Institut Limayrac
Établissement d’enseignement supérieur
Où
Toulouse
Secteur
Éducation
Nombre d’agenda
15
L’Institut Limayrac est un établissement d’enseignement supérieur privé, basé à Toulouse depuis 1965. Chaque année, plus de 1300 étudiants sont accueillis par la structure.
L’établissement propose de nombreuses formations allant du Bac+2 au Bac+5, accessibles en initial et en alternance. Leur mission est de proposer des formations tournées vers l’employeur, grâce aux stages, à l’alternance et aux projets pédagogiques concrets, co-construits avec leurs entreprises partenaires.
Pourquoi ont-ils fait appel à SmartAgenda ?
Avant d’intégrer SmartAgenda dans leur processus, les prises de rendez-vous étaient effectuées par téléphone ou par mail ce qui était chronophage pour l’équipe interne. Ils rencontraient des difficultés à trouver des créneaux qui correspondent aussi bien à l’institut qu’aux étudiants.
Les processus de prise de rendez-vous avec les différents échanges étaient d’une durée de deux à trois jours par étudiant, passant maintenant à quelques clics seulement. Cela permet d’augmenter le temps d’accompagnement pour la recherche d’alternance des élèves et une meilleure satisfaction.
Les collaborateurs des différents services devaient consulter leur rendez-vous sur des tableaux Excel, avec des erreurs potentielles de mise à jour et de saisie, sans système de rappel pour les élèves.
À présent, les étudiants ont un lien de prise de rendez-vous en ligne et sont totalement autonomes dans la prise de rendez-vous. Ils peuvent choisir la date et l’heure qui leur convient pour les rendez-vous d’admission ou avec le service relation entreprise dans le cadre de leur recherche d’alternance.
Aujourd’hui à l’institut Limayrac, 15 personnes utilisent SmartAgenda au quotidien à la fois du personnel pédagogique et du personnel administratif sur la gestion globale.
L’utilisation est basée sur 3 pôles différents de l’institut :
– Service Relation Entreprise
– Service Pédagogique
– Administration
Nous avons connu une forte déperdition du nombre de candidats avant la mise en place de cette solution. Aujourd’hui avec SmartAgenda, nous connaissons une augmentation considérable des demandes due à la rapidité du processus.
Thibaut CORACIN | Responsable Pédagogique – Service pédagogique de l’institut Limayrac
Leurs fonctionnalités préférées
Visioconférence
Le module de Visioconférence permet aux étudiants d’avoir le choix entre des rendez-vous en visioconférence ou des rendez-vous en physique.
En interne, les collaborateurs peuvent accéder au lien de visioconférence simplement en cliquant sur rendez-vous pour être redirigé directement sur la page de l’appel.
L’étudiant quant à lui reçoit automatiquement son lien de visioconférence par mail, permettant d’éviter les oublis ainsi que de limiter les échanges.
Cours collectif
Sur SmartAgenda, le module de Cours collectif permet à plusieurs personnes de se placer sur un même créneau. En interne, le cours collectif se place en quelques clics. Il suffit d’indiquer le nombre de places disponibles ainsi que la date et l’horaire du cours.
Côté réservation, l’élève suit le même processus qu’une prise de rendez-vous individuelle, avec la possibilité de consulter le nombre de places disponibles restantes. Ce module est très utile pour l’institut Limayrac car il permet aux élèves de s’inscrire à des ateliers de réalisation de CV et de lettre de motivation.
Statistiques
Le module Statistiques permet d’obtenir un état annuel, mensuel, hebdomadaire et même journalier des rendez-vous des différents collaborateurs. Ceci permet d’adapter la charge de travail et de gérer l’organisation des équipes.
Nous pouvons ainsi en temps réel analyser l’activité de la structure.
Quels bénéfices ont-ils identifiés ?
Gain de temps
L’institut Limayrac a identifié un gain de temps considérable depuis la mise en place de SmartAgenda.
Les échanges pour la prise de rendez-vous sont plus limités, automatisés et plus rapides, ce qui laisse davantage de temps consacré à l’accompagnement de l’étudiant pour sa recherche d’alternance.
Meilleur accompagnement de nos étudiants
Avant Smartagenda, le processus de sélection pouvait durer un à deux mois pour arriver à l’admission de l’élève dans l’école. Ce processus laissait peu de temps à l’élève au service relation entreprise pour trouver une alternance au futur étudiant.
A présent, le processus d’admission est de deux à trois jours grâce à la prise de rendez-vous en ligne.
Diminution de l’absentéisme
Avec SmartAgenda, en quelques clics ils ont la possibilité de modifier leur réservation et sélectionner un créneau qui leur convient davantage en autonomie, sans l’intervention de l’équipe interne.
Cela améliore l’organisation interne des équipes puisque les rendez-vous se placent automatiquement en direct dans les différents plannings.