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Dans cette vidéo, je vais vous expliquer comment créer un accès à votre SmartAgenda.

Créer des accès peut être pertinent lorsque vous souhaitez donner un accès à un collaborateur sans que celui-ci ait accès aux paramétrages ou aux autres agendas présents.

Créer des accès peut favoriser une organisation simple et claire lorsque vos agendas représentent plusieurs lieux et que chaque collaborateur se charge d’un lieu unique.

Tout d’abord, ouvrez votre Agenda et cliquez sur Réglages situé dans la barre des tâches.

Ensuite, cliquez sur Utilisateurs puis sur Agenda / Accès.

Pour créer un accès, cliquez en haut à droite sur Nouveau puis sur Accès.

Ici, vous allez pouvoir entrer un nombre d’informations sur la personne qui détiendra cet accès comme son Nom, Prénom, Mail, etc

Vous avez ensuite les informations de connexion. Vous pouvez choisir un login personnalisé. Par défaut, le logiciel reprendra le mail inscrit plus haut.

Juste en dessous vous avez la possibilité de créer votre mot de passe. Si vous ouvrez un accès pour une tierce personne, vous pouvez cocher la case générer un mot de passe. Un mail sera envoyé automatiquement à votre collaborateur pour qu’il personnalise son mot de passe.

Enfin, vous allez accéder à la gestion des droits. Pour le choix du profil, vous allez pouvoir le sélectionner grâce à la liste déroulante (Admin, Tout agenda, Limité).

Vous pouvez également activer la lecture seule et interdire l’accès à la planification d’activité à cet accès.

La dernière case Désactivation permet de désactiver temporairement l’accès. Par exemple, si un collaborateur s’absente pendant une longue période, vous pouvez désactiver son accès et le réactiver à son retour.

Dans cette vidéo, je vous explique comment fonctionnent les champs de fusion utilisés dans les encadrés personnalisation 1 2 et 3, lorsque vous créez une catégorie, une prestation, un cours collectif ou un groupement. Ces champs de fusion vous permettent de passer un message à vos clients, patients ou étudiants.

Prenons un exemple concret. Si nous paramétrons ces fonctionnalités lors d’une création de prestation.

Pour cela, il faut se rendre dans les réglages, accéder au menu Prestation puis au sous-menu Prestation et enfin Nouvelle prestation.

Avec SmartAgenda, vous avez la possibilité d’utiliser des champs de fusion dans les messages que vous envoyez à vos contacts. Ces champs de fusion correspondent à des variables de prestations et vous les retrouvez dans les encadrés personnalisation 1, 2 et 3.

Vous pourrez ensuite utiliser ces champs dans vos modèles de mails ou de SMS personnalisés.

Pour cela, il faudra vous rendre dans le menu Préférences puis dans le sous-menu Générales. Descendez alors sur le mail ou sur le SMS que vous souhaitez configurer, par exemple mail de rappel de rendez-vous, mail de confirmation de rendez-vous, de report, de suppression ainsi que les sms.

Nous allons prendre par exemple, le mail de rappel de rendez-vous. Vous pourrez inclure dans ce mail, la balise perso 1 remplie précédemment sur votre prestation.

Les mails et les SMS prendront automatiquement les champs de fusion que vous avez entrés dans cette personnalisation en fonction de chaque prestation, catégorie, groupement ou cours collectif, afin d’envoyer un rappel de rendez-vous personnalisé.

Prenons un exemple

Nous allons ajouter une personnalisation dans une prestation existante. Nous allons choisir la prestation A et nous souhaitons que nos clients, patients ou étudiants apportent un document. Dans l’encadré perso 1 nous allons écrire une phrase comme “Merci d’apporter tous les documents utiles pour le rendez-vous”. Ensuite il faudra enregistrer.

Dans le mail de rappel, donc dans le menu Préférences puis le sous-menu Générales, nous allons glisser “perso 1” dans le mail de rappel de rendez-vous. Le logiciel enverra automatiquement la balise perso 1, dans le mail de rappel, à la personne ayant pris rendez-vous pour la prestation A.

Cette démarche est identique pour le paramétrage d’un groupement, d’une prestation, d’une catégorie ou encore d’un cours collectif.

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Champs de fusion