, y compris la configuration des paramètres.
  • Tout agenda : Accès à tous les agendas mais sans possibilité de modifier les paramètres généraux.
  • Limité : Accès restreint à certains agendas spécifiques, avec des droits limités (lecture seule, modification partielle).

La création d’accès personnalisés est un outil essentiel pour collaborer efficacement avec d’autres personnes tout en sécurisant vos données. En personnalisant les droits de chaque utilisateur, vous pouvez adapter SmartAgenda à vos besoins spécifiques et gagner en productivité.

Comment personnaliser vos communications SmartAgenda ?

by Florian THIERSNotifications & Communication clientLeave a Comment on Comment personnaliser vos communications SmartAgenda ?

Comment utiliser les champs de fusion ?

SmartAgenda vous offre la possibilité de personnaliser vos communications avec vos clients grâce aux Champs de fusion. Ces champs, présents dans les encadrés Personnalisation 1, 2 et 3, de vos prestations, vous permettent d’inclure des informations spécifiques à chaque prestation, catégorie ou groupement directement dans vos emails et SMS.

Pourquoi utiliser les champs de fusion ?

Les champs de fusion vous offrent une multitude d’avantages : ils vous permettent de personnaliser vos communications, d’inclure des informations précises et d’améliorer l’expérience client en rendant vos messages plus adaptés à chaque situation. En bref, ils vous permettent d’adresser à chacun un message sur-mesure.

Comment configurer les champs de fusion ?

1. Créer ou modifier une prestation :

  • Rendez-vous dans le menu Prestations.
  • Sélectionnez la prestation à modifier ou créez-en une nouvelle.
  • Dans les encadrés personnalisation 1, 2 et 3, saisissez le texte que vous souhaitez faire apparaître dans vos communications. Par exemple : Merci d’apporter votre dernière ordonnance.

2. Personnaliser vos modèles de mails et SMS :

  • Accédez au menu Préférences puis Générales.
  • Sélectionnez le modèle de mail ou de SMS à personnaliser (par exemple, le mail de rappel de rendez-vous).
  • Insérez les champs de fusion souhaités (perso1, perso2, perso3) directement dans le texte du message. Par exemple : Bonjour [prénom], n’oubliez pas [perso1] pour votre rendez-vous.

3. Envoyer des communications personnalisées :

  • Lorsque vous envoyez un mail ou un SMS, SmartAgenda remplacera automatiquement les champs de fusion par le texte correspondant à la prestation réservée.

Exemple concret

Imaginez que vous proposez des séances de coaching personnalisées. Vous pouvez :

  • Dans la prestation Coaching de carrière : Inscrire dans personnalisation 1 : N’oubliez pas de venir avec votre CV à jour.
  • Dans le mail de rappel : Inclure la phrase : Bonjour [prénom], n’oubliez pas [perso1] pour votre séance de coaching de carrière.

Ainsi, le client recevra un mail personnalisé lui rappelant d’apporter son CV.

En utilisant les champs de fusion, vous simplifiez la gestion de vos communications et offrez à vos clients une expérience plus personnalisée.

Vous pouvez appliquer cette même logique à toutes les fonctionnalités de SmartAgenda qui utilisent des champs de fusion (catégories, groupements, cours collectifs).

N’hésitez pas à explorer toutes les possibilités offertes par SmartAgenda pour optimiser votre gestion des rendez-vous !

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